Gratis regnskapsprogram: Komplett guide (nyttige tips m.m.)

Et gratis regnskapsprogram høres ut som den perfekte løsningen når du nettopp har startet bedrift og vil holde kostnadene nede. Problemet er bare at det ikke finnes – i hvert fall ikke slik de fleste ser for seg. Vi har satt oss ned og gått gjennom ulike alternativer for å få et system som er så tilnærmet kostnadsfritt som mulig, inkludert navn, priser og ærlige vurderinger. Målet er å spare deg for den frustrasjonen mange opplever når de innser at «gratis» ikke betyr det de tror.

Finnes det egentlig gratis regnskapsprogram i Norge?

Det korte svaret er nei, egentlig ikke. Det finnes ingen regnskapsprogrammer i Norge som gir deg full regnskapsfunksjonalitet helt gratis, uten noen form for begrensning. Men det du derimot finner er gratis fakturaprogram, gratis prøveperioder hos de store leverandørene og regneark-løsninger som Excel. Ingen av disse er komplette regnskapsprogrammer i seg selv.

Mange nettsider lister opp «gratis regnskapssystem». Men når du graver litt dypere, oppdager du raskt at det er snakk om noe annet. Det er viktig å forstå forskjellen mellom et fakturaprogram og et regnskapsprogram. Og behovene dine avgjør hvilket alternativ som passer. Et fakturaprogram lar deg sende regninger. Men et regnskapsprogram håndterer hele økonomien, inkludert bokføring, MVA-melding, lønnskjøring og årsregnskap.

• Gratis fakturaprogram: lar deg lage og sende fakturaer, men ikke føre regnskap
• Gratis prøveperioder: gir deg full tilgang i 14–30 dager, deretter må du betale
• Excel og regneark: kan fungere for svært små bedrifter, men regnes ikke som god bokføringsskikk
• Gratis regnskapssystem: finnes ikke med full funksjonalitet i Norge

Når det er sagt, så finnes det absolutt rimelige alternativer for deg som vil holde kostnadene nede. Flere av de mest populære regnskapsprogrammene i Norge har veiledende priser fra bare noen hundrelapper i måneden. Vi går gjennom de konkrete alternativene lenger ned i artikkelen.

Gratis fakturaprogram – hva får du egentlig?

Det finnes et par genuint gratis fakturaprogram på det norske markedet. Nettgiro og Debet Faktura er to av de mest kjente, og begge lar deg opprette og sende fakturaer uten å betale noe. Systima tilbyr i tillegg gratis EHF-fakturering, noe som er et krav dersom du fakturerer offentlige virksomheter.

Disse programmene er perfekte dersom alt du trenger er å sende regninger til kundene dine. Du får oversikt over sendte fakturaer, kan følge med på hvem som har betalt, og du slipper å lage fakturamaler selv. Problemet oppstår når du trenger mer enn bare fakturering.

• Fakturering: Du kan lage og sende ubegrenset antall fakturaer gratis
• Kundeoversikt: Hold styr på alle kundene dine og betalingsstatusen
• EHF-støtte: Send elektroniske fakturaer til offentlige og private mottakere
• Begrensninger: Ingen bokføring, MVA-rapportering eller lønnskjøring inkludert

Du kan altså ikke bruke et gratis fakturaprogram som eneste verktøy for regnskapet ditt, med mindre du har så lav omsetning at du ikke har bokføringsplikt. Har du under 50 000 kr i omsetning per år og færre enn 600 bilag, kan du i teorien klare deg med et fakturaprogram og et enkelt regneark. Men du må likevel ha kontroll på inntekter og utgifter til skattemeldingen din.

Gratis prøveperioder hos regnskapssystemer

Det nærmeste du kommer et gratis regnskapsprogram i Norge er gratis prøveperioder som alle de store leverandørene tilbyr. Her får du full tilgang til alle funksjoner i en begrenset periode, vanligvis mellom 14 og 30 dager. Prøveperiodene er helt uforpliktende, og du trenger som regel ikke legge inn betalingsinformasjon for å komme i gang.

