Regnskap: Fullstendig oversikt (plikter, ulike typer m.m.)

Driver du bedrift i Norge, så må du føre regnskap. Men hva innebærer egentlig regnskapsføring – og hvilke regler gjelder for akkurat din virksomhet? Regnskaps- og bokføring er ikke bare et lovkrav, men også et av de viktigste verktøyene du har for å forstå økonomien til bedriften din.

Hva er viktig å vite om regnskap for bedriften?

Et regnskap er enkelt forklart en systematisk oppstilling av en bedrifts inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld. Men det finnes ganske strenge, lovfestede regler og retningslinjer for hvordan dette skal gjøres i praksis. I tillegg må man sende inn ulike regnskapsrapporter. Ulike bedrifter har forskjellig drift, og det stilles dermed også forskjellige krav til hvordan de skal føre regnskap. I tillegg må du sende inn ulike regnskapsrapporter til myndighetene.

• Årsregnskap: den offisielle oversikten over økonomi i virksomheten
• Bokføring: registrering av hver enkelt transaksjon gjennom året
• Skattemelding og MVA: rapportering til Skatteetaten med faste frister
• SAF-T: digitalt format for regnskapsdata som Skatteetaten kan kreve innsyn i

I denne artikkelen gir vi deg en grundig innføring i hva regnskap er, hvilke plikter du har og hvordan du best kan håndtere regnskapet i bedriften din. Vi går gjennom viktige begreper, ulike regnskapstyper, viktige frister og digitale verktøy som gjør hverdagen enklere. Mange sitter med en oppfatning om at tall og regnskap er tørt og umulig å begripe seg på. Men det stemmer ikke. En god forståelse av tallene dine vil hjelpe virksomheten din med å bli enda mer lønnsom.

Hvem har regnskapsplikt i Norge?

Regnskapsplikten i Norge reguleres av regnskapsloven, og den gjelder de fleste typer virksomheter. Alle aksjeselskaper (AS) er regnskapspliktige, uavhengig av størrelse og omsetning. Det betyr at selv et nystiftet AS uten inntekter må levere årsregnskap. Regnskapsplikten innebærer at du må utarbeide årsregnskap, sende det inn til Regnskapsregisteret i Brønnøysund og følge regnskapslovens regler for oppstilling og innhold.

Enkeltpersonforetak (ENK) har som hovedregel ikke regnskapsplikt, men det finnes unntak. Har du mer enn 50 000 kr i eiendeler eller mer enn 20 millioner i omsetning, blir du regnskapspliktig. De fleste enkeltpersonforetak har likevel bokføringsplikt. Det betyr at du må registrere alle transaksjoner og ta vare på bilag.

• Aksjeselskaper (AS): AS er alltid regnskapspliktige – må levere årsregnskap
• Enkeltpersonforetak (ENK): som regel bare bokføringspliktige, men regnskapspliktige ved eiendeler over 50 000 kr eller omsetning over 20 millioner
• ANS og DA: regnskapspliktige dersom omsetningen overstiger 5 millioner kr
• Samvirkeforetak og stiftelser: alltid regnskapspliktige

Det er viktig å forstå forskjellen mellom regnskapsplikt og bokføringsplikt. Regnskapsplikt betyr at du må utarbeide et fullstendig årsregnskap etter regnskapsloven. Bokføringsplikt betyr at du må registrere transaksjoner og oppbevare bilag etter bokføringsloven. De fleste næringsdrivende i Norge har bokføringsplikt, selv om de ikke er regnskapspliktige.

Noen viktige begreper om regnskapsføring

Når du skal forstå regnskap, kan det være lurt å begynne med noen av de sentrale begrepene. Vi går nå gjennom de viktigste. Det er ikke bare bedrifter som fører regnskap. Kommuner, stater, organisasjoner og i noen tilfeller enkeltpersoner gjør det også. Alle disse aktørene kalles gjerne regnskapsobjekt. Regnskapet forsøker å si noe om den foreliggende økonomiske stillingen og utviklingen til regnskapsobjektet.

