Regnskapsføring for nettbutikker: Komplett guide

Kasseapparatets ‘kaching’ er byttet ut med stille klikk og nettbutikker blomstrer som aldri før. Digitalisering gjør det nemlig enklere for alle med gründerspire i magen å starte egen butikk på nett – og det på veldig kort tid. Men det er fremdeles like viktig å føre regnskap nøye og i henhold til gjeldende lover. Heldigvis finnes det løsninger som forenkler regnskapsføring for nettbutikker, slik at du raskt får orden på tallene dine.

Enklere regnskapsføring for nettbutikker

Nøyaktig hvordan du skal føre regnskap for nettbutikken din, avhenger blant annet av hvilken type bedrift du har, for eksempel enkeltpersonforetak (ENK) eller et aksjeselskap (AS). Det avhenger også av omsetning og antall bilag. Alt dette kan avgjøre om virksomheten kun er bokføringspliktig eller om den også er regnskapspliktig. 

Nettbutikken kan også være revisjonspliktig, dersom den er regnskapspliktig og overskrider visse grenser for omsetning, eiendeler og antall ansatte. Flere som starter nettbutikk velger i første omgang å opprette ENK for å forenkle regnskapsføringen og papirarbeidet. De slipper også unna kostnadene forbundet med å starte et AS. 

Ulempen med ENK er at nettbutikkens økonomi er knyttet opp mot din personlige økonomi. Du må i tillegg betale forskuddsskatt hver fjerde måned, enten du tar ut penger fra bedriften eller ikke. Du må derfor vurdere fordelene og ulempene ved begge selskapsformene nøye før du bestemmer deg. Mange synes at fordelene med aksjeselskap veier opp for ulempene, og de velger derfor å opprette AS helt fra starten av.

Men én ting er i alle fall sikkert: skybaserte regnskapsprogrammer med gode muligheter for integrasjoner med både bank og nettbutikk forenkler regnskapsføringen for nettbutikker betydelig.

Hvert salg i nettbutikken må bokføres

Nettbutikker som har mer enn 50 000 kroner i driftsinntekter, leverer næringsspesifikasjon og/eller er registrert i Merverdiavgiftsregisteret er bokføringspliktige. Bokføring betyr litt enkelt forklart at du må føre regnskap, der du fører opp alle inntekter og utgifter (transaksjoner). 

Du må også ta vare på dokumentasjonen på disse transaksjonene – det vil si bilag. Bilagene knyttes opp til hver transaksjon. Det er viktig at transaksjonene i regnskapet stemmer overens med transaksjonene på bankkontoen din. Du bør derfor ha egen konto til nettbutikken og kontrollere at alt stemmer. Slike kontroller kalles også for bankavstemming.

Rent praktisk betyr det at du må bokføre alle salgene og betalingene i nettbutikken i regnskapsprogrammet ditt og laste opp bilaget. Bilaget kan for eksempel være en PDF-fil av salget eller fakturaen som du henter ut fra nettbutikken din. Du må også registrere pengene når de kommer inn på bankkontoen din.

Hvis nettbutikken din er regnskapspliktig, må du sende inn årsregnskap til myndighetene hvert år. Årsregnskapet viser resultat, kontantoppstilling, balanse og noter. Revisjonspliktige virksomheter må levere inn et revidert årsregnskap. Det vil si at en revisor kontrollerer årsregnskapet for å se at alt stemmer og at nettbutikken fører regnskap i henhold til regnskapsloven.

Les også

Hvilke regler gjender for kassasystem og kontantsalg? Se vår oversikt

Sett opp en integrasjon mellom bank, nettbutikk og regnskapsprogram

Du kan forenkle regnskapsføringen betydelig ved å sette opp integrasjoner mellom nettbutikken, banken og regnskapsprogrammet. Det kan dermed være mulig å koble sammen nettbutikken og regnskapsprogrammet ditt for å overføre salget automatisk. Du må likevel registrere oppgjør – det vil si utbetaling av penger til bedriftskontoen din – i regnskapsprogrammet.

