Regnskapsfører til fastpris: Lønner det seg?

Vil du vite nøyaktig hva det koster for regnskapsføring – hver eneste måned? Vel, det er faktisk mulig med regnskapsfører til fastpris. Men er det virkelig så enkelt? Du som driver en bedrift vet hvor viktig det er å ha kontroll på utgiftene. Regnskap- og bokføring er en nødvendig kostnad, men ofte kan regningen variere fra måned til måned om du velger å betale per time.

Men lønner det seg egentlig med fastpris på regnskapsføring? Vi ser nærmere på fordeler og ulemper, samt hva du bør være obs på før du bestemmer deg.

Hva er egentlig fastpris på regnskapsføring? 

Regnskapsfører til fastpris er akkurat som det høres ut. Du betaler en fast sum hver måned, uansett hvor mye eller lite jobb du har til den eksterne regnskapsføreren din. Det er litt som å ha et abonnement på Netflix. Men istedenfor at du kan streame ubegrenset med filmer, kan du heller benytte deg av regnskapsføreren din så mye du vil.

Beløpet på fakturaen din forblir likevel det samme. Det spiller ingen rolle hvor mange timer regnskapsføreren bruker på regnskapet ditt eller hvor mange transaksjoner du har i denne perioden. Nesten iallefall – de fleste regnskapsbyråer har en viss begrensning for hvor mange bilag du kan sende inn i en gitt periode.

Fastpris vs. andre vanlige prismodeller

Nå lurer du kanskje på hvilke andre alternativer du har. Mange regnskapsbyråer har lenge tatt timebetaling for tjenestene sine. Men du kan faktisk betale regnskapsføreren din på flere måter. Vi anbefaler at du tar en titt på de vanligste prismodellene, sånn at du kan sammenligne dem. Da ser du hva som passer best for deg og bedriften din.

Fastpris vs. andre vanlige prismodeller:

• Timepris: Du betaler for den tiden som regnskapsføreren bruker på regnskap og bokføring. Timeprisen kan selvsagt variere, men den ligger ofte mellom 700 og 1500 kroner. Fordelen med denne prismodellen er at du bare betaler for faktisk utført arbeid. Ulempen er at det kan være uforutsigbart, og at du risikerer høye regninger i travle perioder. Les mer om timepris her.
• Transaksjonspris: Du betaler en fast sum per bilag eller transaksjon som bokføres. Det kan være gunstig for bedrifter med få, men store transaksjoner. Det kan derimot bli dyrt for bedrifter med mange små transaksjoner. Mange som betaler timepris må også betale per bilag eller transaksjon.
• Hybridmodeller: Noen regnskapsførere tilbyr en kombinasjon av fastpris på enkelte oppgaver og timepris på andre. Du kan for eksempel betale en fastpris på årsregnskapet, samtidig som du betaler en gitt sum per bilag.

Du må passe på at prismodellen du velger passer til bedriftens behov og planer om videre vekst. Det er nemlig fordeler og ulemper ved alle av dem. Derfor er det viktig å tenke seg nøye om og vurdere alle alternativer før du bestemmer deg. Husk også å lese det som står med liten skrift. Du bør spørre spesifikt om hva som er inkludert i prisen og hva som eventuelt koster ekstra.

Hvilke regnskapstjenester er inkludert i fastprisavtaler?

Nøyaktig hva som er inkludert i fastprisavtalen kan selvsagt variere mellom ulike regnskapsbyråer. Likevel er det enkelte tjenester som ofte går igjen. Du bør først og fremst tenke over hvilke tjenester du har mest bruk for. Deretter bør du sjekke hvilke tjenester som vil koste deg mest penger hvis du ikke velger fastprisavtale. Da blir det mye enklere å vurdere hvilken regnskapsfører til fastpris som passer best for virksomheten din.

Typiske tjenester som ofte inkluderes i en fastprisavtale er:

• Løpende bokføring av alle bilag
• Avstemming av kontoer
• MVA-rapportering
• Lønnskjøring (ofte med en begrensning på antall ansatte)
• Årsoppgjør og utarbeidelse av årsregnskap
• Innsending av skattemelding for næringsdrivende
• Utarbeide ligningspapirer
• Løpende rådgivning og spørsmål om daglig regnskap
• Tilgang til regnskapssystem

De ulike regnskapsbyråene kan ha visse begrensninger for de forskjellige tjenestene. Noen kan for eksempel begrense antall bilag før det påløper ekstra kostnader. Andre tilbyr kanskje mer omfattende rådgivning eller mer avanserte rapporteringsverktøy. Derfor er det alltid lurt å gå gjennom avtalen i detalj og stille spørsmål hvis noe er uklart.

