Regnskap for forening: Slik går du frem

Regnskap for forening og lag — hvordan bør du egentlig gå frem? Regnskapsføring kan virke som en kjedelig og tidkrevende oppgave, spesielt når man heller vil fokusere på foreningens formål og aktiviteter. Men det er viktig å ha kontroll på regnskapet, slik at dere heller kan bruke tiden og energien på det som virkelig betyr noe. 

Derfor har vi laget en nyttig guide til foreningsregnskap som du kan følge. Du får også gode tips til hvordan du finner en regnskapsfører som spesialiserer seg på frivillige organisasjoner, foreninger og lag. Det er helt opp til deg om du vil ta deg av regnskapsføringen selv og bare få en ekstern kontroll eller sette vekk regelmessige regnskapsoppgaver til proffene.

Derfor må foreningsregnskap føres grundig og nøye

De fleste foreninger er ikke regnskapspliktige. De pleier heller ikke å være skattepliktige og MVA-pliktige. Likevel må de føre regnskap, og det er andre lover og regler de må følge. Foreningsregnskap er rett og slett en oversikt over foreningens økonomiske aktiviteter. Regnskapet viser alle inntekter og utgifter, eiendeler og gjeld. Alt skal med, enten det er medlemskontingenter som kommer inn, utgifter til et arrangement eller innkjøp av nytt utstyr. 

Regnskapet er også et nyttig verktøy for å virkelig forstå den økonomiske situasjonen til foreningen. Dere oppdager trender over tid, identifiserer områder hvor dere kan spare penger og det blir enklere å planlegge for fremtiden. Dermed kan dere ta informerte beslutninger basert på fakta, ikke bare magefølelsen.

Nå tenker du kanskje: “Greit, jeg skjønner hva et regnskap er, men er det virkelig så viktig for vår lille forening?” Svaret er et rungende ja – uansett hvor store dere er. Og det er ikke bare fordi det er et lovpålagt krav. Medlemmene deres har tross alt betrodd dere å forvalte foreningens ressurser. 

Hver enkelt forening bidrar nemlig til en sektor som har stor økonomisk og sosial betydning. Ifølge SSB, finnes det rundt 100 000 frivillige organisasjoner med over 142 000 årsverk i ulønnet innsats. Bruttoproduktet til ideelle og frivillige organisasjoner – inkludert frivillig arbeid – er på omtrent 139 milliarder kroner. 

Frivillige organisasjoner har ulike finansieringskilder. Husholdningene bidrar med omtrent 45 % av driftsinntektene, mens stat og kommune står for henholdsvis 27 % og 17 %. Et godt regnskap viser at dere tar ansvaret deres på alvor og bruker pengene fornuftig. Foreninger utgjør tross alt en stor del av samfunnsøkonomien og leverer viktige velferdstjenester.

Regnskap for forening og lag: oversikt over viktige oppgaver

Regnskap er altså viktig for foreninger – men hva bør dere gjøre? Jo, det avhenger blant annet av størrelsen deres og hvilke plikter dere har. Det finnes tross alt flere ulike typer foreninger fra idrettslag til kulturforeninger eller velforeninger. Regnskapsreglene kan variere litt avhengig av type og størrelse:

• Små foreninger har ofte en enkel økonomi og kan føre et enkelt regnskap.
• Større foreninger har ofte høyere omsetning, noe som ofte fører til strengere krav og regler for regnskapsføring.
• Ideelle organisasjoner kan ha spesielle regler, særlig hvis de mottar offentlig støtte.
• Økonomiske foreninger som driver næringsvirksomhet har også strengere regnskapskrav.

Mange frivillige foreninger har hverken bokføringsplikt eller regnskapsplikt. Likevel regnes det som en god skikk å følge reglene i bokføringsloven. Dere er uansett nødt til å ha kontroll på inntekter og utgifter for å faktisk kunne bevise at dere ikke har bokføringsplikt. Bokføring er derfor en viktig oppgave for de aller fleste. 

Bokføringen skal være oversiktlig og lett å forstå for utenforstående. Dere må oppbevare regnskapsdokumentasjonen i minst 5 år. God bokføring inkluderer også avstemning. Avstemning er en regelmessig sjekk av at regnskapet for å se at tallene stemmer med bankkontoen og andre økonomiske forhold.

Regnskapsplikt og årsregnskap

Foreninger med eiendeler over 20 millioner kroner eller mer enn 20 årsverk er regnskapspliktige og må derfor utarbeide et årsregnskap, ifølge regnskapsloven § 1-2. Større foreninger og økonomiske foreninger kan også ha revisjonsplikt. Det vil si at de må få hjelp av en revisor til å levere et revidert årsregnskap.

