Bokføring: Komplett guide (hva er det, og er du pliktig?)

Mange som har startet selskap eller vurderer å starte et selskap syns det er utfordrende å sette seg inn i gjeldende regnskapsregler, og plikter man har som næringsdrivende. 

Skattemyndighetene stiller strenge krav til bokføringen i en bedrift, uavhengig av størrelsen og mange er ikke klar over at til syvende og sist er det eier av bedriften som er ansvarlig for regnskapet, uansett om du velger å føre det selv, eller får en autorisert regnskapsfører til å gjøre det for deg.

Det kan derfor være hensiktsmessig å ha en viss kunnskap om bokføring, og hvilke krav og retningslinjer din bedrift må følge. I denne artikkelen tar vi for oss grunnleggende elementer du bør kjenne til om bokføring.

Bokføringsplikt

Bokføringsplikt betyr at du er pliktig til å føre et regnskap etter gjeldende bokføringsregler. Det er bokføringsloven, og bokføringsforskriften som definerer hvilke regler du må etterfølge. 

Bokføringsloven trådte i kraft i 2005 og inneholder regler for dokumentasjon av inntekt og utgifter, samt at den gir tydelige retningslinjer på hvordan din bedrift skal rapportere til offentlige skattemyndigheter.

Hvem er bokføringspliktige?

I bokføringsloven § 2 fremkommer det at;

“Enhver som har regnskapsplikt etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. har bokføringsplikt etter denne loven.

Enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter skatteforvaltningsloven § 8-2, har bokføringsplikt etter denne loven for den virksomhet som drives. Det samme gjelder enhver som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3. Dette gjelder likevel ikke tilbydere som leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skatteforvaltningsloven § 8-3 første ledd bokstav e, og som er bokføringspliktig utelukkende på grunnlag av plikten til å levere skattemelding etter bestemmelsen her.”

Som hovedregel kan man derfor si at de aller fleste bedrifter, med unntak av de som tjener under 50 000 i året, og de ytterst få som ikke er registrert i MVA(moms)- registeret er bokføringspliktige.

Hva er bokføring?

Selve ordet bokføring henger igjen fra da regnskapet ble gjort manuelt og alle bilagene ble ført inn i en hovedbok. Når bilagene var ført i hovedboken, var det bokstavelig talt bokført. 

I dag henger ordet igjen, men bokføring kan i dag enkelt forklares som praksisen med å føre eller registrere alle transaksjonene bedriften din har. 

Med en transaksjon, menes enten et kjøp eller et salg. Selskaper bokfører for å få en oversikt over hvor mye man har til gode, hvor mye man skylder og for å kartlegge virksomhetens totale verdi. Bokføring skal kunne gi et rett bilde av virksomheten, slik at for eksempel banker kan låne ut penger, og de riktige besluttningene kan tas.

Debet og Kredit

I Norge er det som nevnt bokføringsloven og regnskapsloven som legger grunnlaget for hvordan vi bokfører. Standarden i Norge er såkalt dobbel bokføring, også kalt tosidig bokføring.

Med dobbel bokføring vil alle transaksjoner bli ført på to kontoer, et som et plussbeløp (debet) og et som et minusbeløp (kredit). Det betyr at alle poster har en motpost, slik at summen blir null. Det er dette som menes med å ha balanse i regnskapet.

Kjøp føres som pluss på en kostnadskonto, siden det er en kostnad for firmaet ditt, og så i minus på en bankkonto som det skal betales fra (fordi penger går ut av den kontoen ved et kjøp).

I dag benytter det aller fleste seg av regnskapssystemer som i stor grad automatiserer mye av bokføringen. Automatikken i disse systemene gjør bokføring til en mye enklere disiplin enn hva det en gang var. Om du vurderer å benytte deg av et slikt system er det viktig å huske på at bokføringsloven allikevel har strenge lover med tanke på oppbevaring av regnskapsmateriale. Det er viktig å sette seg inn hvilke krav som gjelder din virksomhet.

Hvor ofte må jeg føre regnskap?

Det går et klart skille mellom hvor ofte du må føre regnskapet, og hvor ofte du bør føre regnskapet. 

For å ta det første, først. Regnskapet må være korrekt innen de forskjellige fristene for rapportering til mydighetene som gjelder din virkesomhet. Er du for eksempel MVA-pliktig må du typisk levere MVA-melding hver andre måned. Dermed må regnskapet føres, slik at det er korrekt til disse fristene hver andre måned.

Dersom du ikke er MVA-pliktig må du som hovedregel være ajour hver fjerde måned. Det gjelder derimot ikke om du har mindre enn 600 bilag i året. Da kan du vente med bokføringen til du skal sende inn skattemeldingen og næringsoppgaven, altså en gang i året.

Ekspertene er enige om at det som lønner seg, er derimot å føre regnskapet systematisk gjennom året. Særlig er det anbefalt å ha et godt og oversiktlig system for bilagene, da manglende bilag kan påføre deg både ekstra kostnader, med tanke på at du ikke får trukket av kostnader, og mye ekstra tid i å lete opp gamle bilag og kvitteringer.

Når det kommer til all regnskapsførsel er det å ha et godt system utrolig viktig. Om du ikke er systematisk av deg og fort mister kvitteringer og bilag, anbefaler vi å enten ha en regnskapsfører du kan sende kopi til fortløpende, eller benytte deg av hjelpesystemer som gjør jobben enklere.

Hva skjer om jeg ikke bokfører?

Bokføringsloven inneholder informasjon om hva som skjer dersom bokføringsreglene ikke overholdes. Uavhengig om du har brutt reglene med overlegg, eller om det var ubevisst kan du risikere både bøter og i verste fall fengselsstraff om du ikke følger de gjeldende reglene.

Om du er ny på bokføring og er usikker på hvilke regler som gjelder nettopp din form for virksomhet kan det være lurt å ta kontakt med en regnskapsfører som kan bistå deg i starten.

Lovverket er til tider veldig komplekst, og det er en grunn for at det krever høyere utdannelse å bli regnskapsfører. Om du velger å få hjelp, er du i hvert fall sikret at du starter med rett fot, og således slipper den store jobben det kan være å rydde opp i et uryddig regnskap.