Les også

Slik finner du en billig regnskapsfører

Fordeler med regnskapsfører til fastpris 

Det er mange gode grunner til å gå for fastpris på regnskapsføring. Og den aller største fordelen er nok forutsigbarhet i kostnader. Det blir dermed også mye enklere å sette opp et realistisk budsjett og planlegge fremover, uten å måtte gjette hva utgiftene for regnskapet blir. Du får bedre kontroll over økonomien og kan heller fokusere på å drive bedrift.

På lang sikt kan fastpris faktisk gi deg en lavere totalkostnad. Hvordan? Jo, regnskapsføreren din får et insentiv til å jobbe mer effektivt. De tjener jo ikke mer på å bruke ekstra tid på oppgavene. Samtidig kommer det stadig smartere løsninger for å automatisere regnskapstjenester og bokføring, for eksempel AI-gjenkjenning av bilag. 

Disse løsningene gjør det enklere for regnskapsførere å kutte ned på tidsbruken – og dermed også kutte ned på prisen. Regnskapsfører må selvsagt gå gjennom bilagene og kvalitetssikre, men den totale arbeidsmengden blir redusert. Bedriften får likevel full oppmerksomhet der det kanskje er aller viktigst – nemlig økonomisk rådgivning og veiledning.

Ulemper og potensielle fallgruver 

Nå som vi har skrytt litt av fastprismodellen, er det på tide å se på ulempene og potensielle fallgruver. Fordi ja, det er en del ting som du bør være obs på før du velger regnskapsfører til fastpris. Du må blant annet være obs på risikoen for skjulte kostnader. Vær obs på avtaler som virker billige, men som har en hel haug med tilleggstjenester som koster ekstra. 

Eksempler på slike ekstratjenester kan være alt fra årsoppgjør til rådgivning. Plutselig er den “faste” prisen ikke så fast likevel. En annen ting å tenke på er fleksibilitet – eller rettere sagt, mangelen på den. La oss si bedriften din vokser som ugress (gratulerer forresten!). Det kan kanskje bli knotete å justere tjenestene etter hvert som behovene dine endrer seg. Dermed ender du opp med å måtte reforhandle hele avtalen. 

Eller kanskje du har et enkeltmannsforetak med behov for færre tjenester? I så fall kan du risikere å betale fastpris på en haug med regnskapstjenester som du kanskje ikke trenger. Hvis du betaler 5000 kr for et abonnement på regnskapstjenester, men du bare har 10 bilag – da blir bokføringen ganske dyr. I slike tilfeller kan timepris eller transaksjonspris være mer gunstig.

Og husk at det er ditt ansvar å ha kontroll på økonomien og følge med på regnskapet, enten du velger fastpris eller ikke.

Hvem passer fastpris på regnskapsføring best for? 

Fastpris er ofte et godt valg for små og mellomstore bedrifter. Har du en virksomhet med 5-10 ansatte? Da kan fastpris være midt i blinken. Du får forutsigbarhet i kostnadene og slipper å bekymre deg for høye regnskapskostnader. Men pass på underveis! Hvis bedriften din er i vekst, kan behovene dine fort overgå eventuelle begrensninger i fastprisavtalen din.

Nettopp derfor er også viktig å tenke på vekstfasen til selskapet ditt. Er du i en stabil fase der ting går sin vante gang? Da kan fastpris gi deg den roen du trenger for å fokusere på driften. Men hvis du er i en heftig vekstfase – der alt endrer seg fra måned til måned – kan en mer fleksibel prismodell med bedre muligheter for økonomisk rådgivning være mer riktig.

Til syvende og sist handler det om å kjenne din egen bedrift. Er forutsigbarhet viktigere enn fleksibilitet for deg akkurat nå? Da kan fastpris være veien å gå. Men husk at det som passer for deg i dag, kanskje ikke er en like god løsning i morgen. Du bør derfor være åpen for å revurdere etterhvert som bedriften din utvikler seg.

Les også

Hva koster regnskapsfører for et lite AS? Enkel guide

Er regnskapsfører til fastpris riktig for din bedrift?

Det er flere ting du må tenke over før du velger en regnskapsfører til fastpris. Du bør for eksempel ta en titt på transaksjonsvolumet ditt. Hvor mange bilag har du egentlig i måneden? Er det snakk om et par hundre eller bare et par stykker? Fastpris kan spare deg mye penger om du har mange bilag, ettersom du slipper å betale ekstra for hver transaksjon.