Årsregnskapet er en oppsummering av foreningens økonomiske aktiviteter i løpet av året. Det består vanligvis av resultatrapport (som viser inntekter og utgifter) og balanserapport (som viser eiendeler og gjeld). I tillegg inkluderes det ofte noter (tilleggsopplysninger) som forklarer viktige poster. 

Årsregnskapet er et viktig dokument som skal godkjennes av årsmøtet og gir medlemmene innsyn i foreningens økonomi. Foreninger som også driver næringsvirksomhet må føre regnskap etter bokføringsloven og bokføringsreglene. Foreningen må i tillegg levere skattemelding og næringsoppgave. Hvis omsetning overstiger 50 000 kroner i året, må de registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret

Få tilbake på momsen med Frivillighetsregisteret 

Frivillighetsregisteret er et offentlig register der frivillige organisasjoner kan registrere seg. Det ble opprettet i 2009 for å forenkle samhandlingen mellom frivillig sektor og det offentlige. Og foreninger kan få en rekke fordeler ved å registrere seg der. Dere kan blant annet motta grasrotandel fra Norsk Tipping. Spillerne kan velge å gi 7 % av innsatsen sin direkte til deres forening. 

Registrering kan også gi dere rett til momskompensasjon. Dette er en ordning der frivillige organisasjoner kan få tilbakebetalt deler av momsen de har betalt på varer og tjenester. Det kan faktisk utgjøre en ganske så stor sum for mange foreninger og lag. Ikke minst, registrering i Frivillighetsregisteret gir også foreningen deres økt synlighet og troverdighet.

Det er gratis å melde seg inn, og det er heller ingen årsavgift. Men foreningen må være registrert i Enhetsregisteret, og dere er nødt til å ha et styre. Foreningen kan heller ikke være fortjenestebasert. Det er fullt mulig å registrere seg i både Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret samtidig.

Spesielle regler for regnskap til ulike typer foreninger

Ideelle organisasjoner har ofte egne regler å forholde seg til, særlig hvis de mottar offentlig støtte. De kan for eksempel ha spesielle krav til rapportering, slik at de kan dokumentere hvordan midlene brukes. Ideelle organisasjoner kan også ha egne regler for hvordan gaver og donasjoner skal føres opp i regnskapet.

Idrettsforeninger må derimot følge retningslinjer fra Norges Idrettsforbund. Dette kan inkludere spesielle krav til hvordan dere skal føre regnskap for ulike aktiviteter og arrangementer. Det kan også være spesielle regler for hvordan dere skal håndtere sponsormidler og deltakeravgifter.

Politiske partier har også egne regler for økonomisk rapportering. De må være ekstra nøye med å dokumentere hvor pengene kommer fra og hvordan de brukes. Kravene er ganske strenge for å sikre åpenhet og forhindre ulovlig partifinansiering. Tros- og livssynssamfunn som mottar offentlig støtte må derimot kunne dokumentere at midlene brukes i tråd med formålet og ikke går til kommersiell virksomhet.

Les også

Er du med i styret til foreningen? Her er alt du må vite om styreansvar

Slik går dere frem for å føre regnskap for forening og lag

Nå som vi har dekket de grunnleggende reglene og begrepene, er det på tide å rulle opp ermene og se på hvordan dere faktisk fører regnskapet i praksis. Først må dere sette opp en kontoplan. Dette er rett og slett en liste over alle kontoene dere vil bruke i regnskapet. Tenk på det som et slags arkivsystem for pengene deres. 

Typiske kontoer for regnskapet til en forening eller lag kan være:

• 1920 – Bankkonto
• 3000 – Medlemskontingenter
• 3100 – Offentlige tilskudd
• 6300 – Leie av lokaler
• 7400 – Kontingenter til andre organisasjoner

De må registrere hver eneste inntekt eller en utgift i regnskapet. For eksempel:

• Dere mottar medlemskontingent og registrerer det som inntekt på konto 3000
• Foreningen betaler husleie og registrerer det som utgift på konto 6300

Dere bør sjekke at tallene i regnskapet stemmer overens med aktiviteten på bankkontoen regelmessig – helst hver måned. Dette kalles avstemming og er viktig for å oppdage eventuelle feil. Ikke utsett det altfor lenge. Da kan det være vanskeligere å rette opp i problemer.