Et begrep de aller fleste kjenner fra nettbanken sin er bokføring. Bokføring betyr rett og slett en registrering av individuelle transaksjoner hos et regnskapsobjekt. Du kan også bruke begrepet bilagsføring i stedet for bokføring. Hver gang bedriften din kjøper noe, selger noe eller betaler en regning, skal dette registreres som en transaksjon i regnskapet.

• Regnskapsobjekt: den enheten som fører regnskap
• Bokføring/bilagsføring: registrering av hver enkelt transaksjon i regnskapet
• Bilag: dokumentasjon som underbygger en transaksjon, f.eks. en faktura eller kvittering
• Regnskapsår: perioden regnskapet dekker, som hovedregel et kalenderår

Bokføringsloven stiller krav til hvordan bokføringen skal gjennomføres. Du må blant annet dokumentere alle transaksjoner med bilag og oppbevare disse i minst fem år. God bokføringsskikk handler om å registrere transaksjoner løpende og systematisk, slik at regnskapet alltid gir et riktig bilde av bedriftens økonomi.

Dobbel bokføring og balanse

Dobbel bokføring har blitt den internasjonale standarden for regnskapsføring. Metoden oppstod så tidlig som på 1200-tallet og har vært i bruk over lang tid. Enkelt forklart går dobbel bokføring ut på at hver enkelt transaksjon skal bokføres to ganger. En gang i debet og en gang i kredit.

Noe av poenget med dobbel bokføring er at man nokså enkelt kan få oversikt over balansen i regnskapet. Ved at man alltid fører en og samme transaksjon inn to ganger (både under debet og kredit), kan man enkelt se på forholdet mellom eiendeler, gjeld og egenkapital i en virksomhet. Siden man fører samtlige transaksjoner to ganger vet man at budsjettet ikke er i balanse dersom man ender opp med et annet tall enn null.

• Debet: venstresiden i regnskapet – her finner du eiendeler
• Kredit: høyresiden i regnskapet – her finner du gjeld og egenkapital
• Balanse: når debet og kredit er like store, er regnskapet i balanse

Dobbel bokføring gir deg en innebygd kontrollmekanisme som gjør det lettere å oppdage feil i regnskapet. Hvis de to sidene ikke stemmer overens, vet du at noe er feil og kan begynne å lete etter årsaken.

Kredit og debet i regnskap

To begreper som ofte skaper forvirring er debet og kredit. Disse stammer opprinnelig fra latin og betyr henholdsvis «å skylde» (debet) og «å tro» (kredit). Ordenes opprinnelige betydning hjelper deg dessverre lite med å forstå hvordan begrepene brukes i regnskapet. Med dobbel bokføring gjør du en separasjon mellom eiendeler på den ene siden, og gjeld pluss egenkapital på den andre.

Du kan se for deg et A4-ark der du tegner en vertikal linje. På venstresiden av linjen (debet) finner du ulike eiendomsposter som maskiner, eiendom, biler og penger på eiendelskonto. På høyre side (kredit) finner du poster for gjeld og egenkapital, for eksempel et lån på 10 000 kr i banken.

• Venstresiden (debet): kapitalanvendelsen – du har brukt penger på f.eks. å kjøpe en lastebil
• Høyresiden (kredit): kapitalanskaffelsen – du skaffer kapital gjennom lån og egenkapital
• Økning på venstresiden: debiteres
• Økning på høyresiden: krediteres

Reglene for debitering og kreditering er motsatte på de to sidene. Dersom en post hører til venstresiden, skal den debiteres når den øker og krediteres når den minker. På høyre side gjelder motsatt regel. En post som øker skal krediteres og en post som minker skal debiteres.

Eksempel på kredit og debet

Vi tar et konkret eksempel for å gjøre det mer håndgripelig. La oss si at du tar opp et lån på 5000 kr i banken og setter pengene inn på en eiendelskonto. Eiendelskontoen hører under posten for eiendeler (debet). Siden denne posten på venstresiden øker, betyr det at beløpet på 5000 kr skal debiteres – altså markeres under debet i regnskapet.

