Test av Fiken: Superenkelt Regnskap

Sist oppdatert:  18. juni, 2021

Fiken er kanskje det regnskapsprogrammet som har hatt sterkest vekst de siste årene. Helt fra den spede begynnelsen i 2014 har de systematisk jobbet for å lage et regnskapsprogram som først og fremst skal forenkle regnskapet for “vanlige” mennesker uten en regnskapsutdannelse.

Fiken er skreddersydd mot selvstendige næringsdrivende, samt små- og mellomstore bedrifter. Ved å forenkle språket, og kontinuerlig senke barrierene folk flest hadde til å gjøre regnskapet selv. Har Fiken på imponerende vis gått fra null til 47 000 betalende kunder på litt over syv år.

Hva er det så med dette regnskapsprogrammet som appellerer sånn til små- og mellomstore bedrifter?

Vi har i denne artikkelen gått Fiken nøye i sømmene, og prøver gjennom artikkelen å belyse hvem Fiken passer best for og hvordan systemet kan hjelpe deg og din bedrift til en enklere regnskapshverdag.

Lag bruker og kom i gang

Fiken er utrolig enkelt å komme i gang med. Alt du trenger å legge inn er personalia, selskapsnavn, og e-postadresse. Du vil deretter motta en link på e-posten du oppga som tar deg rett inn i onboardingsprosessen.

Systemet tar deg enkelt gjennom prosessen med å legge til et foretak, og det er mye vanskeligere å gjøre noe feil enn å gjøre alt riktig.

Steg én er å registrere sitt foretak, her er det vanskelig å trå feil.

Det er enkelt å søke etter foretaket, både ved hjelp av organisasjonsnummer eller foretaksnavn om du ikke husker org nummeret. Når dette er gjort blir du bedt om å bekrefte at informasjonen systemet hentet opp fra Brønnøysundregistret stemmer.

Om alt stemmer trykker du “bekreft opplysninger”, eller så kan du gjøre endringer om noe skulle vise seg og ikke stemme.

Det neste valget du blir bedt om å ta er om du ønsker å videreføre regnskapet ditt med Fiken, eller starte i Fiken fra etableringsdatoen. Om du er nyoppstartet og aldri har ført regnskap på selskapet tidligere er det “fra etablering” som er det rette alternativet, men om du bytter til Fiken fra et annet regnskapsprogram er det “Videreføring” som gjelde.

Du er nå klar til å komme i gang med systemet, og selskapet ditt er lagt til. De neste fem stegene systemet tar deg gjennom før du kommer til dashbordet blir brukt til å legge inn ting som er unikt for din brukerprofil, som varslinger, bankkontoer, logoer som du vil skal dukke opp fakturaer, osv. 

Dette kan for mange høres komplisert ut, men Fiken er lagd på en måte som gjør det meget enkelt å få rett informasjon på rett plass uten noen særlige bekymringer. Disse stegene er noe man er ment å legge inn en gang, og vil ikke dukke opp igjen.

Det første steget er å legge inn varslinger som er gjeldende for de fleste næringsdrivende i Norge. Dette er levering, og betaling av moms (MVA, samt levering av næringsoppgave, årsregnskap og aksjonærregisteroppgaven. 

Felles for oppgavene man er pliktig til å levere til staten for kontroll på en gitt dato, er at man får dagmulkt (dagbøter) om man glemmer leveringsfristen. Dette er sure penger, som gjerne skulle vært brukt på andre ting. Vi anbefaler derfor å varsle om de fristene som er aktuelle for ditt selskap.

Det neste steget er å legge inn en eventuell logo du ønsker at kundene dine skal se når de mottar faktura fra deg.

Dette er et frivillig valg, og man kan fint hoppe over om man ikke ønsker, eller ikke har en logo å bruke.

Dette steget er ganske selvforklarende. Her legger man inn selskapskontoen (brukskonto) og et navn du enkelt kan identifisere den kontoen med, som for eksempel “brukskonto/driftskonto”.

Her har du muligheten til å legge inn produktlister, eller kundelister fra ditt gamle regnskapssystem. Moderne regnskapssystemer har ofte eksporteringsmuligheter hvor de lar deg konvertere produkt- og kundelister til et excel format som man enkelt kan laste opp i nytt system.

Om du tidligere har gjort regnskapet via excel kan det hende du må justere excel-dokumentet slik at det kan leses av Fiken. Har du spørsmål rundt dette så anbefaler vi å ta kontakt med kundeservice.

Det siste steget er en anbefalning om laste ned Fiken-appen. Via appen kan du enkelt laste kvitteringer og bilag opp til regnskapssystemet. Dette er en applikasjon vi anbefaler på det sterkeste.

Om du som bruker blir vant til å ta bilde av alle kvitteringer når du kjøper noe, eller fakturaen du mottar kan du superenkelt legge de rett inn i regnskapssystemet. Dette er noe mange regnskapssystemer i dag tilbyr, men de som fortsatt husker tradisjonell regnskapsførsel hvor man førte alt i perm, vet hvilke tids- og stressbesparende tiltak dette er.

