Hvem har bokføringsplikt? Alt du trenger å vite

Sist oppdatert:  25. september, 2021

Hva er bokføring? Hvem har bokføringsplikt? Hvordan bokfører man på riktig vis? Det kan være forvirrende å sette seg inn i bokføring og regnskap, samtidig som feiltrinn kan koste deg dyrt i form ar restskatt og bøter. Her har vi gjort det så enkelt som mulig for deg å komme i gang. Les videre for å få vite alt du trenger om bokføring.

Hva er bokføring?

Bokføringsloven og bokføringsforskriften består av krav og regler om hvordan du bokfører. Bokføring betyr at du fører opp alt av inntekter, utgifter og transaksjoner. Bedrifter skal føre transaksjoner opp på to kontoer, ifølge både Bokføringsloven og Regnskapsloven. I praksis betyr det at beløp skal føres opp plussbeløp (debet) og minusbeløp (kredit). Det skal være tydelig hvor beløpet kommer fra, og hva slags transaksjon det dreier seg om.

Innkjøp regnes som utgift og skal føres opp som pluss på kostnadskonto. Deretter må innkjøpet også registreres som minus på enten bankkonto eller leverandørreskontro. Regnskapet skal nå være i null, ettersom transaksjonen er ført opp som både pluss og minus. Dette gjør det enkelt å luke ut eventuelle feil.

Transaksjonene skal føres opp under ulike konto som tydeliggjør hvilken type transaksjon det dreier seg om. Du kan tenke på kontoene som kategorier. Det er viktig at du velger riktig MVA-kode for transaksjonene, slik at du enten får tilbakebetalt eller betaler inn riktig MVA-beløp. Du må også ta vare på bilagene. Bilagene er dokumentasjon på at transaksjonen fant sted, for eksempel faktura, kvittering og reiseregning.

Hvem har bokføringsplikt?

Skatteetaten kan kreve å få kontrollere bokføringen og bilagene dine. Det er derfor viktig at du ikke slurver. De fleste næringsdrivende har bokføringsplikt, bortsett fra de minste bedriftene som ikke er registrert i MVA-registeret og som tjener mindre enn 50 000 kr i året. Hvis du ikke er bokføringspliktig, så trenger du heller ikke å levere inn næringsoppgave.

Det er imidlertid viktig at du kan dokumentere at du ikke er bokføringspliktig. Det betyr i praksis at du må følge bokføringsreglene. Den eneste måten å gjøre dette er ved å dokumentere utgifter og inntekter i henhold til bokføringsloven. Det kan hende at det holder å føre opp transaksjonene i et regneark som Excel, dersom du ikke har bokføringsplikt. Du må bare huske på å oppbevare bilag på en enkel og oversiktlig måte.

Mange enkeltpersonsforetak er bokføringspliktige, men ikke regnskapspliktige. Det finnes imidlertid enkelte unntak som tilsier at visse enkeltpersonsforetak må sende inn årsregnskap. Bedriften blir regnskapspliktig når verdien overskrider 20 millioner eller har ansatte som utgjør 20 årsverk eller mer. De aller fleste aksjeselskap er regnskapspliktige.

Forskjellen mellom bokføringsplikt og regnskapsplikt

Du må føre opp regnskapet riktig og i henhold til regnskapsloven, selv om du ikke er regnskapspliktig. Forskjellen er imidlertid at du ikke trenger å sende inn årsregnskap til Regnskapsregisteret. Årsregnskapet skal inneholde noter, balanse og resultat.

De største foretakene må i tillegg lage en årsberetning som legges ved årsregnskapet. Årsberetningen skal redegjøre for bedriftens økonomiske utvikling og grunnlag for videre drift. Følgende punkter brukes til å vurdere om foretaket er pliktig til å levere årsberetning:

·        Salgsinntekten overskrider 70 millioner

·        Bedriften har mer enn 50 årsverk

·        Balansesummen ligger på 35 millioner eller mer

Årsregnskapet må godkjennes av innehaveren av bedriften om det dreier seg om enkeltpersonsforetak. Dersom det dreier seg om et aksjeselskap, må årsregnskapet godkjennes av generalforsamlingen. Alt dette må skje innen en viss frist hvert år. Årsregnskapet er offentlig tilgjengelig, slik at for eksempel myndigheter og investorer har mulighet til å sjekke bedriftens økonomiske tilstand.

Hvor ofte bør regnskapet føres

Vi anbefaler at du har gode rutiner for når du fører regnskap og bokføring. De minste enkeltpersonsforetakene med få bilag kan slippe unna med én gang i året, for eksempel etter endt kalenderår og i forbindelse med selvangivelsen. Det skal imidlertid ikke mange bilagene til for at dette blir altfor tungvint.

Det er lettere å gjøre feil om du utsetter bokføringen for lenge, ettersom du kan miste overblikk og konsentrasjon når du gjør skippertak. Dersom du betaler merverdiavgift og har få bilag, bør du føre opp inntekter og utgifter hvert kvartal. Større bedrifter bør bokføre hver måned eller oftere for at det ikke skal hope seg opp, avhengig av antall bilag.