Lånet på 5000 kr gjør samtidig at gjeldskontoen din øker. Gjeldskontoen hører under posten for gjeld og egenkapital (kredit). Som vi husker gjelder regelen om kreditering når poster på denne siden øker.

• Eiendelskonto (debet): øker med 5000 kr → debiteres
• Gjeldskonto (kredit): øker med 5000 kr → krediteres
• Resultat: regnskapet er i balanse – 5000 kr på begge sider

Eksemplet viser hvorfor dobbel bokføring er så nyttig som kontrollverktøy. Du ser umiddelbart at hver transaksjon påvirker begge sidene av regnskapet, og at de to sidene alltid skal være like store.

Ulike typer regnskap

Det finnes flere typer regnskap som er relevante for deg som driver bedrift. Den viktigste er årsregnskapet, som de fleste regnskapspliktige virksomheter må utarbeide og sende inn hvert år. Årsregnskap viser den økonomiske stillingen til en virksomhet etter et endt regnskapsår.

Det følger av regnskapsloven § 1-7 at et regnskapsår som hovedregel er et kalenderår. Men bestemmelsen oppstiller noen muligheter for avvik. Et regnskapsår kan imidlertid ikke under noen omstendigheter være lenger enn 18 måneder.

I regnskapslovens § 3-2 fremgår det hva som skal være med i et årsregnskap:

• Resultatregnskap: viser om virksomheten har gått med overskudd eller underskudd
• Balanse: viser forholdet mellom eiendeler, gjeld og egenkapital
• Kontantstrømoppstilling: viser innbetalinger og utbetalinger gjennom året
• Noteopplysninger: kommentarer som gjør regnskapet lettere å forstå for utenforstående

Disse fire elementene gir til sammen et helhetlig bilde av virksomhetens økonomi. Vi går nå nærmere inn på hvert av dem.

Les også

Se hvilke regnskapsprogram som er best for deg: Stor sammenligning

Resultatregnskap

Resultatregnskap forteller hvorvidt en virksomhet har gått med overskudd eller underskudd ila det aktuelle regnskapsåret. Her vil man finne en total oversikt over inntekter og utgifter som virksomheten har hatt, og kan dermed beregne differansen mellom de to for å si noe om årsresultatet.

I regnskapsloven § 6-1 finner man en oppstillingsplan for resultatregnskapet. Her fremgår det at resultatregnskapet skal begynne med salgsinntekter og andre driftsinntekter for deretter å gå over til endring i beholdningen av varer og anleggsmidler. Deretter ser man på en rekke ulike kostnader knyttet til driften, samt avskriving og nedskriving av varige driftsmidler og immaterielle rettigheter.

• Driftsinntekter: alt virksomheten tjener på kjernevirksomheten sin
• Driftskostnader: alle utgifter knyttet til den daglige driften
• Driftsresultat: differansen mellom driftsinntekter og driftskostnader
• Årsresultat: bunnlinjen etter skatt og ekstraordinære poster

Basert på alle postene ender du til slutt opp med et årsresultat som viser om bedriften har tjent eller tapt penger det aktuelle året. Vi henviser til regnskapsloven § 6-1 for en fullstendig oversikt over alle postene som skal inkluderes.

Balanse i regnskap

Balansen er noe vi allerede har vært inne på. Ved at du fører eiendeler (kapitalanvendelsen) på en side og gjeld pluss egenkapital (kapitalanskaffelsen) på den andre siden, kan du enkelt se om de to sidene er like store. Er de ikke det, er regnskapet ikke i balanse – og da vet du at noe er feil.

Regnskapsloven § 6-2 inneholder en oppstillingsplan for balansen. Du skal begynne med å føre opp eiendeler, som deles inn i anleggsmidler og omløpsmidler.

