Bytte regnskapsfører: Slik går du frem (nyttige tips m.m.)

Er det på tide å bytte regnskapsfører? Kanskje har bedriften din vokst og fått nye behov som din nåværende regnskapsfører ikke kan dekke. Eller kanskje du rett og slett er misfornøyd med jobben som blir gjort. Av og til er nytt regnskapsbyrå akkurat det som skal til for å få fart på økonomien og bedriften din.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hvorfor og hvordan du går frem for å finne et nytt regnskapsbyrå. Vi gir deg også konkrete tips til hva du bør tenke på for å finne rett person til oppdraget.

Sammenlign priser før du bytter regnskapsfører

Vi mener at den beste måten å finne beste regnskapsfører til din bedrift er å hente inn flere tilbud. Dette kan du gjøre ved å benytte tjenesten på vår side. Da vil du få tilbud fra flere ulike regnskapsførere som alle har kompetanse og opererer i ditt nærområde. Tjenesten er helt gratis og du velger selv om du vil benytte deg av tilbudene eller ikke.

Dersom du skriver utfyllende om din bedrift og hvilke behov som er viktigst for dere, vil vi kunne sende din henvendelse til de mest passende regnskapsførerne for nettopp din bedrift.

Hvorfor bør du bytte regnskapsfører?

Det kan være mange grunner til at du vurderer å bytte regnskapsbyrå. Men det er uansett viktig å tenke nøye gjennom hva du trenger og forventer før du gjør noe som helst. Det blir mye enklere å finne den rette kandidaten blant alle alternativene der ute, så lenge du er tydelig på dine behov og ønsker. La oss se nærmere på noen av de vanligste årsakene til at bedrifter ønsker å finne en ny regnskapsfører:

• Vekst eller endringer medfører endring i behov
• Bedriften ønsker å kutte kostnader
• Du er ikke fornøyd med jobben de gjør eller dere har forskjellige verdier
• Du kunne tenke deg en regnskapsfører som er lokalisert nærmere deg

En autorisert regnskapsfører har blitt godkjent av Finanstilsynet og har bred erfaring innenfor økonomi og regnskap. Dette skal han eller hun bruke til å sikre at relevante opplysninger tas inn i regnskapet, slik at du får et helhetsbilde av den økonomiske situasjonen til din bedrift.

Det finnes mange forskjellige regnskapsførere der ute med ulik bakgrunn. Prosessen med å finne en passende regnskapsfører din bedrift kan være lang og strevsom. Det trenger det ikke å være. Ved å stille deg selv noen enkle spørsmål om hva du og din bedrift ser etter er du allerede på god vei. Når du på forhånd vet dine behov kan du mye enklere navigere blant alle alternativene. Dersom målet for eksempel er å kutte kostnader vil vår tjeneste, kan du se etter kun billige regnskapsførere.

Dette må du tenke på når du skal bytte regnskapsfører

Det er mange grunner til å ville bytte regnskapsfører, og dersom du tar et par forhåndsregler, kan det sikre deg et bedre utgangspunkt for å finne en som passer din bedrift. Hva er så noen viktige ting å huske på i prosessen med å bytte?

Hva er dine behov?

I første omgang er det lurt å kartlegge hvilke behov du har som bedrift. Behøver du noen med innsikt i årsregnskap, MVA og lønnskjøring, eller kanskje noen med god kjennskap til internasjonal handel? Det er flere bransjer bedriftsstrukturer som krever en viss spesialkunnskap fra regnskapsførerens side.

Hvor involvert er regnskapsføreren?

En av de viktigste faktorene ved valg av regnskapsfører, er hvor involvert og hjelpsom personen eller firmaet er. Se for eksempel etter referanser, svartid og hvor enkelt det er å få tak i regnskapsføreren. Det er også lurt å ta en prat med regnskapsføreren om hvor involvert dere ønsker at han eller henne skal være i driften av selskapet. Hvor ofte dere skal kommunisere osv.

Hva koster regnskapsføreren?

Enten du velger å gå videre med et regnskapsbyrå eller en individuell regnskapsfører, vil kostandene variere en hel del. Ved dyrere alternativer gjelder det å ta en nøye vurdering om hvor hvilke fordeler som den høyere prisen medfører. Ved å bruke vår tjeneste vil du kunne sammenligne priser og finne den regnskapsføreren som er mest aktuell for deg. Regnskapsførerne som gir tilbud gjennom vår tjeneste er også klar over at de er i konkurranse med tilbud fra andre regnskapsførere hvilket man med rimelighet kan anta at i hvert fall ikke har en negativ innvirkning på hvilket prisnivå de velger å legge seg på.

