Alt om 24SevenOffice: Stor anmeldelse og test av regnskapsprogram

Sist oppdatert:  10. november, 2021

Leter du etter det aller beste regnskapsprogrammet på markedet og vil teste 24SevenOffice? Da har du kommet til rett sted. Her får du en stor anmeldelse og innføring i 24SevenOffice. Vi har nemlig testet 24SevenOffice grundig på dine vegne!

Hva er 24SevenOffice?

24SevenOffice er et skybasert ERP-system (enterprise resource planning) som består av alt du trenger, inkludert regnskap, prosjekt, faktura, timeføring og mye mer. Du trenger ikke å shoppe rundt etter forskjellige løsninger. Istedenfor kan du sette sammen din egen pakke med ulike moduler. ERP-systemet er så automatisert som mulig, slik at bedriftene kan kvitte seg med manuelle oppgaver som stjeler tid og ressurser.

Det fleksible systemet gjør det mulig å vokse sammen med 24SevenOffice: Du begynner enkelt og bygger på med moduler etter behov. Mange bedrifter oppdager ellers at det enkle regnskapssystemet som de begynte med, plutselig ikke har nok funksjoner. Du slipper den tidkrevende prosessen med å bytte ved å velge en helhetlig løsning fra starten av.

Du trenger heller ikke å tenke på vedlikehold og oppgradering siden alt oppbevares sikkert i skyen. Det betyr at du kan bruke systemet overalt hvor du befinner deg, enten du sitter på kontoret eller på hytten. Høres dette fristende ut? Så bra – for nå skal vi gå gjennom alt av funksjoner.

Hvem passer 24SevenOffice for?

La oss starte med det grunnleggende: Hvilke typer bedrifter passer 24SevenOffice for? Det korte svaret er at systemet passer for små, mellomstore og store bedrifter, samt regnskapsbyrå. Dersom dere ønsker å effektivisere tidsbruk, optimalisere arbeidsflyt og sikre dataflyt, så bør dere vurdere dette ERP-systemet.

Du kan registrere deg for en gratis og uforpliktende prøveperiode, samt be om gratis demonstrasjon av programmet. Det finnes egne versjoner for bedrifter og regnskapsbyrå, ettersom regnskapsbyrå har særegne krav og ønsker. Du kan også velge bransjetilpassede løsningen for store bedrifter.

Kom i gang med 24SevenOffice

Du må aller først registrere deg for gratis prøveperiode. Når kontoen er opprettet og du har logget deg inn i systemet, kommer du aller først til dashbordet. Dashbordet gir deg en kjapp oversikt over det viktigste i regnskapet, samt snarveier til viktige funksjoner. Du kan for eksempel se bilag til godkjenning, banksaldo og betalinger neste måned. Du kan også se følgende:

–        MVA forrige termin

–        MVA denne termin

–        AGA forrige termin

–        AGA denne termin

–        Resultat for denne måneden og dette året

Du kan legge spesifikke sider til i favoritter ved å trykke på stjerne-ikonet øverst på siden. Det gjør at du fort finner frem til de sidene du bruker mest, uten å måtte bla deg gjennom nettstedet. Oppe i høyre hjørne finner du alltid varsler og snarvei til bedriftens profil. Nederst i høyre hjørne finner du snarvei til hjelpesenter og chat.

Slik fører du regnskap i 24SevenOffice

Du finner alt du trenger til fakturering, bokføring og regnskap under seksjonen «Økonomi» i menyen til venstre. Du kan velge regnskap, bank eller fakturering. Du får opp enda flere valg når du trykker deg inn på en av dem. Trykk på «Regnskap» for bokføring, mottak, godkjenning og anleggsregister.

Under «Autobokfør» kan du sette opp regler som fastsetter hvordan visse typer fakturaer behandles. Disse blir da bokført automatisk i henhold til reglene. Du kan for eksempel velge autobokføring for visse leverandører, samt stille inn grenser for beløp. Det er mulig å angi hvilken avdeling fakturaen skal føres mot.

Slik fakturerer du med 24SevenOffice

Regnskapet integreres med fakturamodulen for å automatisere bokføringen. Du må fylle ut informasjon om virksomheten din første gang du åpner fakturamodulen. Bruk sjekklisten som du finner til venstre på fakturasiden for å være sikker på at all nødvendig informasjon er på plass før du begynner å fakturere kunder. Du må blant annet se på følgende:

–        Fylle ut viktig informasjon om virksomheten din

–        Velge hvilken fakturamal du vil bruke

–        Sjekke distribusjonsbeløp og ordre- og fakturanummer

–        Skreddersy oppsett

–        Importere eller opprette produkt og produktkategorier

Ta deg tid til å stille inn systemet grundig før du tar det i bruk for å sikre at faktureringen er korrekt, samt for å spare tid senere. Når alt er på plass, går det fort å opprette ny faktura. Du kan også bruke tjenesten til å sende purringer, samt få tilbud om fakturasalg fra Collector Bank. Fakturasalg bokføres automatisk og du får pengene på konto innen et døgn.