• Anleggsmidler: immaterielle rettigheter (patenter, lisenser), driftsmidler (eiendom, anlegg) og finansielle anleggsmidler
• Omløpsmidler: varer, fordringer (pengekrav), investeringer, bankinnskudd og kontanter
• Egenkapital: selskapskapital, fond og opptjent egenkapital
• Gjeld: langsiktig gjeld (lån) og kortsiktig gjeld (leverandørgjeld, skatt)

Balansen gir deg et øyeblikksbilde av hva virksomheten eier og skylder på et bestemt tidspunkt. Deretter går du over til å føre opp diverse poster innenfor gjeld og egenkapital, herunder selskapskapital, fond, ulike lån og gjeldstyper. Vi henviser til regnskapsloven § 6-2 for en fullstendig oversikt.

Les også

Har du bokføringsplikt? Sjekk hva du må gjøre her

Kontantstrømoppstilling og noteopplysninger

Kontantstrømoppstillingen skal gi en oversikt over innbetalinger og utbetalinger, og forklare likviditetsendringer i virksomheten. Kontantstrømoppstillingen forteller investorer og samarbeidspartnere hvordan det står til finansielt med bedriften din. Med likviditetsendring menes endringer i virksomhetens betalingsevne – altså evnen til å betale regningene sine når de forfaller.

Bedriften din får dessuten en pekepinn på om det er nødvendig å gjøre endringer for å øke likviditetsgraden. God likviditet betyr at du har nok penger tilgjengelig til å dekke løpende utgifter.

• Kontantstrøm fra drift: penger inn og ut fra den daglige virksomheten
• Kontantstrøm fra investering: kjøp og salg av anleggsmidler
• Kontantstrøm fra finansiering: opptak og nedbetaling av lån, utbytte
• Likviditetsgrad: virksomhetens evne til å betale sine forpliktelser

Noteopplysninger kan du anse som vedlagte kommentarer til årsregnskapet. Kommentarene skal gjøre det enklere for en utenforstående å forstå regnskapet. Plikten til å utarbeide noteopplysninger fremgår av regnskapsloven § 7-1.

Små foretak står noe friere med hensyn til hva de må inkludere i noteopplysningene. Større virksomheter skal blant annet beskrive regnskapsprinsipper, finansiell markedsrisiko, og informasjon om aksjer og aksjeeiere. Det henvises til regnskapsloven kapittel 7 for en fullstendig oversikt.

Driftsregnskap

Mens årsregnskapet er offentlig, er driftsregnskapet et internt regnskap som virksomheter gjerne benytter for å kontrollere hvordan de ligger an økonomisk. Ofte kan disse driftsregnskapene benyttes tett opp mot budsjetter og dessuten brukes som et ledd i budsjetteringsprosessen.

Driftsregnskapet er et fleksibelt verktøy som gir deg som leder mulighet til å følge opp økonomien underveis i året. Du kan tilpasse det til din bransje og dine behov.

• Ingen formkrav: du bestemmer selv hvordan driftsregnskapet skal se ut
• Budsjettoppfølging: sammenlign faktiske tall med budsjetterte tall
• Internkontroll: bruk det til å oppdage avvik og iverksette tiltak
• Beslutningstøtte: gir deg grunnlag for informerte forretningsbeslutninger

Et godt driftsregnskap kan være vel så nyttig som årsregnskapet for den daglige styringen av bedriften. Mens årsregnskapet ser bakover på et helt år, kan driftsregnskapet gi deg oppdatert informasjon månedlig eller til og med ukentlig.

Forskjellige bedrifter har ulike krav til årsregnskapet

Vi har nå gått gjennom hovedelementene i et årsregnskap. Årsregnskapet kan være svært omfattende for store virksomheter, mens små foretak har noe enklere krav. Regnskapsloven skiller mellom små og store foretak, og legger til grunn at ulike selskapstyper kan ha henholdsvis færre og flere krav til innholdet i årsregnskapet.

Regnskapsloven krever at årsregnskapet skal være offentlig tilgjengelig. Alle regnskapspliktige virksomheter må sende inn årsregnskapet sitt til Regnskapsregisteret i Brønnøysundregistrene. Det betyr at hvem som helst kan slå opp regnskapet til en norsk bedrift.

