Fakturering: Dette må du vite (innhold, nyttigs tips m.m.)

De aller fleste mottar regninger i posten (eller som epost) opp til flere ganger i uken. Det kan være for strøm, internett, et telefonabonnement, eller andre tjenester du har benyttet deg av. Denne regningen er en såkalt faktura. 

En faktura er altså et dokument (enten fysisk eller elektronisk) med et betalingskrav som sendes til kunder for varer eller tjenester man har levert.

Man kan altså se på en faktura både som et salgsdokument som bekrefter at du har levert en tjeneste som kjøper forplikter seg til å betale, hva kjøper forplikter seg til å betale, og som en guide til hvordan kjøper faktisk skal betale for seg.

I Norge er det strenge regler rundt hvordan man skal fakturere. Noe er man pålagt å inkludere i en faktura, og noe faller under god forretningsskikk, eller god bokføringsskikk. I denne artikkelen tar vi for oss de vanligste spørsmålene rundt fakturering.

Hva må en faktura inneholde?

I forskriften om bokføring, kapittel 5-1 “Dokumentasjon av salg av varer og tjenester” er det en rekke paragrafer som legger til grunn hvordan en faktura, eller et såkalt salgsdokument skal utarbeides.

Fakturanummer må forhåndsgenereres

Den kanskje viktigste regelen å huske på om du skal starte å fakturere kunder, er at det er strenge retningslinjer når det kommer til hvordan en faktura skal utstedes. Man bør for eksempel ikke benytte seg av Microsoft Word, eller Excel (tekst og regneark) når man skal opprette en faktura. Grunnen til dette er at det i § 5-1-3 i forskriften om bokføring, blant annet fremkommer at;

Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. – Forskrift om bokføring.

Det betyr at du som selger har to valgmuligheter når du skal fakturere en kunde for et kjøp.

Du kan enten benytte deg av et fakturaprogram som automatisk genererer et fakturanummer og du senere enkelt kan fylle inn informasjon om deg som selger, informasjon om kjøper, samt hva som er blitt levert, og til hvilken pris.

Eller, om du velger å ikke benytte deg av et fakturaprogram kan du benytte deg av forhåndskjøpte fakturablanketter der fakturanummeret er påtrykt, slik at det ikke skal være mulig å fysisk endre fakturanummeret manuelt. 

De aller fleste benytter seg i dag av et fakturaprogram, da disse ofte sørger for å inkludere all lovpålagt informasjon, samt at mange av de har innebygde løsninger for e-faktura som gjør at du slipper postgang, slik du må med blanketter. 

Det varierer hva disse programmene tilbyr, noen er enkle tjenester som bare tilbyr ren fakturering, mens andre er komplekse A-Å regnskapsprogrammer hvor fakturering bare er en liten del av tjenesteutvalget. Det kan være verdt å sette av litt tid til å finne den tjenesten som passer deg, og dine behov best.

Fakturaen må ellers inneholde:

• Dato for salget

Dette er ofte den samme datoen som fakturaen blir opprettet. I bokføringsforskriften § 5-2-2, fremkommer det blant annet at;

“Salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskriften.” -Forskrift om bokføring

Det er altså god bokføringsskikk og utarbeide fakturaen så fort som mulig, men fristen er altså senest en måned etter levering av varen/tjenesten.

• Selgers navn og organisasjonsnummer

Her er det viktig å merke seg at dersom du driver et NUF, AS eller et ASA må ordet “Foretaksregisteret” komme frem på fakturaen. Dette blir som oftest skrevet etter navn, organisasjonsnummer og MVA, for eksempel:

Bedriften AS, org. nr 000 000 000 MVA Foretaksregisteret.

• Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret om du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret (momsregisteret).

For eksempel, se punktet over.

• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer

I bokføringsforskriften § 5-1-2, fremkommer det at denne informasjonen må med. 

Grunnen til dette er blant annet å forhindre at privatpersoner bestiller varer og tjenester via sitt firma. Om motparten derimot er en privatperson, er det helt greit. Da sløyfes selvfølgelig organisasjonsnummeret.

• En klar beskrivelse av varen

I følge skatteetaten er dette ofte en mangelvare som går igjen blant norske bedrifter. “Arbeid utført etter avtale” er etter skattemyndighetenes oppfattelse en veldig upresis formulering.

Sørg derfor for at beskrivelsen av hvilke varer/tjenester som ble levert er tilstrekkelig. Er det timer du har solgt, må du forklare hva disse timene er brukt på.

Her kan det være smart å bruke litt tid på å få en rett beskrivelse da en forståelig beskrivelse er pålagt for at fakturaen skal være gyldig.

• Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten

• Pris med MVA spesifisert i norske kroner

Dersom du på samme faktura har både MVA-pliktige og MVA-frie salg må du spesifisere dette på egne linjer. 

Det samme gjelder ved ulike MVA-satser.

• Total pris

• Betalingsfrist

Som oftest er dette 14 dager, men noen fakturaprogrammer opererer med både lengre frist (30 dager) og kortere frist (10 dager).

Du kan stort sett bruke hvilke forfallsdato du selv ønsker, men det er strenge regler for hvor lang tid det må gå før du kan purre, og/eller sende inkassovarsel.

Fakturaen bør i tillegg inneholde:

• Selger utvidede kontaktinformasjon som;

• Telefonnummer
• Epost 
• Nettside

• Informasjon om purregebyr og eventuell rentesats ved sen betaling, eller om betalingen uteblir.

• Bankkonto for betaling, og eventuelle KID-numre, eller referansenumre som gjelder betalingen.

Hva gjør jeg om det står feil i fakturaen?

Det kan hende en kunde kontakter deg og gjør det oppmerksom på at det står feil beløp i fakturaen, eller det kan hende at en kunde avbestiller, eller returnerer varene han har kjøpt. Hva gjør du i såfall med fakturaen du har sendt? Kan du bare slette den?

Nei, det er ikke lov å slette en faktura etter den er produsert. Om det er feil på en faktura, om så bare småfeil, og du ønsker å korrigere den, må det opprettes en kreditnota.

Kreditnota

I bokføringsloven § 5-2-7 fremkommer det at;

“Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument.” Forskrift om bokføring.

En kreditnota har de samme krav til informasjon som en faktura (så langt det lar seg gjøre), men det er viktig å bemerke seg at det må komme klart frem av dokumentet at det nettopp er en kreditnota. En kreditnota skal bokføres i regnskapet med den datoen den ble laget/produsert.

Aldri krediter deler av en faktura

Å kreditere deler av en faktura er en kjent nybegynnerfeil. Det åpner for svært kompliserte bokføringsfeil som kan ta meget lang tid å rydde opp i. I de fleste moderne faktura programmene er det ikke mulighet for dette, men det er uansett greit å være obs på at hele fakturaen bør krediteres.

Er det en feil, krediter hele fakturaen, og send en ny korrekt faktura.

Fakturasystem

Som du har sett i denne guiden er det en del regler man må følge om man korrekt skal fakturere sine kunder, både i forhold til hvordan en faktura skal se ut, men også i forhold til rapportering, osv.

Vi anbefaler derfor de aller fleste å benytte seg av et regnskaps- eller fakturasystem. Det er relativt beskjedne kostnader knyttet opp til et moderne fakturasystem, og du er da helt sikker på at alt blir gjort etter boka. Alt i alt, forenkler et godt system fakturaprosessen, og du kan fokusere tiden din på andre, kanskje mer produktive ting.