Husk å alltid knytte transaksjonen til et bilag – det vil si kvittering, faktura eller annen dokumentasjon. Alle økonomiske transaksjoner må nemlig dokumenteres og deretter oppbevares i minst fem år. Det er lurt å skanne eller ta bilder av kvitteringer på mobilen og laste det opp i regnskapsprogrammet med én gang. De aller fleste regnskapssystemer tilbyr egne apper.

De fleste foreninger er som sagt ikke MVA-pliktige. Men hvis dere er det, så må dere registrere moms og rapportere til Skatteetaten. Og hvis dere har ansatte eller betaler honorarer, må dere registrere dette på riktig måte. Lønnskjøring, moms og lignende oppgaver kan være ganske kompliserte. Vi anbefaler at dere får veiledning av en regnskapsfører for å sikre at alt er korrekt.

Les også

Vil dere føre regnskap selv? Se hva som er beste og enkleste regnskapsprogram

Årsavslutning og rapportering 

Alt arbeidet dere har lagt ned i løpet av året skal oppsummeres og presenteres i årsavslutningen. Pass på at alle transaksjoner for året er registrert. Ja, alle inntekter og utgifter som tilhører dette regnskapsåret må være med – selv om pengene kanskje ikke har kommet inn eller blitt betalt ut ennå.

Neste steg er å gå gjennom alle kontoene og sjekke at alt stemmer. Er alle bilag på plass? Stemmer banksaldoen med regnskapet? Har dere husket å ta med alle fordringer og gjeld? Dette er en fin anledning til å rette opp eventuelle feil som har sneket seg inn i løpet av året. 

Nå er det tid for å sette sammen selve årsregnskapet for foreningen, dersom dere er pliktige eller ønsker å gjøre det frivillig. I tillegg skal dere utarbeide en årsberetning sammen med årsregnskapet. Det er en rapport som beskriver foreningens aktiviteter gjennom året, viktige hendelser og planer for fremtiden. Her kan dere også forklare den økonomiske situasjonen og eventuelle avvik fra budsjettet.

Foreningen må sende årsregnskapet til Brønnøysundregistrene, dersom dere er regnskapspliktige. Årsregnskapet leveres elektronisk via Altinn, vanligvis innen 31. juli året etter regnskapsåret. Sist, men ikke minst, skal regnskapet presenteres for medlemmene på årsmøtet. Dermed får medlemmene mulighet til å se hvordan pengene deres har blitt forvaltet.

Regnskapsfører til forening og lag – når og hvorfor?

Synes du at alt dette med foreningsregnskap var mye å holde styr på? I så fall kan det være lurt å finne en regnskapsfører som spesialiserer seg på foreninger, lag og organisasjoner. Det gjelder spesielt for foreninger som har mange transaksjoner, ulike inntektskilder eller driver næringsvirksomhet. 

Regnskapsfører kan også være aktuelt dersom ingen i foreningen føler seg komfortable med å ta ansvar for regnskapet. Eller kanskje regnskapet tar for mye tid fra andre viktige oppgaver? Det er uansett viktig å finne noen som har rett ekspertise, kompetanse og erfaring. En regnskapsfører med erfaring fra frivillig sektor forstår behovene deres bedre.

Kostnaden kan variere mye på tvers av regnskapsbyråer. Pris på regnskapsfører avhenger også av hvor komplisert regnskapet er og hvor mange bilag dere har. Regnskapsførere tar betalt per time, andre har faste månedspriser. En typisk forening kan regne med alt fra noen få tusen kroner til flere titalls tusen kroner per år.

Men det er likevel styret som har det overordnede ansvaret for foreningens økonomi, selv om dere får hjelp av et regnskapsbyrå. Derfor er det viktig at dere ikke bare outsourcer og glemmer hele regnskapet frem til året er slutt og dere skal presentere tallene for medlemmene. Hold dere godt informert underveis i regnskapsåret.

Konklusjon: Dette må dere vite om regnskap for forening og lag

Et godt regnskap er viktig for sunn økonomi og langsiktig drift. Dere kan ta smartere beslutninger for foreningen ved å ha full kontroll på pengene. Regnskapet er også viktig for å skape tillit hos medlemmene og andre støttespillere. Regnskapet forteller på mange måter historien om foreningens arbeid og prestasjoner i løpet av året. Derfor kan det være lurt å bruke litt tid på å sette opp gode systemer og rutiner for regnskapsføringen.

Ikke nøl med å få hjelp av en regnskapsfører som spesialiserer seg på foreninger, dersom dere føler dere usikre. Lykke til med både regnskapet og det viktige arbeidet dere gjør!