Du kan bruke prøveperioden til å teste ut programmet skikkelig, legge inn bilag, sende fakturaer og se hvordan grensesnittet fungerer. Det lønner seg å teste to eller tre programmer før du bestemmer deg. Brukervennligheten varierer mye mellom de ulike leverandørene.

• Fiken: 30 dager gratis prøveperiode, deretter fra 209 kr/mnd (ekskl. mva), kjent for svært god kundeservice
• Conta: 30 dager gratis, deretter fra ca. 189 kr/mnd, vant Regnskap Norges pristest i 2023
• Tripletex: 14 dager gratis, deretter fra ca. 199 kr/mnd, populært blant mellomstore bedrifter

Du må være obs på at prisene vi nevner er grunnpriser. De fleste programmene tar ekstra betalt for tilleggsfunksjoner som lønnskjøring, bankintegrasjon og årsoppgjør. Du bør derfor alltid regne ut totalkostnaden for akkurat din bedrift, ikke bare sammenligne grunnprisene. Et program til 189 kr i måneden kan fort bli dyrere enn et til 209 kr, dersom du trenger mange tilleggsmoduler.

Kan du bruke Excel som gratis regnskapsprogram?

Mange bedriftseiere vurderer å bruke Excel eller Google Sheets for å holde styr på regnskapet. Det er forståelig. Regneark er rimelige, fleksible og noe de fleste kan fra før. Noen bruker ferdige regnskapsmaler for Excel, mens andre lager sine egne løsninger med formler og kolonner for inntekter og utgifter.

For helt små virksomheter kan Excel teknisk sett fungere som et supplement. Har du svært få transaksjoner og ikke er MVA-registrert, kan du føre opp inntekter og utgifter i et regneark. Men det er viktig å vite at skattemyndighetene ikke anser Excel som god bokføringsskikk dersom du har mer enn noen få bilag.

• Excel har ingen innebygd MVA-rapportering eller kobling til Altinn
• Du kan ikke kjøre lønn eller sende inn a-melding fra et regneark
• Dokumenter i Excel kan enkelt endres i ettertid, noe som bryter med bokføringslovens krav til sporbarhet
• SAF-T-filen som skattemyndighetene kan kreve ved bokettersyn lar seg ikke generere fra Excel

Et annet problem med Excel er at det er tidkrevende. Du må lage alle formler selv, og risikoen for feil øker jo mer kompleks bedriften blir. En enkel tastefeil i en formel kan gi feil i hele regnskapet, og slike feil er vanskelige å oppdage i etterkant. Profesjonelle regnskapsførere vil heller ikke jobbe i Excel. Konklusjonen er at Excel kan fungere som en midlertidig nødløsning helt i starten, men du bør planlegge å gå over til et regnskapsprogram så raskt som mulig.

Les også

Se hvilke regnskapsprogrammer er best for bedriften din? Stort test og sammenligning

Ulempene med gratisløsninger

Det er fristende å velge den billigste løsningen når du starter opp en virksomhet, og det er fullt forståelig. Men gratisløsninger har noen store ulemper som kan koste deg dyrt i lengden. Vi har allerede nevnt begrensningene i fakturaprogram og Excel, men det er flere ting du bør tenke over.

Gratis løsninger mangler som oftest integrasjoner med bank, Altinn og andre systemer du bruker i hverdagen. Disse integrasjonene sparer deg for enormt mye tid. Bankintegrasjon lar regnskapsprogrammet hente inn transaksjoner automatisk, matche dem mot fakturaer og foreslå bokføring, helt uten manuelt arbeid fra din side.