Kjør lønn ved hjelp av 24SevenOffice

Lønnsmodulen er integrert med regnskapet for å forenkle denne prosessen. Du må stille inn modulen første gang du skal ta den i bruk. Det er viktig at all informasjon er korrekt for å kunne koble modulen til Altinn. Dette gjøres på fem enkle trinn:

1.      Les over informasjon om lønnsmodulen

2.      Fyll ut informasjon om ditt selskap

3.      Gå til Altinn for å koble til lønnsmodulen

4.      Logg inn i «Skatt og regnskap» ved å bruke innloggingsdetaljer for 24SevenOffice

5.      Nå kan du ta lønnsmodulen i bruk

Du kan importere timer inn i lønnsmodulen om du trenger det. Du kjører lønn simpelthen ved å trykke på «Ny lønnskjøring» oppe til høyre. Du kan velge mellom feriepenger, ordinær kjøring og ekstra lønnskjøring. Du kan også stille inn ulike typer skattetrekk, samt angi lønnsperiode.  Angi faste poster under hver enkelt ansatt for at disse skal komme med når du oppretter ny lønnskjøring.

Lønnsmodulen er automatisert for å sende A-melding, bunt for bokføring og lønnsslipper. Lønnen legger seg dessuten til betaling i banken når den er bokført. Det gjør at vi utvilsomt kan kåre 24SevenOffice som blant de beste og mest brukervennlige innen lønnskjøring, særlig om du har mange ansatte i bedriften.

Ta kontroll over prosjekter

En stor fordel med 24SevenOffice er muligheten for prosjektstyring og kontroll over timer. Det første du ser når du trykker på prosjektmodulen er et praktisk dashbord med viktig informasjon. Du får raskt overblikk over prosjekter, timer til godkjenning og veggmeldinger. Du kan også se hvilke oppgaver som har forfalt eller som snart forfaller. Du kan trykke deg videre til ulike funksjoner i menyen til venstre.

Du må trykke på knappen «+Prosjekt» øverst i dashbordet for å opprette nytt prosjekt. Du får opp et vindu som ber om grunnleggende prosjektinformasjon. Navn og nummer er påkrevd for å opprette prosjekt. Styringen av prosjektet forenkles med mulighet for å stille inn arbeidstyper, prosjektoppgaver, mulighet for å fakturere fra prosjekt, videreføre prosjekt og sette opp et budsjett for prosjektet.

Nå har du full kontroll over prosjektet fra start til slutt med verktøy for ressursstyring, planlegging, gjennomføring, timeføring og økonomi. Modulen kan brukes både via mobilen og desktop. Det gjør det mulig å jobbe med prosjektet overalt, så lenge du har tilgang til internett. Oppdrag og timeføring blir automatisk fakturert for å spare dere for verdifull tid.

Registrer timer på mobil, nettbrett og datamaskin

Ansatte kan registrere timer på farten, og leder kan godkjenne timer på farten. Løsningen for timeregistrering er skybasert og brukervennlig. De registrerte timene kan brukes som grunnlag for lønnskjøring og fakturagrunnlag. Modulen for timeregistrering integreres dessuten med lønnsmodulen, uten behov for manuelt arbeid. Slik fungerer det:

1.      Kostnader og timer registreres via app eller desktop

2.      Informasjonen lagres i skyen og er klar for behandling

3.      Nå kan timene godkjennes og brukes som lønns- og fakturagrunnlag

Det er også mulig å bruke tilleggsfunksjonen Busy som et alternativ til timeføring. Busy integreres sømløst med modulene i 24SevenOffice og har et brukervennlig grensesnitt. Du får full kontroll over timebudsjettet. Overtid og fleksitid beregnes automatisk.

Utfør regnskapet ved hjelp av AI

AI Assistant er en form for kunstig intelligens som forenkler regnskapet betydelig. Den kan brukes i 24SevenOffice eller integreres i eksisterende regnskapssystem. Bedriften kan spare betydelig med tid: Det er mulig å spare så mye som opptil 90 % per kontert bilag. Følgende prosesser kan automatiseres:

–        Bilagsmottak

–        Bokføring

–        Regnskapet oppdateres i sanntid

–        Full oversikt over innkjøp

–        Fullintegrert bankløsning

AI Assistant er en add-on som faller utenom kjernefunksjonene i systemet. Det betyr at du må betale ekstra for å kunne benytte deg av tjenesten. Det kan imidlertid være vel verdt pengene. Tiden som frigis kan brukes til andre oppgaver, slik at du effektiviserer driften mest mulig.

