Gratis regnskapsprogram: Komplett guide (nyttige tips m.m.)

Som bedriftseier er det fort gjort å tenke seg til at en skal spare penger på både det ene og det andre. En vanlig feil er å for eksempel forsøke å spare kostnader innen felt der en kanskje ikke har så mye kunnskap. Mange velger for eksempel å forsøke å spare penger på regnskap, enten ved å gjøre det selv, eller ved å finne gratis regnskapsprogrammer.

Gratis er derimot innen regnskap akkurat som innen andre produkter og tjenester. Unektelig kommer det med noen nedsider, og dersom en skal få maks ut av programvaren, så ender en fort opp med å måtte betale noen kroner. Det er altså slik at det finnes gratis regnskapsprogrammer, men det er mye en bør vurdere før en velger disse.

Det er tross alt ikke sånn at gratis alltid er det rette valget, bare fordi det besparer kostnader her og der. Samtidig kan det være en ok løsning helt i starten, eller dersom en absolutt må kutte en og annen kostnad over en kortere periode. I lengden er derimot det beste å investere i god kompetanse her også.

Vi skal i denne artikkelen ta en nærmere titt på hvordan gratis regnskapsprogrammer fungerer, og om disse i det hele tatt har noe for seg. Regnskap er en viktig del av bedriften, og det er derfor lurt å investere litt ekstra tid i avgjørelser som relaterer til akkurat dette området.

Finn en god regnskapsfører først og fremst

Før en begir jakten ut på om hvorvidt et gratis regnskapsprogram kan passe bedriften eller ei, så er det viktig å vurdere om en skal anskaffe en regnskapsfører. Det er mange gode argumenter for dette, men desto vanskeligere å finne frem i jungelen av alternativer. Vår side har derimot et uforpliktende og gratis alternativ for å finne gode kandidater.

Dersom du fyller ut et raskt skjema på siden vår, så vil du kunne få tilsendt tilbud fra 3 forskjellige regnskapsførere. Dette er altså helt uforpliktende og gratis, og du velger selv om du ønsker å gå videre med ett av alternativene. Uansett er det en ypperlig måte å finne frem til noen av de beste regnskapsførerne der ute raskest mulig.

Ulempene med gratis regnskapsprogrammer

Nettopp gratis er som oftest den eneste goden en får ved anskaffelser av gratis tjenester. Det er riktignok en flott gode å ha med seg, men det kommer en rekke ulemper også ved en anskaffelse av et gratis regnskapsprogram. Nedenfor har vi gått gjennom et par ulemper du bør vurdere før du prøver et gratis regnskapsprogram.

Begrensede integreringer

Begrensning av integreringer er noe som kan være frustrerende selv for betalte regnskapsprogram. Ofte må en betale et ekstra gebyr for å forbinde regnskapsprogram med eksterne programmer som gjør hverdagen enklere. Hos et gratis regnskapsprogram får en sjelden mer enn et par integreringer gratis.

Først og fremst handler dette om brukervennlighet, og at det er enklere både for deg selv og din regnskapsfører om integreringene er på plass. Det tar rett og slett mye mindre tid å fullføre oppgavene, da programmet med integreringer ofte kan hente inn og sende ut tall automatisk og uten manuell involvering.

Regnskapsførere bruker de neppe

Av den ovennevnte grunnen med integreringer, så er det sjeldent at regnskapsførere i det hele tatt benytter seg av gratis regnskapsprogrammer. Derfor er det lite hensiktsmessig å sette i gang et regnskap i ett av disse programmene, dersom det uansett skal overføres til ett av de mange betalte programmene.

Profesjonelle regnskapsførere benytter seg av disse fordi de enkelt og greit er mer brukervennlige og lar regnskapsføreren gjøre jobben sin bedre. Om du derfor skal sette en regnskapsfører til oppgaven med å behandle ditt regnskap, så anbefales det å investere i et program med tilstrekkelige integrasjoner, og ikke minst funksjoner.

Færre funksjoner enn betalte program

Funksjoner er nemlig også viktige for en regnskapsfører og for å føre et ryddig og komplett regnskap. For eksempel vil mange gratis regnskapsprogram mangle muligheter for å inkludere MVA-oppgaver og/eller lønnskjøring. Det er også en god verdi i å ha påminnelser kontinuerlig for eksempel om du jobber med regnskapet selv.