• Manglende integrasjoner: Du må gjøre alt manuelt, noe som tar mye tid
• Ingen automatiske påminnelser: Du risikerer å glemme frister for MVA-melding og andre innleveringer
• Begrenset kundeservice: Gratis tjenester tilbyr sjelden samme hjelp som betalte regnskapsprogram
• Vanskelig å skalere: Du må uansett bytte til et betalt program når bedriften vokser

Det er også viktig å vurdere verdien av din egen tid. Mange gründere bruker timevis på å føre regnskap i løsninger som ikke fungerer optimalt, i stedet for å bruke den tiden på å tjene penger. Et betalt regnskapsprogram til noen hundrelapper i måneden kan frigjøre tid som er verdt mye mer enn kostnaden.

Les også

De fleste virksomheter er bokføringspliktige – se hvordan du gjør det

Et ryddig regnskap er viktig for bedriften din

Uansett hvilket verktøy du velger, er det viktig at regnskapet ditt er ryddig og oppdatert. Regnskapet er ikke bare noe du gjør for skattemyndighetene. Det er et av de viktigste styringsverktøyene du har som bedriftseier. Et godt regnskap gir deg oversikt over hvordan bedriften faktisk presterer og hjelper deg med å ta bedre beslutninger.

Investorer og banker ser også på regnskapet ditt når de vurderer om de vil samarbeide med deg. Et rotete regnskap sender et dårlig signal, mens et ryddig regnskap bygger tillit. Du slipper dessuten å bekymre deg for bøter og tilleggsskatt dersom skattemyndighetene skulle komme på kontroll.

• Et oppdatert regnskap gir deg oversikt over lønnsomheten i bedriften
• Du oppdager problemer tidlig og kan justere kursen
• Banker og investorer får raskt innblikk i bedriftens økonomi
• Du unngår kostbare feil som kan resultere i bøter fra skattemyndighetene

Alt dette taler for å investere i et skikkelig regnskapsprogram fra starten av. Prøveperiodene er uansett gratis. Du risikerer ingenting ved å teste ut de største programmene og finne det som passer for deg.

Bør du velge en regnskapsfører i stedet?

For mange bedrifter er svaret ja – særlig når virksomheten begynner å vokse. En godkjent regnskapsfører kan få unnagjort oppgavene langt raskere enn deg. Du får da også en trygghet for at alt blir gjort riktig, slik at du slipper å bekymre deg for konsekvensene av feil.

Det er derimot ikke nødvendig for alle. Har du et lite enkeltpersonforetak med få transaksjoner, kan du fint klare regnskapet selv med et brukervennlig regnskapsprogram som Fiken eller Conta. Disse programmene er laget for at «vanlige folk» skal kunne føre regnskap uten regnskapsbakgrunn.

• Regnskapsfører lønner seg når bedriften har mange ansatte eller komplekse forhold
• Timepris for regnskapsfører ligger vanligvis mellom 800 og 1500 kr (pluss mva)
• En mellomløsning er å gjøre det meste selv og la regnskapsfører hjelpe med årsoppgjør og kontroll
• Du kan spare penger ved å holde bilagene dine i orden og ha gode rutiner

Et godt tips er å sørge for at bilagene alltid er oppdatert og organisert. Da bruker regnskapsføreren mindre tid, og du betaler mindre. Mange regnskapsførere tilbyr rimeligere priser til kunder som har enkle regnskap, rett og slett fordi jobben rett og slett går fortere.

Gratis regnskapsprogram – er det verdt det?

Det finnes altså ikke noe genuint gratis regnskapsprogram som dekker alt en norsk bedrift trenger. Det som finnes er gratis fakturaprogram, gratis prøveperioder og regneark-løsninger som Excel, men ingen av disse er komplette alternativer. Ingen kostnader er rett og slett den eneste fordelen ved dem, og ulempene veier tyngre for de aller fleste bedrifter.

Gratis prøveperioder er derimot gull verdt. Du kan for eksempel teste Fiken, Conta eller Tripletex helt uten risiko, og finne ut hvilket program som passer best for akkurat din bedrift. Et betalt regnskapsprogram til et par hundrelapper i måneden er en av de billigste og smarteste investeringene du kan gjøre.