Regnskap for sameie og borettslag: Komplett guide (krav m.m.)

Mange nordmenn velger å bo i sameie og borettslag. Disse er ofte rimelige og gode løsninger, men allikevel kommer det litt ekstra arbeid med. En av oppgavene her er selvfølgelig at noen av beboerne skal sitte i et styre. Her avgjøres fremtiden for sameiet, deriblant i henhold til regnskapet som har blitt ført gjennom året.

Men hvordan og hvem er det som egentlig fører regnskapet? I mange tilfeller er dette personer som lærer seg elementene etter hvert som regnskapet føres. Det kan i noen situasjoner gå bra, men det finnes også flere skrekkhistorier der ute med feilbudsjettering som følge av et dårlig regnskap blant annet.

Et sameie skal tross alt kreve inn felleskostnader, samt disponere midler til for eksempel maling, vaktmestertjenester, og diverse prosjekter for boligenhetene. Da kan det lønne seg å benytte en ekstern regnskapsfører eller forretningsfører. Det er tross alt mange prosesser i regnskap for sameie og borettslag en ikke tenker over i farten, og det kan være nyttig med hjelp her.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom de oppgavene som regnskap for sameie og borettslag byr på, samt hvordan disse best kan takles. Er det mulig å gjøre regnskapet selv, eller bør regnskap for sameie og borettslag helst settes ut til en profesjonell regnskapsfører?

Motta 3 gratis tilbud på regnskapsfører

Har du vært i styret for et sameie eller borettslag tidligere, så vet du hvor utfordrende regnskapet kan være. Her er det tross alt ingen som ønsker å ta det på seg, samtidig som det også kan være utfordrende å finne en dyktig regnskapsfører. Fyller du i skjemaet her på siden kan du derimot motta 3 gratis tilbud på regnskapsfører.

Alt du trenger å gjøre er å oppgi litt informasjon om dine behov, samt området ditt sameie eller borettslag befinner seg i. Påfølgende vil du motta 3 gratis og uforpliktende tilbud på regnskapsfører over e-post. Disse er altså helt risikofrie, og dere kan takke nei til samtlige om ønskelig. Allikevel er dette dyktige regnskapsførere til en rimelig pris, og du får dessuten en god oversikt.

Dette kan regnskapsfører hjelpe sameie og borettslag med

En regnskapsfører er en god hjelp til regnskap for sameie og borettslag. For der ingen egentlig hverken har lyst til å gjennomføre oppgavene, eller sitter på ekspertisen til det, så er regnskapsfører et godt alternativ. Nedenfor har vi gått gjennom de tingene en regnskapsfører kan hjelpe sameie og borettslag med.

Innkreving av felleskostnader

Alle som bor i et sameie eller borettslag vet at noe av grunnlaget for at det er rimeligere å bo der enn i hus er at alle i sameiet går sammen om oppdateringer og oppgraderinger på byggemassen. Ved felles innkjøp kommer også lavere priser i snitt. For å kunne sørge for dette er det derimot slik at sameiet eller borettslaget vil kreve inn felleskostnader.

Disse går for eksempel til TV og internett, måketjenester, vedlikehold av bygg, renovasjon, og ikke minst dekking av gjeld, dersom sameiet eller borettslaget har det. Mange går inn i et slikt forhold med ideen om at lave felleskostnader og gjeld er bra. Driver en med regnskap for sameie og borettslag vet en derimot at dette ikke nødvendigvis er riktig.

Høye felleskostnader og gjeld kan tyde på at store utbedringer er gjort at sameiet eller borettslaget dekker mange kostnader. På den andre siden kan lave felleskostnader og lav gjeld tyde på at enten mye må gjøres i fremtiden eller at beboerne selv må dekke en god del. Det er uansett situasjon helt essensielt at felleskostnadene kreves inn for å dekke kostnadene fortløpende.

Effektiv innkreving av felleskostnader skjer best gjennom et profesjonelt system. En regnskapsfører kan blant annet sette opp et system for fakturering som gjør det enkelt for beboerne å betale i tide og gjennom digitale løsninger blant annet. Det er også mulig å kreve inn felleskostnader gjennom papirfakturaer naturligvis, for beboere som ønsker det.

Betaling av fakturaer

Innkreving av felleskostnader er viktig å gjøre i tide, slik at sameiet eller borettslaget har nok inntekter til å dekke de mange utgiftene. Enten en skal betale for TV og internett, eller akkurat har byttet ut alle inngangsdører, så vil det i ethvert borettslag eller sameie være en rekke inngående fakturaer som dukker opp hvert eneste år.

Disse skal derimot ikke bare innbetales med fellesmidlene, men en er også nødt til å føre fakturaene i regnskap for sameie og borettslag. Dette er ikke nødvendigvis en veldig vanskelig oppgave, men det kan være tidkrevende. Til tider er det derimot også vanskelig, når en tenker over hvilke kontoer kostnader skal føres på, og ikke minst situasjonen rundt MVA.