Et godt regnskapsprogram gir deg dessuten en funksjon i form av kundeservice, slik at du kan få hjelp når du ikke får til ting. Enkelte gratis regnskapsprogram kan tilby dette, men ikke med samme svartid og ekspertise. Gratis regnskapsprogram har rett og slett færre funksjoner enn betalte program når det kommer til stykket.

Prøveperioder gir gratis regnskapsprogram i praksis

Gratis regnskapsprogram kommer altså med en rekke nedsider som det nok for mange er vanskelig å se bort ifra. Det betyr derimot ikke at en må binde seg til et betalt regnskapsprogram med en gang. De aller fleste betalte tjenester tilbyr nemlig en prøveperiode, og denne er vanligvis på mellom 14 og 30 dager.

Dermed kan en få tilgang til alle funksjoner hos et betalt regnskapsprogram i opptil 1 måned. Dette dekker gjerne det initielle behovet som de fleste har til et kostnadskutt på denne fronten, og etter en gratis prøveperiode kan en fortsette på en betalt plan. Dessuten er det lett å bytte om en ikke like programmet.

For realiteten er at alt som er elektronisk bare tar et par klikk å overføre. En trenger ikke lenger bruke timevis på å overføre alle dokumenter og bilag til sitt neste system, da alt nå er lagret i skyen i en enkelt mappe. Dermed kan du benytte deg av flere forskjellige prøveperioder hos regnskapsprogrammer før du finner det rette.

Selvfølgelig kan du ikke gjøre dette i evigheter, men det er i hvert fall i praksis en fin måte å få tilgang på gratis regnskapsprogram over en kortere periode. Det vil her ikke være noen form for forpliktelser, og dessuten får du med alle de funksjonene og integrasjonene som fullverdige gratis regnskapsprogram altså utelukker.

Kan jeg gjøre regnskap i Excel?

Før i tiden gjorde en regnskapet utelukkende for hånd. Den tiden er omme, men individer som gjør regnskapet manuelt eksisterer fortsatt. Her kan en for eksempel benytte seg av programmer slik som Excel fra Microsoft, som gir brukerne tilgang til regneark. Disse har blant annet nyttige funksjoner.

Dersom du er kyndig i regnskap, så kan du taste inn beløp, summere, lage oversiktlige kolonner, og benytte flere regneark for dine kalkuleringer. Allikevel når ikke Excel opp, og det er ganske enkelt fordi det tar såpass mye tid å gjennomføre oppgavene gjennom dette programmet.

Excel kommer ikke med noen integrasjoner og funksjoner utover de aller enkleste, og faktisk er det et dårligere alternativ på denne fronten enn et gratis regnskapsprogram. For eksempel får du ingen mulighet for å kjøre lønn i Excel, og du må lage dine egne funksjoner rent matematisk for utregningene, noe som blir en hodepine jo mer kompleks regnskapet er.

Ikke bare er det å gjøre regnskapet selv vanskelig, men det blir enda vanskeligere med et program som Excel. Tanken er god med å kutte kostnadene her, men sannsynligheten taler nok heller for at du gjør kostbare feil, som både tar mer tid og kan føre til bøter.

Et ryddig regnskap er viktig

Generelt sett kan det argumenteres ganske sterkt for at et ryddig og oversiktlig regnskap er viktig, og det å føre årsregnskap, bilagsføring, MVA-oppgaver, og lønnskjøring i ett og samme program er selvfølgelig å foretrekke. Automatikk i integrasjoner gjør ikke bare regnskapsføringen raskere, men også mer ryddig.

Som et resultat får en et regnskap en faktisk kan følge etter. Det er viktig av flere grunner, der den første og mest åpenbare er at regnskapet bør være et styringsverktøy i bedrifter. Før regnskapsåret setter en seg nemlig mål med sine budsjetter, og her vil regnskapet underveis være et godt mål på hvordan driften går i henhold til strategien.

Det er dessuten også viktig med et ryddig regnskap for det eksterne. Sett bort i fra de åpenbare implikasjonene du kan møte hos staten, så er det ønskelig at investorer for eksempel får et raskt innblikk i et ryddig regnskap.