• Små foretak: forenklede krav til noteopplysninger og kan benytte forenklet oppstillingsplan
• Store foretak: full oppstillingsplan, utvidet notekrav og kontantstrømoppstilling er obligatorisk
• Konserner: må i tillegg utarbeide konsernregnskap som konsoliderer tallene fra alle selskapene i konsernet
• Børsnoterte selskaper: må følge IFRS (International Financial Reporting Standards)

Vi anbefaler alle som er interesserte å gå gjennom et faktisk årsregnskap for å forstå oppsettet i praksis. Du finner årsregnskap for alle norske selskaper på Brønnøysundregistrene sin nettside. Du får god innsikt ved å se hvordan et reelt regnskap er bygd opp.

Les også

Dette må bedriften din vite om regnskapsloven: Se regler og plikter

Bokføringsloven: reglene for daglig regnskapsføring

Bokføringsloven er minst like viktig som regnskapsloven for deg som driver bedrift. Mens regnskapsloven handler om årsregnskapet, regulerer bokføringsloven hvordan du skal registrere og dokumentere transaksjoner gjennom hele året. Bokføringsloven gjelder for alle som har bokføringsplikt. Det inkluderer de fleste næringsdrivende i Norge.

Loven stiller krav til at du skal bokføre transaksjoner løpende og i tråd med god bokføringsskikk. Du må også oppbevare bilag og regnskapsmateriale i minst fem år etter regnskapsårets slutt.

• Løpende bokføring: transaksjoner skal registreres uten ugrunnet opphold
• Bilagsplikt: alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag (kvitteringer, fakturaer, kontoutskrifter)
• Oppbevaringsplikt: regnskapsmateriale skal oppbevares i minimum fem år
• Spesifikasjoner: du må kunne produsere bestemte rapporter som kunde- og leverandørspesifikasjoner

Bokføringsloven krever også at du har et ordentlig system for å holde orden på regnskapet. Det betyr i praksis at du enten trenger et regnskapsprogram eller en regnskapsfører som sørger for at alt blir gjort riktig. Å føre regnskap i et regneark holder ikke. Du trenger et system som oppfyller lovens krav til sporbarhet og dokumentasjon.

Viktige frister for regnskap og rapportering

Det finnes en rekke frister du må forholde deg til når du driver bedrift i Norge. Dersom du oversitter frister, kan det føre til forsinkelsesgebyr, tvangsmulkt og i verste fall at selskapet ditt blir tvangsoppløst. Det er derfor viktig å ha god oversikt over de viktigste datoene gjennom året.

MVA-meldingen er kanskje den fristen flest bedrifter forholder seg seg til jevnlig. De fleste virksomheter rapporterer MVA annenhver måned (terminvis), men noen kan rapportere årlig dersom omsetningen er under 1 million kr.

• MVA-melding (terminvis): frist 10. april, 10. juni, 31. august, 10. oktober, 10. desember og 10. februar
• Skattemelding for næringsdrivende: frist 31. mai
• Årsregnskap til Regnskapsregisteret: frist 31. juli (elektronisk innsending)
• A-melding (lønnsrapportering): frist den 5. i hver måned

Mange regnskapsførere og regnskapsprogrammer har innebygde påminnelser for disse fristene, noe som gjør det mye enklere å holde oversikten. Vi anbefaler at du lager en årskalender med alle relevante frister for din bedrift, slik at du aldri blir tatt på sengen.

SAF-T – krav til digital rapportering av regnskap

SAF-T står for Standard Audit File – Tax og er et digitalt format for regnskapsdata. Alle bokføringspliktige virksomheter i Norge skal kunne produsere en SAF-T-fil dersom Skatteetaten ber om det. Kravet gjelder ved bokettersyn og kontroll og har vært obligatorisk siden 2020.

SAF-T-filen inneholder en standardisert eksport av regnskapsdataene dine, slik at Skatteetaten kan analysere dem maskinelt. Du trenger ikke sende inn filen jevnlig. Den skal bare være tilgjengelig ved forespørsel.

