Prosjektregnskap: Alt du trenger å vite (innhold, pliktige m.m.)

Som navnet “prosjekt” tilsier, er målet med et prosjektregnskap å gi en oversikt over hvordan et gitt prosjekt bidrar til din bedrifts inntekter og kostnader, over en gitt periode.

Med andre ord er et prosjektregnskap et regnskap som inneholder de inntektene og utgiftene som er direkte knyttet til gjennomføringen av et prosjekt i henhold til prosjektplanen eller budsjettet. 

Vi vil i denne artikkelen gi en del råd i forhold til gjennomføringen av et prosjektregnskap, i tillegg til å belyse hvilke type selskaper som er lovpålagt å føre disse.

Hvem er pliktige til å føre prosjektregnskap?

Det er Bokføringsforskriften, delkapittel 8-1 som regulerer hvilke bedrifter som er pliktige til å føre prosjektregnskap. I forskriften fremkommer det blant annet i § 8-1-1 at virkeområdet for bestemmelsen gjelder;

“Dette delkapittelet gjelder den som utfører arbeid for egen eller andres regning innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri.”

I tillegg til å belyse hvilke bransjer som er underlagt kravet om prosjektregnskap, fremkommer det i § 8-1-3 hvilke størrelse et prosjekt må ha for å bli underlagt forskriften.

“For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) etter § 8-1-4 for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr 300 000 eksklusive merverdiavgift.”

Med andre ord er du pliktig å føre prosjektregnskap dersom du operer innen bygg-, anleggs- eller verftsindustrien og har et oppdrag der antatt omsetningsverdi overstiger kr. 300 000 eks. mva. Dette gjelder også prosjekter for egen regning.

Det er viktig å merke seg at dette kun gjelder “fysisk” rettet arbeid. Arkitekter, konsulenter, rådgivere o.l. vil normalt ikke være omfattet disse reglene, men det vil altså selskaper som leverer “fysiske tjenester” som snekkerarbeid, taktekking, maling, rørleggerarbeid, muring, osv.

Om din bedrift faller inn under forskriften, og således er pliktige til å føre et prosjektregnskap, vil myndighetene kontrollere disse. De vil da kontrollere at alle inntekter er inkludert, og at alle kostnader kan knyttes til konkrete prosjekter. Alle bedrifter som utfører arbeid innen disse industriene, uavhengig av antatt verdi på oppdraget er derfor også pliktig til å dokumentere utførte timer per oppdrag.

Hva må et prosjektregnskap inneholde?

I Bokføringsforskriften § 8-1-4 kommer det klart frem at prosjektregnskap skal inneholde følgende opplysninger;

1. prosjektkode
2. oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer
3. oppdraget art 
4. oppdragets oppstart
5. oppdragets opphør
6. alle direkte kostnader
7. alle inntekter

“Spesifikasjoner av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.”

Merk også at prosjektregnskapet som helhet, samt byggekontrakter med anbud og kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister, ordrelister og annen dokumentasjon som underbygger dette regnes som primærdokumentasjon og skal oppbevares i 5 år (i henhold til Bokføringslovens krav om forsvarlig oppbevaring).

Vi anbefaler bruk av regnskapsprogram

Moderne regnskapsprogrammer har gjort det mye enklere å føre prosjektregnskap, uavhengig av størrelse og kompleksitet. 

Ting som timeføring og detaljstyring av inntekter og utgifter med løpende avregning er ofte integrerte tjenester og gjør det enkelt å bruke prosjektregnskapet som et styringsverktøy, samtidig som det sikrer at du fører regnskapet etter gjeldende lovverk.

Med andre ord, er det både enklere og bedre å ta i bruk et regnskapsprogram.