Et regnskapssystem er unektelig best å benytte seg av her for et enklere regnskap. Allikevel vil det fortsatt dukke opp en god del utfordringer, og da kan det være lurt å også ha en regnskapsfører med på laget her. Betalingen av selve fakturaene kan en eventuelt gjøre selv, men for å få et ryddig regnskap for sameie og borettslag er det best å overlate føringen til profesjonelle.

Budsjetter, rapporter, og årsregnskap

Budsjetter og rapporter er viktige. Noen av disse beholdes internt og viser beboerne i sameiet eller borettslaget at styret tar økonomien på alvor. Samtidig er det andre oppgaver som skal leveres direkte til staten, som både er viktige å levere i tide og med riktig utfylt informasjon. Feil her kan føre til unødvendige ekstrakostnader.

Et profesjonelt årsregnskap er ikke bare viktig for staten, men det er også viktig for nye beboere i borettslaget eller sameiet. For å holde boenhetene attraktive, så er selvfølgelig vedlikehold og utseende på boligene aller viktigst. Det litt mer formelle rundt, da med regnskap i styret til eksempel, er derimot også viktig for mange som søker en boenhet i borettslag eller sameie.

Hvorfor er regnskap for sameie og borettslag viktig?

Utover det faktum at en er lovpålagt å føre regnskap for sameie og borettslag, så finnes det flere andre grunner til hvorfor det er viktig å føre dette. Blant annet gir det en god oversikt over om budsjettene følges, hvilke muligheter borettslaget har for innkjøp, og en oversikt som forteller borettslaget hvor store felleskostnadene bør være.

Oversikt over budsjettene

Et budsjett er spesielt viktig å følge for et borettslag. I privatøkonomien påvirker dårlig oppfølgning av budsjettet tross alt bare deg og din egen familie. Følger en ikke budsjettet i et borettslag eller sameie, så vil konsekvensene påvirke alle beboerne. Det er derfor viktig å ha et godt regnskap for sameie og borettslag som kan fungere som et styringsverktøy for budsjettene.

Ved hjelp av regnskapet kan en tydelig se at for eksempel borettslaget enten vil gå over eller under de prosjekterte resultatene. Da fungerer også et oversiktlig regnskap som en god påminnelse for hvordan borettslaget eller sameie bør takle budsjettene i det neste året som kommer.

Muligheter for innkjøp

Et godt regnskap for borettslag og sameie gir også en god en oversikt over hvilke innkjøp en kan gjøre. Dersom det står noen hundre tusen til overs i budsjettet, så kan en for eksempel diskutere om dette skal brukes til nye vinduer for å spare beboerne på strømregningene. En kan også investere i nye apparater på lekeplassen.

Ved et rotete og uoversiktlig regnskap vet en ikke hvilke muligheter en har for innkjøp. Da kan det tross alt bli veldig risikofylt å gjøre hoderegning og gjette seg til at borettslaget eller sameiet har nok penger til det ene og det andre. Et ryddig regnskap kan tross alt vise at det samme borettslaget eller sameiet bør vente til neste år med innkjøpet.

Fastsetting av felleskostnader

Et borettslag eller sameie bør først og fremst ikke gå i minus. Det er derimot vanskelig å vite dette helt sikkert uten et ryddig og oversiktlig regnskap som gjør at en krever inn riktige felleskostnader. Ved hjelp av regnskapet kan styret se akkurat hvor mye som brukes på vedlikehold, og dermed også hva felleskostnadene bør være.

Da kan en fastsette felleskostnadene etter hvilke utgifter en har til vedlikehold, pluss kostnadene rettet mot fellesgjelden. Dette gir et klart og tydelig bilde, slik at for eksempel nye beboere ikke blir skuffet dersom felleskostnadene økes betraktelig grunnet et tidligere dårlig regnskap.

Bedre regnskap for sameie og borettslag

Regnskap for sameie og borettslag er kanskje ikke like komplisert som for en bedrift, men det er allikevel utfordrende. Der en selvfølgelig ikke vil ha lønnskjøring for eksempel, så er det fortsatt krav til føring av fakturaer, innkreving av felleskostnader, fastsetting av budsjett, innkjøp, og mye mer som her skal vurderes.

Ofte er dette av privatpersoner som tilfeldigvis endte opp i styret, og som hverken ønsker eller har kompetansen til å føre regnskapet. Derfor er det best å benytte seg av en regnskapsfører til regnskap for sameie og borettslag. Dette sparer beboerne mye hodebry, selv om det selvfølgelig vil være en liten ekstra utgiftspost.

Ved hjelp av en regnskapsfører kan en derimot raskt få oversikt med regnskapet sitt. Da kan en fastsette realistiske felleskostnader, planlegge innkjøp av tjenester for vedlikehold, og overholde alle de frister og regler som staten har satt til regnskap for sameie og borettslag.