• Hvem det gjelder: alle bokføringspliktige som bruker elektronisk regnskapssystem
• Når du trenger det: ved bokettersyn, kontroll eller forespørsel fra Skatteetaten
• Unntak: virksomheter med mindre enn 600 bilag per år som fører regnskap manuelt
• Format: XML-fil med standardisert struktur definert av Skatteetaten

De fleste moderne regnskapsprogrammer har innebygd støtte for å generere SAF-T-filer. Bruker du et oppdatert regnskapsprogram som Tripletex, Fiken eller Visma, trenger du som regel ikke å bekymre deg. Systemet håndterer dette for deg. Det viktigste er at du fører regnskapet korrekt, slik at dataene som eksporteres faktisk stemmer.

Regnskapsprogram forenkler regnskapsføring

De aller fleste bedrifter i Norge bruker i dag et digitalt regnskapsprogram. Et godt regnskapsprogram automatiserer mye av den daglige bokføringen og sørger for at du oppfyller kravene i bokføringsloven. Du slipper å holde styr på alt manuelt. Programmet hjelper deg med MVA-beregning, fakturering, lønn og rapportering.

Markedet for regnskapsprogrammer i Norge er dominert av noen få aktører. De fleste tilbyr skybaserte løsninger der du logger inn via nettleseren og har tilgang til regnskapet ditt fra hvor som helst.

• Fiken: populært blant små bedrifter og enkeltpersonforetak – brukervennlig og rimelig
• Tripletex: mye brukt blant små og mellomstore bedrifter – omfattende funksjonalitet
• Visma eAccounting: del av Visma-familien, godt integrert med andre Visma-produkter
• PowerOffice Go: fleksibelt program som passer både for bedrifter og regnskapsførere

Prisen på regnskapsprogram varierer fra noen hundrelapper i måneden for de enkleste løsningene til flere tusen for mer avanserte pakker. Det viktigste er at programmet du velger støtter SAF-T-rapportering, EHF-faktura og de rapportene du trenger for din type virksomhet. Vi anbefaler at du tester flere programmer med gratis prøveperioder før du bestemmer deg.

Konklusjon: Føre regnskap selv eller bruke regnskapsfører?

Et av de viktigste valgene du tar som bedriftseier er om du skal føre regnskapet selv eller overlate det til en regnskapsfører. For mange små enkeltpersonforetak med enkel drift kan det fungere fint å føre regnskap selv ved hjelp av et brukervennlig regnskapsprogram. Men jo mer kompleks virksomheten din er, desto mer har du å tjene på profesjonell hjelp.

Regnskapsførere i Norge må være autorisert av Finanstilsynet. Det betyr at du kan være trygg på at en autorisert regnskapsfører har den kompetansen som trengs. De fleste regnskapsførere tilbyr ulike pakker – fra enkel bilagsføring til fullstendig håndtering av regnskap, lønn, MVA og årsoppgjør.

• Fordeler med å føre regnskap selv: lavere kostnader, bedre kontroll over egne tall, lærer å forstå økonomien i bedriften
• Ulemper med å føre regnskap selv: tidkrevende, risiko for feil, krever at du holder deg oppdatert på lovkrav
• Fordeler med regnskapsfører: slipper å tenke på frister og regelverk, profesjonell kvalitetssikring, frigjør tid til kjernevirksomheten
• Ulemper med regnskapsfører: høyere kostnader, mindre direkte kontakt med egne tall

En god tommelfingerregel er at jo mer kompleks virksomheten din er, desto mer lønner det seg med profesjonell hjelp. Har du ansatte, driver med import/eksport eller har mye varelager, kan en regnskapsfører spare deg for både tid og kostbare feil. Mange regnskapsførere tilbyr også rådgivning utover ren bokføring, noe som kan være svært verdifullt for en bedrift i vekst.

Trenger du hjelp med regnskapet, kan du enkelt innhente tilbud fra autoriserte regnskapsførere gjennom vår tjeneste. Tjenesten er helt gratis og uforpliktende.