Du får bedre oversikt over bedriftens økonomi hvis du bokfører oftere. Sett gjerne av en fast dag eller fast tid på dagen til bokføring for å komme inn i en god rutine. Det er ellers lett for å utsette arbeidet, noe som igjen fører til skippertak og større sjanser for at du gjør feil under bokføringen. Det kan være skikkelig tungt å komme i gang om du må lete gjennom en haug med kvitteringer som har samlet seg opp over tid.

Bruk regnskapssystem til bokføring

Det finnes mange bra regnskapssystem som gjør at bokføringen går som en drøm – selv om du ikke er regnskapspliktig. Enkelte små bedrifter velger å bruke Excel. Det kan være en god løsning om du har få bilag og ønsker å føre regnskap selv. Det kan imidlertid fort bli tungvint å bruke Excel om du har mer enn 300 bilag per år eller ønsker å samarbeide med en regnskapsfører.

Visma eAccounting, Tripletex, Fiken og PowerOffice Go er gode eksempler på regnskapssystem som forenkler bokføringen. Mange av dem er modulbaserte, noe som gjør at du kan selv velge hvilke funksjoner du har bruk for og som du ønsker å betale for. De fleste system har også gode oversikter og statistikker som gir deg et grundig innblikk i bedriftens økonomi og nøkkeltall.

Du kan bruke systemene til å sende ut faktura, føre inn inntekter og utgifter, sende inn MVA-meldinger til Altinn og mye mer. Du kan også skanne inn kvitteringer og oppbevare dem i systemet, slik at du har god kontroll over bilag. Det betyr at du ikke trenger å samle dem opp fysisk.

Hvordan få hjelp med bokføring

Det kan være smart å få hjelp av en regnskapsfører, enten du har et lite enkeltpersonsforetak eller stor bedrift med flere ansatte. Du trenger ikke å sette vekk hele jobben. Du kan velge om du vil utføre enkelte oppgaver selv. For eksempel, du kan skanne og laste opp kvitteringer og reiseregninger til regnskapssystemet. Deretter kan regnskapsføreren føre opp utgiftene på korrekt måte.

Regnskapsføreren kan kvalitetssikre regnskapet, hjelpe deg med å sette opp gode rutiner og gi deg god veiledning om bedriftens økonomi. De fleste regnskapsprogrammer lar dere kommunisere inne i systemet. Det reduserer risikoen for at sensitiv informasjon kommer på avveie og legger et godt grunnlag for effektivt samarbeid.

En regnskapsfører kan også hjelpe deg i gang med bokføringen, for eksempel ved å sette opp et regnskapsprogram på dine vegne. Selv om du ønsker å føre regnskap selv, kan du stole på at regnskapsføreren har satt opp systemet korrekt i henhold til din bedrift. Du kan også be regnskapsføreren om opplæring og vise deg hva du skal gjøre i fremtiden.

Hva skjer om bokføringen blir feil?

Det kan ha store konsekvenser om bokføringen blir feil, ettersom tallene brukes til å beregne skatt og merverdiavgift. Det spiller ingen rolle om feilene er bevisste eller ubevisste. Feil tall kan føre til restskatt, bøter og i enkelte tilfeller fengselsstraff. Den økonomiske belastningen kan være vanskelig å håndtere, særlig for enkeltpersonsforetak og nystartede firma som ikke har en veletablert bedriftsøkonomi.

Det kan være vanlig for nystartede bedrifter å ha feil i regnskapet eller føre opp tallene på slurvete vis. Det er mye du må lære deg og sette deg inn i for at regnskapet skal bli riktig. Vi anbefaler at du tar tak i eventuelle feil så fort som mulig for å rydde opp i regnskapet ditt. Jo tidligere ute du er med å rydde opp, jo bedre er det for bedriftens økonomi.

Du kan også spare atskillig med penger og tid på sikt ved å rydde opp i bokføring og regnskap nå. Bruk anledningen til å skape gode rutiner som gjør det enklere å føre regnskap. Dersom du synes at dette er en stor og vanskelig oppgave, kan det være lurt å få hjelp av en regnskapsfører.

Hvordan finne en god regnskapsfører

Det er viktig å velge en regnskapsfører som har kompetanse og erfaring med nettopp din type bedrift. Enkelte bedrifter har spesifikke krav og utfordringer som en erfaren regnskapsfører vil ha god kjennskap til. Regnskapsføreren må dessuten være enkel å kommunisere med for at samarbeidet skal bli bra.

Selv om det er viktig å få en rettferdig og god pris, bør du ikke fokusere utelukkende på hva tjenesten koster. Det viktigste er at du får en god regnskapsfører som sikrer at tallene dine blir riktige. Det kan bli dyrt på sikt å slurve med bokføringen, dersom Skatteetaten plutselig bestemmer seg for å kontrollere bokføringen din og oppdager feil.

Vi anbefaler å bruke en anbudstjeneste til å finne frem til en egnet regnskapsfører. Det kan ellers være tidkrevende å kontakte og undersøke ulike aktører. Du trenger kun å sende inn noen få opplysninger for å sette jobben ut på anbud. Deretter mottar du uforpliktende og gratis tilbud som du kan studere i ro og fred. Det kan ikke bli stort enklere å finne noen til å hjelpe deg med regnskapet.