Det kan derimot hende at du betaler for mer enn du bruker, dersom du har få transaksjoner og bilag. Det blir som om du betaler for en “all you can eat” buffet, selv om du bare spiser en liten salat. Enkelte regnskapsbyråer tilbyr imidlertid forskjellige fastpriser for å tilrettelegge for virksomheter i forskjellige størrelser. Du bør derfor passe på at regnskapsføreren tar hensyn til bedriftens reelle behov før du inngår en fastprisavtale.

Og hvor komplisert er egentlig økonomien din? Har du et enkelt regnskap med få kontoer og oversiktlige transaksjoner? Da kan fastpris være midt i blinken. Men hvis regnskapet ditt er et puslespill med tusen biter – der omtrent hver transaksjon er komplisert –  ja da bør du nok vurdere en mer fleksibel løsning.

Sist, men ikke minst: Ikke gå for det første og beste tilbudet du får. Shop litt rundt før du velger regnskapsfører, enten du vil ha fastpris eller ikke! Vi anbefaler at du sammenligner tilbud fra ulike leverandører. Og ikke bare se på prisen – sjekk nøye hva som faktisk er inkludert. 

Noen ganger kan det tilbudet som virker dyrest faktisk være det beste, rett og slett fordi du slipper å betale ekstra for tilleggstjenester.

Dette bør du sjekke før du velger regnskapsbyrå

Hva er egentlig inkludert i regnskapsføring til fastpris? Er det bare den daglige bokføringen, eller får du årsoppgjør og skattemelding med på kjøpet? Du bør be om alle detaljer og få alt skriftlig. Ikke glem å undersøke hvilket regnskapsprogram som blir brukt. Er den kompatibel med dine behov? Kan du få tilgang til regnskapet når som helst?

Sjekk også hvordan fastprisavtalen eventuelt tar høyde for sesongvariasjoner. For eksempel, hvordan påvirkes fastprisen av at du har høysesong om sommeren og lavsesong om vinteren? Og hva med uforutsette hendelser? La oss si at bedriften din plutselig får rask og uventet vekst. Hvordan håndterer regnskapsbyrået det? Er det enkelt å oppgradere avtalen eller må du betale for ekstra tjenester i en lengre periode?

En god regnskapsfører er en verdifull sparringspartner for bedriften. Pass derfor på at du velger noen som du kan ha et godt samarbeid med.

Les også

Beste regnskapsprogram: Se de 10 beste for små og mellomstore bedrifter

Tips for å få mest mulig ut av en fastprisavtalen din

Har du bestemt deg for å gå for regnskapsføring til fastpris? Så bra! Men hvordan sikrer du deg at du får mest mulig verdi for pengene dine? Jo, du bør først og fremst være krystallklar på hva du trenger helt fra starten av. Aller helst bør alle oppgaver, forventninger og ønsker være avklart før dere inngår et samarbeid. 

Her er noen gode tips som kan hjelpe deg å få det beste ut av avtalen din.

• Snakk med regnskapsføreren din jevnlig: Jo mer regnskapsføreren vet om bedriften din, desto bedre hjelp kan du få. Det kan derfor være smart å ringe eller sende epost jevnlig for å dele tanker og planer for bedriftens økonomi.
• Ha god kontroll på oppgavene dine: Du bør passe på at du sender inn bilag og annet som regnskapsføreren din trenger til rett tid. Husk å melde fra om endringer i driften som kan påvirke bokføringen og regnskapet.
• Vurder avtalen regelmessig: Vi anbefaler at du går gjennom avtalen ved jevne mellomrom for å sjekke at tjenestene fortsatt matcher bedriftens behov. I tillegg bør du gå gjennom alle rapporter du mottar fra regnskapsføreren og spørre om forklaring på det du eventuelt ikke forstår.

Ikke vær redd for å være pirkete. Er det noe som ikke fungerer så bra? Vil du ha flere rapporter? Trenger du hjelp med budsjettering? Si ifra! Husk at en god fastprisavtale skal gjøre livet ditt enklere, ikke vanskeligere.

Konklusjon: Ja, det kan ofte lønne seg med regnskapsfører til fastpris

Regnskapsføring til fastpris kan være en smart løsning som lønner seg for mange bedrifter – men ikke for alle. Fastprisavtaler kan for eksempel være midt i blinken for både små og mellomstore bedrifter som ønsker forutsigbarhet. Men det er likevel viktig at du tar en grundig vurdering av bedriftens behov og fremtidsplaner før du bestemmer deg.

Det viktigste er at du får en avtale som passer for deg og din bedrift, uansett hvilken prismodell du velger. En god regnskapsfører skal være en verdifull sparringspartner, ikke bare en utgiftspost på budsjettet ditt.