Integrasjon mellom regnskapsprogrammet ditt og banken din forenkler derimot jobben med bankavstemming betydelig. Nøyaktig hvilke integrasjoner du kan velge mellom og hvordan de fungerer, avhenger av hvilke tilbydere du velger for både nettbutikk og regnskapsprogram. Du kan spare deg for mye tidkrevende bokføring på sikt ved å velge løsninger med integrasjonsmuligheter allerede nå.

De fleste regnskapsprogrammer kan kobles med Altinn, slik at du også kan forenkle regnskapsoppgaver som å sende MVA-melding.

Lager og logistikk

Skal du selge fysiske produkter eller produkter i et begrenset antall i nettbutikken din? Da bør du se etter gode regnskapsprogrammer med løpende oppdatering av lagerbeholdning. Du må også ha løsninger for å beregne frakt og fraktkostnader. Da har du stålkontroll på lager og logistikk, uten at du må bruke tid på det manuelt.

Du bør også passe på at nettbutikken din gjør det enkelt for kunder å returnere varer i henhold til angreretten. Vi anbefaler at du sender ut skjema til kundene dine, slik at de kan spesifisere returårsaken. Du må opprette ny faktura og/eller kreditnota i regnskapsprogrammet, hvis kunden vil ha tilbakebetalt pengene eller tilsendt ny vare. Kreditnota er derimot ikke nødvendig, hvis det kun er snakk om å bytte størrelse.

MVA når nettbutikken selger til utlandet

Mange norske nettbutikker selger også til kunder i andre land, og da gjelder egne regler for merverdiavgift. Salg til privatpersoner i Norge følger de vanlige norske MVA-reglene med 25 % sats. Men når du sender varer til EU-land, må du forholde deg til mottakerlandets MVA-sats. Du slipper heldigvis å registrere deg i hvert enkelt EU-land. Det finnes en forenklingsordning som samler alt på ett sted.

IOSS (Import One-Stop Shop) er EUs ordning for nettbutikker utenfor EU som selger varer til europeiske forbrukere. Du registrerer deg i et EU-land. Derfra rapporterer og betaler du MVA for salg til alle EU-landene gjennom én månedlig oppgave. Ordningen gjelder for enkeltvarer med verdi opp til 150 euro. Kunden betaler lokal MVA direkte i nettbutikken ved kjøp og slipper dermed ekstra avgifter og ventetid ved levering.

• IOSS dekker varer med verdi under 150 euro som sendes direkte fra Norge til forbrukere i EU
• MVA-satsene varierer mellom EU-landene, typisk fra 17 % til 27 %
• Du sender inn én samlet MVA-oppgave månedlig i stedet for å registrere deg i hvert land
• Varer over 150 euro faller utenfor IOSS og må tolldeklareres på vanlig måte

Selger du til bedriftskunder (B2B) i EU, gjelder andre regler. Bedriftskunder med gyldig MVA-nummer i sitt land håndterer MVA-en selv gjennom omvendt avgiftsplikt, og du fakturerer uten MVA. Du bør uansett sørge for at regnskapsprogrammet ditt håndterer ulike MVA-satser og at fakturaene oppfyller kravene i mottakerlandet. En regnskapsfører med erfaring innen internasjonal handel kan spare deg for mye hodebry her, særlig hvis du selger til flere land samtidig.

Konklusjon: Automatiser så mye som du kan for å forenkle regnskapsføring for nettbutikker

Regnskapsføring for nettbutikker kan kanskje virke komplisert. Det finnes heldigvis mange gode løsninger som forenkler og automatiserer mange av regnskapsoppgavene. Vi anbefaler at du bruker litt tid på å velge et regnskapsprogram som kan integreres med nettbutikken, samt har alle de funksjonene du trenger. Deretter kan du lage deg gode rutiner, slik at du alltid har full kontroll på regnskapet.

Det kan likevel være smart å få hjelp av en regnskapsfører. En regnskapsfører kan bokføre bilagene som kommer inn fra nettbutikken, samt andre utgifter. Han eller hun kan også sende MVA-rapporter til Altinn og utføre andre viktige regnskapsoppgaver. Sist, men ikke minst, så kan du ta deg av alt regnskapet selv og kun hyre inn en ekstern regnskapsfører til å sjekke at alle tallene stemmer på slutten av året.

Da gjenstår det bare å ønske deg lykke til med nettbutikken din!