Sist men ikke minst gir et ryddig regnskap deg som bedriftseier ro i sjelen. Dersom regnskapet er på stell, så slipper du å bekymre deg til stadighet for potensielle mulkter eller dyre kostnader med å fikse opp i en rekke feil. Og ut ifra disse ovennevnte punktene, så er det mange som velger å bruke en regnskapsfører for å sikre seg.

Derfor bør du velge en regnskapsfører

For uansett regnskapsprogram, så kan regnskapet bli vanskelig å føre. Først og fremst strekker ikke alltid tiden til, og det å lære seg selv de enkleste reglene med et brukervennlig program kan være vanskelig. Et regnskap der du kun har noen få bilag i måneden er kanskje overkommelig her og nå, men bedrifter vokser raskt.

Mange tenker at de sparer penger på å føre regnskapet selv i et gratis regnskapsprogram, men realiteten er at en fort taper penger. Det er fordi en bruker mye tid på noe som ikke gagner bedriften direkte. Ofte er det mer lønnsomt å bruke tiden på det du er god på, slik at du kan føre flere salg inn til virksomheten.

En regnskapsfører kjenner allerede til regnskapsprogrammene, og de kan få unna oppgavene mye raskere enn deg. Da kan du dessuten være trygg på at ting blir gjort på riktig måte, slik at du ikke trenger å bekymre deg over konsekvensene av regnskapsfeil.

Viktige faktorer ved valg av regnskapsfører

Dersom du skal velge en regnskapsfører til ditt regnskap, så er det flere faktorer du bør ta høyde for. Vi har nedenfor gått gjennom noen av de aller viktigste, men det finnes også andre faktorer en bør vurdere nøye. Sett over ett er en nøye og forsiktig vurdering av de forskjellige alternativene viktig ved valg av regnskapsfører.

Erfaring

Alle regnskapsførere har gått gjennom minimum 3 års utdanning og 2 års praksis for å bli autoriserte. Det er dermed liten tvil om at en vil få en god regnskapsfører uansett hvem en velger. Allikevel kan praktisk erfaring være en veldig fordelaktig gode dersom du ønsker å oppnå et så godt regnskap som overhodet mulig.

Erfaring innen din bransje bør være første faktor du ser på, da dette vil bety at regnskapsføreren trenger mindre tid til å venne seg til oppgavene. Opererer du internasjonalt, så kan det også være lurt å komme i kontakt med en regnskapsfører som kjenner til regler knyttet til MVA og VAT i transaksjoner inn og ut av landet.

Pris

For deg som er ny og på utkikk etter gratis regnskapsprogram eller på det minste vurderer å gjøre regnskapet selv, så vil pris absolutt være en viktig faktor for valg av regnskapsfører. Dette bør ikke være den første faktoren du ser på, men selvfølgelig skal regnskapsføreren passe inn i budsjettet.

Uansett hvilken pris du går for, så er et godt tips å sørge for å holde papirene i orden og ha et system som regnskapsføreren raskt kan få innsikt i. Det gjelder for eksempel å føre inn fakturaer, både utgående og inngående, i rekkefølge samt med utfyllende informasjon. Da blir jobben rask og enkel for regnskapsfører, noe som fører til en lavere kostnad for deg. Det finnes relativt mange billige regnskapsførere.

Nærhet

Det er utvilsomt viktig at en regnskapsfører er i nærheten av deg. Kanskje skal du ikke møte regnskapsføreren så veldig ofte, men det gir allikevel ekstra sikkerhet. Mange sliter for eksempel med at virtuelle regnskapsførere ikke svarer, og at de dermed sliter med fristene sine for innleveringer.

Gratis er ikke alltid det beste valget

Et gratis regnskapsprogram høres unektelig fristende ut til å begynne med. Realiteten er derimot at, i likhet med mange andre gratistjenester, nettopp gratisaspektet er den eneste fordelen du tar med deg. Viktige faktorer ved valg av regnskapsprogram, slik som integrasjoner og funksjoner følger her sjeldent med.

Det er til syvende og sist minimalt med besparelser ved gratis regnskapsprogram, og selv det å gjøre regnskapet selv lønner seg veldig sjeldent. Begge to er ok alternativer helt i oppstarten, og her kan for eksempel prøveperioder være gunstig. Men i det lange løp lønner det seg med et godt regnskapsprogram og profesjonell hjelp for å sikre et ryddig regnskap.