Visma eAccounting: Test og guide til regnskapssystemet

Visma eAccounting er lettvekteren og det desidert minste Visma-systemet, og er rent skybasert regnskapssystem beregnet på enkeltmannsforetak samt “små bedrifter”. Der både eAccounting og Fiken ofte har meget lav popularitet blant regnskapsførere, er begge systemene veldig populære blant de som ønsker å føre regnskapet selv. Men hvor bra er egentlig dette regnskapsprogrammet? Vi tok en test av Visma eAccounting for å undersøke nærmere.

Slik utførte vi vår store test av Visma eAccounting

Det er er vanskelig å finne det perfekte systemet, som har alle kvalitetene du ser etter og som passer akkurat for dine behov. I tillegg er det viktig å ta høyde for planlagt vekst.  Om du er et lite, eller mellomstort selskap er eAccounting et fint sted å starte. Systemet dekker stort sett det behovet du har i dag, i tillegg har man mulighet til å vokse med systemet. Det har man også fint mulighet til med Visma, som server alt fra de minste, til de største selskapene i norge.

Vi har i denne testen brukt eAccounting mens vi har simulert vanlige oppgaver den typiske kunden vil ha, altså et lite selskap. Vi har lagt høyt fokus på brukervennlighet, enkel navigering og hvor enkelt det er å finne løsninger om (når) man først står fast. Og for å vise hvordan regnskapsprogrammet fungerer i praksis, satte vi opp et fiktivt firma. Deretter utførte vi daglige og månedlige oppgaver som er vanlige for en liten bedrift.

Enkelt å lage bruker og komme i gang

Visma eAccounting er veldig enkelt å komme i gang med. Det er et regnskapssystem som er beregnet på små bedrifter. Derfor “holder” systemet deg i hånda gjennom hele onboardingprosessen. I starten er det er en del informasjon som må legges inn, både personlig og selskapsinformasjon. Deretter blir du tilsendt en aktiveringsmail. Stort enklere blir det ikke.

Det første steget er å registrere selskapsinformasjonen til foretaket du ønsker å legge til. Selve prosessen med å hente opp selskapsinformasjon skjer automatisk, gjennom integrasjon med Brønnøysund registeret. Du kan enten søke på selskapsnavn, eller organisasjonsnummer. Du kan helt fint endre bedriftens kontaktinformasjon i systemet senere.

Les også

Vil du heller få hjelp med regnskapet? Sjekk priser på regnskapsfører

Registrer kontoinformasjon

Det neste steget er å registrere kontoinformasjon. Denne informasjonen kommer til å bli synlig på fakturaen du sender til kunder. Alle innbetalinger kommer til denne kontoen. Merk at du enkelt kan endre eller legge til kontoer i systemet senere. Du er selvsagt ikke låst til kontoen som du legger inn nå.

Det siste steget før du kommer inn på startsiden er å legge til når du ønsker å føre regnskap fra. Her må du også legge til om bedriften er momspliktig eller ikke. Er du er nyoppstartet og aldri har ført regnskap på selskapet tidligere? Da er det “fra etablering” som er det rette alternativet. Hvis du bytter til eAccounting fra et annet regnskapsprogram er det videreføring som gjelder. Systemet har dermed hensyn til videreføringen når du skal sette opp regnskapet og importere dokumentasjon.

Et enkelt, men oversiktlig system

Hjemskjermen, eller det såkalte dashbordet i eAccounting er ganske likt det man finner i andre lignende regnskapssystemer som er lagd for små- og mellomstore bedrifter. Det er enkelt, men absolutt oversiktlig. I eksempelet under har vi brukt en demo-konto. Vi lagde en fiktiv bruker for å vise hvordan eAccounting håndterer en typisk kunde.

Som det kommer frem av det nedre eksempelbilde er det enkelt å holde oversikt over både inntekter og utgifter. I tillegg kan man enkelt kan følge med på fakturaoversikten. Må du å sende en faktura kjapt? Et klikk, og du er i gang. Vil du registrere en utgift? Jepp, du finner frem til bilagene raskt. Alt er lett tilgjengelig på dashbordet.