Fiken Bilag-appen

Vi tar et lite avbrekk fra PC-systemet og går fort gjennom Fiken Bilag-appen.

Appen er lett å finne om du søker “Fiken” og virker med så og si alle smarttelefoner uavhengig om du har Apple, Android eller Google operativsystem.

Om du ikke tidligere har hatt regnskapsprogram hvor du kan bruke mobiltelefonen som kamera og laste opp bilag, så kommer dette til å revolusjonere regnskapshverdagen din. Om du er vant med det, så vet du allerede hvor bra det er!

Hjemskjermen: Et oversiktlig Dashbord.

Hjemskjermen eller dashbordet i Fiken er veldig oversiktlig. Man finner enkelt frem til de viktigste parameterne man trenger for å få et rask overblikk over regnskapssituasjonen. I eksemplet under har vi brukt en demo-konto for å enkelt simulere et regnskap i Fiken, det er likevel slik de aller fleste vil ende opp med å ha oversikten sin.

Som vi ser av eksempelbilde er systemet opptatt av at du har frister som ikke er fulgt, og at du har et regnskap som ikke er avstemt. Istedenfor å bare informere om dette gir systemet linker, eller mere informasjon om hvordan du selv kan komme ajour. 

Dette er ifølge mange mye av hemmeligheten til Fiken, de holder deg i hånda gjennom hele prosessen. Vi kommer til å snakke mye om kundeservice / selvhjelp biten senere i artikkelen, og det er gjerne denne som skiller Fiken fra andre konkurrenter.

I tillegg til frister kommer det godt frem hva du har omsatt for, hva du har hatt i kostnader, og hva du sitter igjen med. Dashbordet opplyser også om ubetalte fakturaer, og skyldig moms (mva).

Helt øverst på høyre side er to knapper man blir godt kjent med “Jeg har solgt noe” og “jeg har kjøpt noe” Den første knappen generer en faktura eller en kjøpsposteringer i regnskapet, mens den andre generer et bilag. Vi skal se nærmere på begge funksjonene i de neste avsnittene.

Jeg har solgt noe: Lage en faktura med Fiken.

I denne testen viser vi hvordan man enkelt lager en faktura i Fiken. Grunnen til at vi har valgt å ha fokus på faktura, er at det er den vanligste formen for betalingsdokument for de fleste små-og mellomstore bedrifter. Det betyr på ingen måte at systemet er begrenset til dette.

Legge til et nytt produkt i produktlisten

I eksempelet over har vi laget et nytt produkt i Fiken. Som det kommer frem av bilde over kommer det enkelt frem hvordan man skiller mellom forskjellige produkttyper, som igjen har noe å si for hvilken mva-sats du skal ha på varene du selger. 

I vårt tilfelle har vi simulert at vi fakturerer en kunde for konsulenttimer á 12 500,- 

MERK: Om dette hadde vært et reelt tilfelle hadde vi henvist til timelister i notatet.

Faktura

Når produktet er opprettet tar systemet deg videre til selve faktura-opprettelsen. Her har du en egen kundeside hvor du kan hente kunder opp fra kundelister / kunderegisteret ditt. Alt i alt er systemet veldig intuitivt, og enkelt å sette seg inn i.

Du står deretter fritt til å velge hvordan du skal sende fakturaen til kunden din. Fiken lar deg sende faktura på E-post, Vipps, Brev eller via SMS (mot ekstra kostnad).

Tilleggsfunksjoner: Fakturamoduler

I basisutgaven av Fiken har man ikke mulighet til å sende fakturaer med KID, og få registrert innbetaling på disse automatisk. Detter er en såkalt plug-in, eller tilleggsfunksjon i Fiken som du enkelt kan synkronisere med din nåværende avtale i banken din, eller opprette direkte fra Fiken. Denne tilleggsfunksjonen koster 49,- per måned.

EHF-mottak er også en faktura plug-in som man enkelt kan legge til kontoen sin. I motsetning til OCR/KID er denne gratis å legge til.

Jeg har kjøpt noe: Lag et bilag med Fiken

Om du velger å ikke bilagsføre via Appen som vi snakket om tidligere i artikkelen (som kanskje er den aller enkleste måten å gjøre det på), har man også mulighet til å bilagsføre via PC.

Får å komme inn på siden der man bilagsfører trykker man bare på knappen “jeg har kjøpt noe” som står øverst på dashbordet.

Man blir deretter guidet gjennom bilagsprossen av systemet. Om man er usikker på noe står det detaljert info om de forskjellige alternativene helt øverst på siden.

