Avstemming i regnskapet: Alt du trenger å vite (plikter m.m.)

Om du eier eller driver en regnskapspliktig bedrift er avstemming noe du sikkert har gjort flere ganger, uten at du kanskje var klar over at det var nettopp en avstemming du gjorde. 

Kort fortalt, er en avstemming å sammenligne årsregnskapet, med andre dokumenter (oftest bankutskrifter) for å se om disse samsvarer med regnskapet. Dette gjøres hovedsakelig for å forsikre seg om at alle balanseposter i regnskapet er veldokumentert.

Det finnes flere former for avstemming i et regnskap. Vi skal i denne artikkelen skrive om de mest kjente, samt gi noen tips til hvordan du bør gjøre avstemminger i ditt regnskap.

Hva skal avstemmes?

Under finner du en 5-stegs liste over ting vi mener du bør avstemme. Den er ikke uttømmende, men tar for seg de mest vanlige avstemningene. 

Lovgivningen sier at du er pliktig til å avstemme alle regnskapskontoer av betydning i balansen, og at du skal kunne dokumentere hva som ligger bak hver enkelt saldo i balansekontoene. 

Allikevel er de mest vanlige avstemningene disse;

1. Saldo på regnskapskontoen for bank må stemme med saldoen som fremkommer på kontoutskriften fra banken. Dette kalles en bankavstemming.

2. Saldo på regnskapskontoen for skyldig arbeidsgiveravgift skal stemme med ubetalt merverdiavgift for siste termin. Dette kalles en momsavstemming.

3. Saldo på regnskapskontoen for skyldig arbeidsgiveravgift skal stemme med det du faktisk er skyldig, i følge innsendte a-meldinger. 

4. Regnskapskontoen for kasse skal stemme med faktisk beløp i kassen.

5. Regnskapskontoen for varelager skal stemme med de varene som faktisk er på lager. Dette må dokumenteres med en såkalt varetellingsliste

Hvor ofte må man avstemme?

Hvor ofte du må avstemme, kommer an på driften i selskapet du driver. Er du for eksempel momspliktig (MVA-pliktig), og leverer momsregnskapet hvert kvartal, vil det falle naturlig å avstemme kvartalsvis. Det samme kan man si om skyldig forskuddstrekk, og arbeidsgiveravgift for de som utbetaler lønn.

Om du derimot har liten drift og leverer moms, og andre rapporter samtidig som du leverer årsregnskapet (altså en gang i året), er det mulig å avstemme en gang i året. 

Merk at det er allikevel anbefalt å gjøre dette mye oftere. Det oftere du avstemmer, det enklere er det å avdekke eventuelle feil og mangler. Et vellykket regnskap handler mye om å ha system og orden, og gode rutiner for hvordan du dokumenterer bevegelser. Om du er en av de som syns dette virker vanskelig, kan vi anbefale å ta i bruk et regnskapssystem. 

Velger du å ta jobben i regnskapssystem, trenger du bare å avstemme saldoen i systemet mot saldoen på de forskjellige kontoene. Det er også mye enklere å avdekke feil og mangler i et regnskapssystem, og noen moderne tjenester gir deg til og med et varsel om ting for eksempel blir dobbelt-rapportert (klassisk feil, som ofte blir avdekket ved avstemninger).

Oppbevaring av dokumentasjon

All dokumentasjon som utarbeides for å dokumentere balansepostene dine som varetellingslister og andre avstemmingskjemaer, blir å regne som primærdokumentasjon. Dette må du som annen primærdokumentasjon oppbevare, sikkert, og lett tilgjengleig i 5 år. Dette slipper du å tenke på om du bruker et regnskapssystem, da de som oftest lagrer all informasjon i 10 år.