Hvor holder regnskapsbyrået til?

Selv om vi lever i en digital tidsalder og dette absolutt ikke er nødvendig lenger, så er det mange som ser det som en fordel å ha en regnskapsfører som opererer i nær beliggenhet til bedriften. Da har man mulighet til å møtes ansikt til ansikt og levere over dokumenter også i papirform. Du skal tross alt ha mye å gjøre med personen eller firmaet, og noen synes det kan bli vanskeligere med lange avstander. Mange ønsker en regnskapsfører som er bosatt i Oslo. Når det er sagt, er det også mange som synes det er helt uproblematisk å være langt unna regnskapsføreren sin, ettersom alt kan gjøres elektronisk.

Hvilket regnskapsprogram jobber regnskapsføreren med?

Det finnes mange alternative regnskapsprogram. Vår erfaring er at de fleste regnskapsførere foretrekker å jobbe med enkelte av disse. Mange vil også ikke ha klienter som benytter enkelte regnskapsprogram. Dersom du har et regnskapsprogram som du er veldig fornøyd med og ikke ønsker å bytte, kan det være lurt å ta en prat med din potensielt nye regnskapsfører om dette.

Les også

Se hva som er beste regnskapsprogram for små, mellomstore og store bedrifter

Annet du bør tenke på hvis du skal bytte regnskapsfører

Det kan være smart å velge noen som du synes er lett å snakke og kommunisere med. Selv om du personlig kanskje ikke er den som har mest med regnskapsføreren å gjøre, er det garantert noen i bedriften din som kommer til å ha jevnlig kontakt. Dersom dere må jobbe med noen som er vanskelig å forholde seg til, så kan det påvirke bedriften negativt.

Her er noen flere gode grunner til hvorfor det er viktig å finne noen som er lett å samarbeide med:

• God kommunikasjon gjør samarbeidet mye enklere
• Du er mer komfortabel med å ringe vedkommende når du lurer på noe
• Dårlig kommunikasjon kan føre til at viktige oppgaver ikke blir gjort, blir utsatt eller gjort feil

Du bør derfor ikke bare se på prislisten og kvalifikasjonene. Ta deg tid til en skikkelig prat og kjenn etter — er dette en person du kunne tenke deg å jobbe med i lang tid fremover? Det kan faktisk være ganske viktig å lytte til magefølelsen når du skal velge en ny, langsiktig samarbeidspartner for bedriften din.

Se etter regnskapsbyrå med konkurransedyktige priser

En dyktig regnskapsfører koster penger, men det er likevel viktig å bytte til noen som har en konkurransedyktig pris. Du kan forvente å betale et sted mellom 15 000 og 20 000 kroner i året for et enkeltpersonforetak med rundt 50-100 bilag. Har du et AS med tre ansatte og rundt 600 bilag? Da snakker vi fort 60 000 kroner og oppover.

Men husk at disse tallene er bare veiledende. Prisen kan variere mye, alt etter hvor komplisert regnskapet ditt er og hvilke regnskapstjenester du trenger. Noen regnskapsførere tar betalt per time. Timeprisen pleier å ligge mellom 700 og 1490 kroner, pluss moms. Andre tilbyr fastpris. Og så har du regnskapsbyrå som blander modellene — fastpris for enkelte tjenester og timepris for andre.

Du trenger ikke å overtenke dette — se heller på hva du faktisk får for pengene. Er årsoppgjør og skattemelding inkludert i prisen? Hva med programvare og lønnkjøring? Og ikke glem rådgivning! Mange bedrifter bruker regnskapsføreren som en verdifull sparringspartner som kan bidra til videre økonomisk vekst. Mange regnskapsførere er dessuten åpne for å skreddersy en pakke som passer akkurat for din bedrift.

Les også

Sjekk hva det koster for regnskapsfører og hva som påvirker prisen

Oppsigelse av nåværende regnskapsfører

Dersom du har bestemt deg for å bytte, må du naturligvis si opp din gamle regnskapsfører. Dette bør være en relativt ukomplisert prosess, der du ganske enkelt kontakter din regnskapsfører og sier ifra om ditt ønske om å bytte. Din oppsigelse skal som regel være skriftlig. Det er viktig å huske på at det ofte foreligger en oppsigelsestid med din nåværende regnskapsfører.