Test av integrasjonene til Visma eAccounting

En ting som skiller eAccounting fra de nærmeste konkurrentene sine, som for eksempel UniMicro og Fiken er at eAccounting har et imponerende antall integrasjonsmuligheter. Verdien dette har avhenger av hva du driver med. Men for mange bransjer vil dette betyr at du enkelt kan integrere de mest brukte applikasjonene du bruker.

Under ser du et lite utdrag av noen kjente tjenesteleverandører du enkelt kan knytte opp mot eAccounting kontoen din:

Som det kommer frem av oversikten, var denne hentet ut fra nettbutikk-integrasjoner. Men Visma har et stort utvalg man kan velge fra på tvers av forskjellige bransjer. De har også integrasjon mot flere av de største bankene i Norge som:

Test av Visma eAccounting sine mobilapplikasjoner

Visma utarbeidet en mobilapp med funksjoner som kan gjøre hverdagen din mye enklere. Du kan fakturere, sjekke saldoen din eller registrere utgifter mens du venter på bussen eller sitter på café. De har altså flyttet mange av funksjonene fra datamaskinen til mobilen, slik at du kan holde bedriften i gang selv når du er på farten.

Appen gjør det enkelt for deg å ta bilde av alle kvitteringer og skanne disse direkte inn i regnskapsprogrammet. Du trenger derfor ikke en skanner for å få lastet opp alle bilagene. Og sjansen for at du mister kvitteringen eller glemmer å registrere den blir dessuten mindre. Du kan registrere utgifter i sanntid, enten du er på kundemøte, forretningsreise eller bare ute og handler kontorrekvisita. Enklere blir det ikke!

Visma har i tillegg en rekke andre applikasjoner man kan integrere med eAccounting, litt avhengig av løsninger og abonnement. Disse appene er designet for å dekke ulike behov i forskjellige typer virksomheter. Ta kontakt med kundeservice om du er usikker på hvilken applikasjon du kan bruke med ditt abonnement.

Under er et lite utdrag av alle mobilapplikasjonene Visma tilbyr kundene sine. Dette er bare noen få av dem, men du får en idé om hvilke løsninger som er tilgjengelige. Du har faktisk muligheten til å sette sammen et system som passer for akkurat din bedrift og som forenkler regnskapsføringen betydelig.

Hjelp og selvhjelp om du skulle stå fast med noe

Det er ditt ansvar som bedriftseier å passe på at du følger gjeldende lover og regler, for eksempel bokføringsloven og regnskapsloven. Heldigvis hjelper Visma eAccounting deg med dette også. Det første man ser når man har lagd bruker er dette tilbudet om å enkelt bli oppdatert på de vanligste problemstillingene:

Ved Fiken sitt inntog på det norske markedet ble det klart at det fantes mange små selskaper som ville gjøre så mye som mulig selv. De vil helst klare det, uten hjelp fra regnskapsfører. Dette blir først mulig når regnskapssystemene tilbyr den assistansen en eventuelle kunde måtte trenge når det oppstår spørsmål, eller problemer kunden ikke klarer å løse selv.

Fiken var lenge (og er kanskje fortsatt) markedsledende på dette. Men nå som vi har tatt en test av eAccounting sine hjelpefunksjoner, så kan vi trygt konkludere med at de er hakk i hæl. Hjelpen du får som bruker av eAccounting er det ingenting å si på. Både i form av direktekontakt med noen som kan hjelpe deg med et konkret spørsmål, samt selvhjelp videoer og annen informasjon rundt systemet.

Du finner altså mange hjelpedokumenter og videoguider som viser deg hvordan du bruker eAccounting. Disse guidene og webinarene er nyttige både for nybegynnere og erfarne bedrifter. Du lærer for eksempel hvordan du skal føre regnskap, sende fakturaer, lage budsjett og foreta bankavstemning.