Velg mellom mange ulike integrasjoner

Det er mulig å bygge opp ditt eget system ved å integrere eksterne systemer med 24SevenOffice. Kategoriene er for mange til å ramse opp her, men tilbudene inkluderer alt fra markedsføring med MailChimp til kassesystemer som Front Systems. Du kan dessuten integrere regnskapssystemet med de fleste store banker.

Dersom du driver en nettbutikk, kan muligheten for integrasjon spare deg for masse manuelt arbeid. 24SevenOffice fungerer sømløst med for eksempel Magento, WooCommerce og Mystore. Ordrer, kunder, varedata og varelager kan overføres rett over i regnskapssystemet ditt.

Hvor mye koster 24SevenOffice?

Du får tilgang til kjernefunksjonene i 24SevenOffice, uavhengig av pakke. Utover det, kan du velge mellom ulike pakker. Pakkene er basert på hvor mange brukere dere ønsker. Etter hvert som bedriften vokser og dere får flere behov, kan dere bestille add-ons for å gjøre systemet enda mer funksjonelt. Kjernefunksjonene som alle har tilgang til er som følger:

–        Regnskap, faktura, fakturasalg og bank

–        Prosjekt, CMR, reiser, utlegg, timer og godkjenning

–        Kjørebok, dashbord og rapportering

Den minste pakken tillater tre brukere og koster 429 kr per måned, mens medium+ tillater 15 brukere og koster 2249 kr per måned. Du kan få et skreddersydd tilbud om du har behov for enda flere brukere enn dette. Viktige add-ons som alle kan bestille inkluderer blant annet lønn, API for integrasjoner med andre systemer og regnskap med kunstig intelligens.

Du kan få hjelp av en konsulent fra 24SevenOffice med å velge pakke og add-ons. Konsulentene har lang erfaring og inngående kjennskap til programmet. De kan raskt og effektivt lage til en pakke og et godt tilbud som passer perfekt for din bedrift.

Finn en regnskapsfører som kan 24SevenOffice

Det er svært enkelt å samarbeide med regnskapsfører inne det skybaserte systemet. Dere bestemmer selv hvor mye hjelp dere ønsker. Dere kan for eksempel laste opp reiseregninger og andre bilag i systemet. Deretter kan regnskapsføreren overta og bokføre bilagene. Et annet alternativ er å få hjelp kun én gang i året for å sikre at regnskapet er riktig.

Regnskapsføreren har tilgang til enkle og avanserte rapporter som viser til virksomhetens økonomiske situasjon. Det skaper et godt grunnlag for veiledning, støtte og diskusjoner for å sikre at regnskapet er på stell. En regnskapsfører kan være en verdifull sparringspartner når du skal vurdere lønnsomhet og økonomisk bærekraft. Dere kan få mange gode råd og innspill til hvordan dere kan øke lønnsomhet, særlig om du velger en regnskapsfører som har lang erfaring med andre bedriften innen din bransje.

Hvor bra kundeservice kan de tilby?

Alle brukere har tilgang til kundeservice via telefon, samt mange ressurser, webinarer, kurs og veiledninger på nett. Dersom dere har over 15 brukere og dermed må ha den største pakken, får dere VIP-support. Det er viktig å nevne at kundeservice gjelder for spørsmål om tjenestene. Trenger du hjelp med selve regnskapet, må du få hjelp av en regnskapsfører.

Det ligger mange guider tilgjengelig på nettsiden som lar deg komme i gang med 24SevenOffice ganske så kjapt. Du trenger derfor ikke å bekymre deg for at du ikke skal forstå systemet. Guidene er detaljerte og inneholder nyttige bilder som viser deg hvordan du utfører ulike oppgaver i systemet, for eksempel kjøre lønn eller opprette ny faktura.

Bloggen er også utrolig nyttig for nye og erfarne brukere. Ikke bare får du siste nytt om selskapet, men du får gode tips til hvordan du kan forbedre og forenkle rutiner. Har du et spesifikt tema som du står fast på? Da bør du trykke deg inn på hjelpesenteret. Her kan du velge tema og få opp alt av guider og ressurser.

Vi anbefaler 24SevenOffice

24SevenOffice er et supert tilbud for bedrifter med flere ansatte og som sender ut mange fakturaer. De aller minste bedriftene som har svært få bilag i året har neppe bruk for alle funksjonene. Det skal imidlertid ikke mye til før behovet for flere funksjoner øker. Et skalerbart system og allsidighet er utvilsomt de største fordelene ved 24SevenOffice.

Har du lyst å oppleve alle funksjonene selv, men uten å binde deg eller betale? 24SevenOffice tilbyr gratis demoversjon til nye brukere.