Kanskje har du også forhåndsbetalt for inneværende år eller lignende. Med mindre din regnskapsfører har gjort alvorlige feil eller ikke lenger driver aktivt, skal du følge den oppsigelsestiden eller avtaletiden som er oppgitt. På grunn av oppsigelsesforhold er det derfor lurt å vente med å skaffe seg en ny regnskapsfører til den gamle har en bestemt sluttdato. I verste fall kan du ende opp med å betale for to.

Når kan jeg bytte regnskapsfører?

Det er kun en myte at en er bundet til å bytte regnskapsfører ved årsslutt. Du er på ingen måte påkrevd å gjøre dette. Så sant oppsigelsestiden i kontrakten med din nåværende regnskapsfører følges, kan du bytte akkurat når du måtte ønske det, uten at det påvirker regnskapet betraktelig. Det er ikke nødvendig å vente til årsslutt før du bytter, men det anbefales å vente til måneds- eller terminslutt.

Allikevel er det ofte praktiske fordeler ved å bytte regnskapsfører ved månedsslutt eller i det minste terminslutt, dersom du har mulighet. Det er mange fordeler med dette. Ved å bytte regnskapsfører ved nytt regnskapsår, trenger du nemlig ikke overføre like mye historikk, og du kan i tillegg spare på det. Dessuten blir det ikke noen forvirring rundt hvilken regnskapsfører som førte hvilke bilag, og hvem som dermed står ansvarlig for eventuelle feil.

Les også

Slik finner du beste regnskapsfører til din bedrift

Slik overføres dokumenter og bilag til ny regnskapsfører

En regnskapsfører kan ha jobbet med årsregnskap, MVA-oppgaver, lønnskjøring, og andre oppgaver for din bedrift. Alt dette bør ha blitt lagret og organisert. Når du bytter regnskapsfører, har du alle rettigheter til disse dokumentene. Det er vanlig at din gamle regnskapsfører overfører dette til den nye uten at du er involvert.

I nyere tid er det faktisk like sannsynlig at steget kan glemmes helt. Mange bruker i dag nemlig regnskapsprogram, der alt er lagret elektronisk. Dermed er det ikke en harddisk hos din regnskapsfører som holder på alle bilag og dokumenter lenger. Det er heller et program som holder disse lagret i skyen, slik at alle enkelt kan få tilgang.

Til tross for dette er det viktig at du tar en aktiv rolle. Dersom din nye regnskapsfører ikke får informasjonen i tide, vil de ikke ha noen bakgrunn for å kunne gjennomføre regnskapet ditt.

Gi din nye regnskapsfører tilgang

Det er en rekke tilganger som din nye regnskapsfører trenger å få. De aller fleste bruker i dag et digitalt regnskapsprogram. Dette må regnskapsfører naturlig nok få tilgang til, da det er her alt av informasjon skal føres. Kanskje kan regnskapsføreren også komme med et ønske om å benytte et annet program som de er mer vandt til.

Uansett program, er vanligvis alt en trenger å gjøre å opprette en ekstra bruker som din nye regnskapsfører kan benytte seg av. Denne brukeren vil i praksis få tilgang til akkurat de samme funksjonene som deg. Dermed kan du kontinuerlig følge med for å se hvordan regnskapsføreren går frem i regnskapet.

Dessuten skal regnskapsføreren til din bedrift ha tilgang til Altinn. Det er her lønnskjøring og MVA-meldingene blant annet blir gjennomført. Mange har tilgang til disse via regnskapsprogram, men det viktigste er at du går inn i Altinn sine skjemaer og lar regnskapsføreren din få tilgang. Altinn lar deg enkelt fjerne tidligere regnskapsfører og legge til nye.

Konklusjon: Dette må du gjøre for å bytte regnskapsfører

Dersom du har havnet i en kjedelig situasjon der din nåværende regnskapsfører simpelthen ikke fungerer for deg og din bedrift, er det kanskje på tide å bytte. Denne prosessen er ikke så komplisert som mange tror. Det starter med å tenke igjennom faktorer som hva dine behov er, hvilket regnskapsprogram du ønsker å bruke, ditt budsjett for regnskapstjenester, om den nye regnskapsføreren er billigere eller dyrere og hva slags ekspertise du trenger.

Vår erfaring er at legger man mer innsats i planleggingen, så øker du sjansen for at du faktisk finner den rette personen eller firmaet for jobben. Ved valg av ny regnskapsfører, skal du si opp med din gamle, og oppsigelsestiden går som vanlig. I prosessen med å bytte skal du overse overføring av dokumenter og tilgang. Et bytte ved års-, måneds- eller terminslutt er ønskelig, men ikke et krav.

Lykke til med bytte av regnskapsfører!