Hva er et bilag? Komplett guide (krav, oppbevaring m.m.)

Uavhengig om du driver et stort multinasjonalt selskap, eller bare et lite enkeltmannsforetak er et bilag, noe du bør ha et forhold til om du er regnskapspliktig. 

Et bilag kan ganske enkelt forklares som den dokumentasjonen som legger grunnlaget for bokføringen i regnskapet ditt. Det kan for eksempel være en faktura, en timeliste, eller et betalingsbilag (kvittering). 

Det mange kanskje finner litt forvirrende når de prøver å lese seg opp på bilag, og hvordan man fører disse i regnskapet, er at bokføringsreglene ikke bruker ordet bilag i det hele tatt. I lovteksten brukes ordet dokumentasjon isteden.

I praksis brukes disse to ordene om hverandre, der regnskapsførere og regnskapsprogrammer ofte bruker bilag, mens lovteksten og det offentlige bruker dokumentasjon. Det er i hvert fall en og samme ting.

Målet med denne artikkelen er å forklare hva som menes med et bilag, hvilke krav det er til utformingen av et bilag, og hvordan man bør føre de i regnskapet, samt andre ting det kan være greit å vite i forhold til bilag.

Hvilke krav er det til et bilag?

Som beskrevet i innledningen er et bilag i all hovedsak et dokument som har til hensikt å gi nærmere informasjon rundt enten et salg, eller et kjøp firmaet ditt har gjort. Da de forskjellige bilagene danner grunnlaget for regnskapet er det strenge krav til utformingen av denne dokumentasjonen, for at regnskapet ditt skal være gyldig/godkjent. 

Det er Bokføringsloven, og Bokføringsforskriften som definerer hvordan man skal levere dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag). Blant annet kommer fremkommer det av Bokføringsloven § 10 at;

“Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter.”

Med andre ord er noe av det viktigste ved et bilag at det dokumenterer de faktiske forhold rundt transaksjonen (hva, hvem, hvor mye), og at det ikke skal være tvil om at bilaget har tilknytning til virksomheten din, og ikke stammer fra en privat handel. Det er heller ikke lov til å endre et bilag etter det er produsert.

En av de mest brukte bilagene både for kjøp og salg er en faktura. I lovteksten kalles dette et salgsdokument, og det er også her strenge retningslinjer for hva en faktura minimum skal inneholde. 

I Bokføringsforskriften § 5 – 1 – 2  blir det henvist til en syv-stegs liste med de tingene et salgsdokument minimum må inneholde, de er som følger;

1. Nummer og dokumentasjonsdato*.
2. Angivelse av partene.
3. Ytelsens art og omfang.
4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen.
5. Vederlag og betalingsforfall.
6. Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven §11 -1 annet, eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: “omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet”.

Dokumentasjonsdato er dato for utstedelse av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift.

Ikke dokumenter for dårlig – det kan koste deg dyrt

Du sitter nå kanskje igjen med en følelse av at dette høres vanskelig ut å etterfølge, men frykt ikke. Dette er stort sett det som fremkommer på en vanlig faktura du mottar, enten det er fra mobiloperatøren din, strømregning eller andre type fakturaer. Allikevel er det visse ting det kan være greit å være OBS på.

Om du jobber som konsulent

Om du jobber som konsulent og fakturerer timer til dine kunder er særlig punkt 3, og 4 (i syv-punkts listen over) viktige å passe på at blir ordentlig belyst. Om du sender en faktura til en kunde og den eneste forklaringen du har er “timer fakturert”, eller “konsulenttjenester” er dette ikke en god nok beskrivelse av ytelsens art. Det du da risikerer i et eventuelt bokettersyn er at skatteetaten ikke finner fakturaen gyldig, som igjen kan resultere i at du ikke får momsfradrag eller andre ytelser du har krav på.

Det samme gjelder for punkt 4. Det er et krav om at du kan dokumentere at du har jobbet de timene du faktisk fakturerer for. Pass derfor på å belyse disse syv punktene godt nok. Det er nemlig mange konsulenter som har gått i fella ved å ikke dokumentere tilstrekkelig – det kan bli dyrt.

Vedlegg i de tilfellene som krever mer dokumentasjon

Et annet tips, som mange ikke er klar over, er at du kan lage et vedlegg til bilaget i regnskapet. I et slikt vedlegg er det vanlig å skrive utfyllende informasjon som er nødvendig for å forklare det som står i bilaget.

Om du som mange andre fører regnskapet ditt i et faktura eller regnskapsprogram kan det være smart å finne ut hvordan du lager et vedlegg til bilagene dine. Det er lagt opp mulighet for dette i stort sett alle seriøse programmer, men fremgangsmåten varierer fra program, til program.

Bilag blir mye enklere med et regnskapsprogram

Det er ikke noe i veien for å føre bilag manuelt, på den tradisjonelle måten. Det krever allikevel en viss form for struktur, og orden for at det skal bli rett. Husk at det kan bli dyrt å miste en kvittering, og om du er av typen som ikke nødvendigvis har alt på stell i en travel hverdag er det absolutt anbefalt å benytte seg av et regnskapsprogram. 

Det stilles også strenge krav til oppbevaring av bilagene (bedre forklart senere i artikkelen) og disse er mye enklere å innfri elektronisk.