Les også

Se hva som er beste og enkleste regnskapsprogram for små bedrifter

Fleksibel, men potensielt forvirrende prismodell

Pris er selvsagt viktig når du skal velge regnskapsprogram til bedriften din. Visma eAccounting kommer i tre forskjellige hovedpakker: Start, Smart og Pro. Hver av disse pakkene er designet for å møte ulike behov. Har du akkurat startet en bedrift? I så fall anbefaler vi Start til 99 kroner per måned. Smart og Pro passer derimot bedre til nettbutikker og veletablerte firmaer. Det er fordi du får flere verktøy som automatisering og utvidet rapportering.

Det som er inkludert i hvert enkelt abonnement vises best gjennom illustrasjonen under. Den første kolonnen lengst mot venstre er Start, og den i midten er Smart. Kolonnen lengst mot høyre viser prisene i Pro-abonnementet. Vi anbefaler at du tenker nøye gjennom behovene til bedriften din. Deretter kan du enkelt sjekke hvilket av abonnementet som matcher behovene best. Du har alltid muligheten til å oppgradere eller nedgradere, dersom behovene endrer seg.

I tillegg til disse forskjellige abonnementene kan krydre abonnementet ditt med en rekke tilleggsmoduler. Noen er gratis og andre koster ekstra. Alt i alt syns vi det virker ganske vanskelig å finne ut hva prisen blir på en gitt løsning. I stedet for å ha et par forskjellige valg med forskjellige priser, er det nesten ikke grenser for hvilke tilleggsabonnement det går an å tegne.

Det absolutt enkleste, og anbefalte vil være å ta kontakt med Visma og forklare hva du trenger i din løsning. Deretter får du en pris på hva det vil koste. Du kan også spørre om hvilke moduler og tilleggstjenester du trenger for å få en “skreddersydd” løsning.

Regnskapsprogrammet legger tilrette for videre vekst

En ting som virkelig skiller Visma eAccounting fra hovedkonkurrenten deres, Fiken, er at Visma er en multinasjonal regnskapsgigant. Du kan dermed helt fint vokse ut av eAccounting og over i en annen Visma tjenestene den dagen tjenesten har blitt for enkel for selskapet. Mange oppstartsselskaper glemmer å rigge for fremtidig vekst. Dette gjelder også når det kommer til regnskap.

Selv om du i dag trenger et helt grunnleggende regnskapssystem, kan det hende du trenger et veldig komplekst system om bare noen år. Det spørs helt på hvilke planer du har for virksomheten din. I eAccounting kan du være sikker på at du er rigget for fremtidig vekst, om så bare i et annet Visma system som Visma.net ERP eller en enda større løsning.

Det kan være komplisert og tidkrevende å bytte regnskapsprogram. Men det slipper man å tenke på når det kommer til Visma. La oss si at du starter en liten nettbutikk. Du selger håndlagde smykker og bruker eAccounting for å holde styr på regnskapet. Men hva skjer når butikken din virkelig tar av? Plutselig har du ansatte, flere leverandører og kanskje til og med internasjonale kunder.

Da kan det hende at eAccounting ikke lenger strekker til. Du enkelt oppgradere til en mer avansert Visma-løsning, i stedet for å måtte lete etter et helt nytt system og overføre all data.

Dette ble resultatet på våre store test av Visma eAccounting

Vi har skrevet mye bra om Visma eAccounting i våre store test og guide. Det er ikke til å legge skjul på at vi trygt kan anbefale eAccounting til enkeltpersonsforetak og små bedrifter. Det er allikevel viktig å fremheve at dette er et relativt “enkelt” system. Regnskapsprogrammet er helt klart er lagd for mindre komplekse regnskapsoppgaver.

Om selskapet er av en viss størrelse, eller har et mer komplekst regnskap – finnes det bedre alternativer enn eAccounting. Disse kan man heldigvis sømløst gå over til om du velger å fortsette med Visma-systemene. Som med Fiken, er også eAccounting et system få regnskapsførere benytter seg av. Dette kan ha noe å si for deg som kunde. Ta kontakt med regnskapsføreren din (om du har en). Hør hvordan han eller hun stiller seg til å jobbe i eAccounting.

Alt i alt må vi likevel berømme eAccounting for å ha lagd et veldig gjennomført system basert på deres kundesegment. Regnskapsprogrammet kan brukes som alternativ til Fiken og Conta.