Tilleggsfunksjoner: Ofte brukte moduler

Som vi så vidt var innom tidligere i artikkelen tilbyr Fiken en rekke tilleggsmoduler. Vi går raskt over noen av de mest aktuelle:

Om du har ansatte kan lønnsmodulen komme bra med. Lønn koster 70,- for første ansatt, og deretter 35,- per ekstra ansatt. Har du fem ansatte betaler du derfor 210,- i mnd.

Om du jobber som konsulent, eller er avhengig av å føre timer er dette en genial modul. Da modulen lar deg føre timer rett inn i regnskapssystemet, for så å automatisk danne grunnlaget for en faktura du kan sende til dine kunder.

Med prosjektmodulen kan du enkelt lage prosjektregnskap. Dette er essensielt om du for eksempel jobber med eiendomsutvikling, eller er håndverker, eller i en annen bransje som bruker prosjektregnskap for økonomistyring i bedriften. Modulen koster 49,- mnd.

Fiken har automatisk integrasjon mot en rekke bedriftsbanker (i dette tilfellet DNB). Uavhengig av bank, koster denne modulen 49,- mnd. Se fiken.no for informasjon om hvilke banker de tilbyr integrasjon med.

Flere og flere driver nettbutikk. Med Fiken har du mulighet til å integrere de mest brukte nettbutikkløsningene som WooCommerce, PrestaShop og Opencart. Med denne modulen vil alle salgene i nettbutikken automatisk bli ført inn i regnskapsprogrammet ditt. Modulen koster 99,- mnd.

Dette er en generell modul som lar deg koble Fiken opp mot en rekke andre tjenester. Dette kan være veldig enkelt, men også ganske komplisert. Alt etter hvordan API-en på de forskjellige tjenestene “snakker” med hverandre. Ta kontakt med Fiken kundeservice om du har spørsmål rundt denne modulen.

Hva koster Fiken meg?

Når Fiken går ut å sier at de aller fleste ender opp med å betale 169 kroner per måned, vet jeg ikke helt om det stemmer. Det er i hvert fall prisen for regnskap, faktura (uten tileggsmoduler), og de andre basistjenestene. Om du skal legge på ekstramoduler kan månedsprisen fort doble seg. For mange er det allikevel ikke en avskrekkende månedspris for et sømløst og enkelt regnskap.

Dette er prisene for tilleggsmoduler, og merk at dette er snakk om månedspris, ikke årspris.

Dette er prisene for årsinnleveringer. Dette er noe du trenger å forholde deg til én gang i året.

Kundeservice, og hjelp: Fikens definitive fortrinn

Om jeg skulle ha trukket frem en ting som skiller Fiken fra deres konkurrenter er det en helt sykt bra kundeservice, hjelp- og selvhjelps plattform.

Det som gjør at du ikke trenger en regnskapsfører når du bruker Fiken er ikke nødvendigvis systemet i seg selv, men hvor enkelt det er å få hjelp om det er noe man lurer på.

Om det er systemspørsmål, eller spørsmål vedrørende årsavsluttningen, eller en postering i regnskapet har du tre muligheter til å få svar på det du lurer på. Mulighet nummer en, er å prøve å finne svar selv.

Fiken har en rekke hjelpeartikler som gir det svar på de meste stilte spørsmålene. Om du allikevel ikke skulle finne svaret på det du lurer på her, eller det haster å få svar, kan du spørre på chatten.

Chatten er åpen på hverdager mellom 09:00 – 21:00 og her får du hjelp med enten system eller regnskapsspørsmål.

Om du ønsker å få større innsikt i systemet og hvordan du kan få mest ut av det. Har Fiken satt opp ukentlige webinarer hvor en ekspert vil vise deg hvordan man kan løse enkelte oppgaver i systemet. Dette er live webinarer hvor du kan få svar på dine spørsmål fra en ekspert.

Det er også mulig å se opptak av tidligere webinarer. 

Alt i alt er kundeserviceavdelingen til Fiken det som virkelig gir systemet verdi. Her blir du ikke satt til å klare deg selv, men får rask og effektiv hjelp med de fleste ting du måtte lure på.

Resultat

Vi har skrevet mye bra om Fiken i denne artikkelen, og det er ikke til å legge skjul på at vi trygt kan anbefale Fiken til enkeltpersonsforetak, samt små-og mellomstore bedrifter. 

Det er allikevel viktig å fremheve at Fiken er et relativt “enkelt” system som helt klart er lagd for mindre komplekse regnskapsoppgaver. Om selskapet er av en viss størrelse, eller har et mer komplekst regnskap – finnes det bedre alternativer enn Fiken.

Fiken er også et system få regnskapsførere benytter seg av. Dette kan ha noe å si for deg som kunde. Ta kontakt med regnskapsføreren din (om du trenger en) om hvordan han stiller seg til å jobbe i Fiken.

Alt i alt må vi likevel berømme Fiken for å ha lagd et veldig gjennomført system for deres kundesegment, og ikke minst berømme de for en markedsledende kundeservice/hjelpe avdeling.