De fleste moderne regnskapsprogram gjør livet mye enklere for oss som driver en bedrift. Om du for eksempel har kjøpt et nytt kamera for bedriftsfotografering, måtte du på den gamle måten tatt vare på kvitteringen og skrevet et bilag der du forklarer kjøpet, stifter på kvitteringen, nummerer og lagrer i en perm der du har alle bilagene dine samlet. I moderne regnskapssystemer kunne du tatt et bilde av kvitteringen med mobiltelefonen, lastet den opp, og regnskapsprogrammet ville automatisk bilagsført kjøpet. Ting blir rett og slett mye enklere.

En annen fordel man har med regnskapsprogrammer er at de kontinuerlig blir oppdatert til å følge gjeldende lovgivning. Man har derfor en slags mini-regnskapsfører som holder deg i hånda gjennom hele prosessen, og du trenger ikke bekymre deg over at du ikke inkluderer ting som er påkrevd. 

Om vi som eksempel tar tilfellet ovenfor, altså det å fakturere timer til en kunde. Er det mye informasjon som er påkrevd. I et godt regnskapssystem hadde ikke systemet latt deg produsere en faktura uten å ha tilfredsstillende informasjon på alle de syv punktene (nevnt i avsnitt 6 i “hvilke krav er  det til et bilag?”) og man kan derfor være sikker på at ting blir gjort helt etter boka.

Mange tror det er dyrt med et godt regnskapsprogram. Det er ikke nødvendigvis sant. For de aller fleste små- og mellomstore bedrifter er dette en overkommelig kostnad. Fiken, og Visma eAccounting som er to av de største leverandørene i dette segmentet koster fra. 169 til 179 kr/mnd. Noe som skal sies å være godt brukte penger. Det anbefales på det sterkeste om du har en viss mengde bilag i løpet av en måned, og om du helst bruker tiden din på noe annet en regnskap.

Krav til oppbevaring av bilag

Kravet til oppbevaring bunner i at du skal kunne vise til og dokumentere tallene du fører i regnskapet. Uten gyldig og tilgjengelig dokumentasjon vil ikke regnskapet ditt bli godkjent ved tilsyn. Kravene til informasjon, sporbarhet og lesbarhet gjelder for all regnskapsinformasjon.

Allikevel skiller Bokføringsloven på primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon, når det kommer til kravet om oppbevaringstid.

Primærdokumentasjon

Med primærdokumentasjon menes hovedsakelig bilagene/grunnlaget for selve bokføringen. Det er med andre ord fakturarer, kvitteringer, utleggskjemaer, reiseregninger og lingende.

Siden dette på mange måter er byggesteinene for regnskapet er det krav om at denne informasjonen oppbevares i minimum fem år etter regnskapsårets slutt.

Sekundærdokumentasjon

Med sekundærdokumentasjon menes all dokumentasjon som ikke direkte er knyttet til poster i regnskapet ditt. Det er med andre ord ting som kontrakter, ordresedler, avtaler eller eposter med viktig informasjon.

Merk at i noen tilfeller kan sekundærdokumentasjon bli primærdokumentasjon som følge av at primærdokumentasjonen ikke inneholdt tilstrekkelig informasjon. Hvis du for eksempel sender en faktura hvor det står “salg i henhold til avtale” vil også selve avtalen det refereres til også anses som primærdokumentasjon, og må da oppbevares like lenge som fakturaen.

Om du oppbevarer bilagene fysisk (på papir)

Papirbilag må lagres på en måte som er sikret for brann, tyveri og annen skade. I praksis oppbevarer de aller fleste bilagene i en perm på kontoret, men vit, at du er selv ansvarlig for å oppbevare bilagene forsvarlig i henhold til lovgivningen.

Elektronisk oppbevaring (ikke regnskapsprogram)

Om du ønsker å lagre bilagene dine elektronisk må det være på norsk jord (enten det er lokalt på PCen eller på en norsk server). I følge Bokføringsloven er du pålagt å ta sikkerhetskopi av elektroniske bilag, slik at ikke dokumentasjonen går tapt om PCen din blir ødelagt.

Oppbevaring om du bruker et regnskapsprogram

De aller fleste moderne regnskapsprogram lagrer all regnskapsinformasjon i minimum ti år. Om du bruker et regnskapsprogram slipper du derfor å tenke på kravene om oppbevaring.

Nummerering av bilag

Det er et krav om at bilagene må systematiseres på en måte som gjør det mulig å kontrollere regnskapet ved et eventuelt bokettersyn. Bilagene skal derfor være fortløpende nummerert, uten hull i nummerrekken.

Ved bokettersyn skal alt som er bokført i regnskapet ditt kunne knyttes til bilag som du har lagret enten fysisk eller digitalt, ved å se på bilagsnummeret. Det er fordi det skal være mulig å kontrollere tallene du rapporterer til myndighetene når du sender inn MVA-melding, skattemelding, næringsoppgave, osv.

Språk

Den dokumentasjonen du produserer selv (for eksempel en faktura du sender til en kunde) skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det er i utgangspunktet ikke språkkrav til bilag du mottar (for eksempel en inngående faktura), men myndighetene kan kreve at bilag på andre språk enn norsk, svensk, dansk og engelsk må oversettes til et av disse språkene.