Kontantsalg: unntak fra krav om kassasystem

Hovedregelen for alle kontantsalg er at alt må registreres og dokumenteres ved hjelp av et kassasystem. Imidlertid er det slik at denne regelen kun gjelder for selskaper som er bokføringspliktige. Det vil si alle selskaper som er:

• regnskapspliktige
• har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt
• har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift
• er pålagt av Skattekontoret eller Oljeskattekontoret å føre bilag

Dette betyr at selskaper og personer som ikke omfattes av bokføringsplikten ikke trenger å registrere eller dokumentere kontantsalg. Man må likevel være oppmerksom på at plikten til å registrere eller dokumentere kontantsalg kan følge av annen lovgivning.

Salg av varer og tjenester

Salg av varer og tjenester defineres som kontantsalg når kjøperen betaler ved levering av varen eller tjenesten med et kort eller med kontanter. Det betyr at det ikke finner sted noen forhåndsbetaling, og selgeren innvilger heller ingen kreditt.

I denne sammenhengen defineres kontanter som alle andre betalingsmetoder enn betalingskort. Det vil blant annet si VIPPS, Stripe, Klarna, PayPal, gavekort, tilgodelapper, kryptovaluta, smartklokker og mobiltelefoner.

Vær oppmerksom på at salg ved oppkrav og salg over internett ikke defineres som kontantsalg.

Slik vi har vært inne på, skal alle som er bokføringspliktige både registrere og dokumentere salg ved hjelp av et kassasystem. Systemet må tilfredsstille de kravene som stilles i kassasystemloven og kassasystemforskriften.

Unntak fra krav om kassasystem

Det finnes mulighet for å få unntak fra kravet om bruk av kassasystem. Man kan få et generelt unntak for enkelte former for kontantsalg eller et særskilt unntak for enkelte næringer eller bransjer. I særlige tilfeller er det også mulig å få dispensasjon.

Ambulerende eller sporadisk kontantsalg

Selskap som er bokføringspliktige, men som driver såkalt ambulerende eller sporadisk kontantsalg der omsetningen ikke overstiger 3G i løpet av regnskapsåret, omfattes ikke av kravet om bruk av kassasystem. Det er to kriterier som må være oppfylt. Det første er at kontantsalget må være enten ambulerende eller sporadisk. Det andre er at det ikke kan overstige 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av ett regnskapsår. Det er viktig at salget dokumenteres, slik at man hele tiden har oversikt over salget. Så snart dette overskrider den fastsatte beløpsgrensen, kommer nemlig kravet om kassasystem til anvendelse igjen.

Ambulerende vil si at kontantsalget ikke foregår fra et fast utsalgssted, for eksempel, salg av frukt og bær langs veien om sommeren, salg av is fra bil, salg av juletrær eller salg ved idrettsarrangementer.

Kontantsalg under 50 000 kr

Dersom kontantsalget ikke overskrider 50 000 kr i løpet av et regnskapsår etter at merverdiavgiften er trukket fra, gjelder ikke kravet om kassasystem. Dette er et generelt unntak som gjelder for alle bokføringspliktige, der kontantsalget har et begrenset omfang. Vær imidlertid oppmerksom på at dette unntaket kun gjelder når kontantsalget foregår fra et fast forretningssted.

Kontantfakturering

Om den bokføringspliktige utsteder kontaktfaktura, faller kravet om kassasystem bort. Det er dermed mulig for alle bokføringspliktige å velge kontantfakturering i stedet for kassasystem. Skattedirektoratet har imidlertid kommet med visse begrensninger. Muligheten til å velge kontantfakturering gjelder ikke for selskaper som driver med vanlig detaljhandel, og som velger en løsning der det er nødvendig å registrere personopplysninger ved kontantsalg.

I henhold til Skattedirektoratet er dette selskapene som kan velge kontantfakturering:

• Selskaper som har løsninger som håndterer pasientopplysninger, og som utsteder kontantfaktura til en navngitt kjøper.
• Selskaper som har integrerte ordre-/fakturasystemer for registrering av gjester i forbindelse med rombestilling eller lignende.
• Bilforhandlere som må hente inn kjøperens informasjon for å registrere bilen i Motorvognregisteret.

Alle kontantfakturaer må inneholde kjøperens fulle navn, adresse eller organisasjonsnummer.

Unntak for veldedige organisasjoner

Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner er unntatt for kravet om kassasystem ved disse tilfellene:

• Når det omsettes varer fra arrangementer som ikke varer i mer enn fire dager og arbeidskraften er ulønnet.
• Når det omsettes varer fra kiosk eller serveringstjenester uten skjenkeløyve, og arbeidskraften er ulønnet. Salget må være tilknyttet til arrangementer eller treninger.

Unntaket har som formål å sørge for at alle som stiller opp på dugnad skal slippe unødvendig merarbeid.

Dagsoppgjør

Kassabeholdningen skal telles opp hver dag og deretter avstemmes mot salgsdokumentasjonen. Dersom betalingen er elektronisk, kan salget avstemmes mot rapporter fra den enkelte betalingsløsning. Dagsoppgjøret må dateres, og det må også fremkomme hvem som har foretatt oppgjøret. I tillegg må det vedlegges en forklaring på eventuelle differanser.

Søke om dispensasjon

Det er mulig å søke om dispensasjon dersom ingen av unntakene kan anvendes av den bokføringspliktige. Dispensasjon gis kun i det som kalles særlige tilfeller, og derfor er det vanskelig å få dette innvilget.

Man får ikke dispensasjon med bakgrunn i at det koster for mye å anskaffe et kassasystem eller at det er vanskelig å bruke på grunn av slike ting som været eller tilgang på strøm.

Søknaden må inneholde selskapets navn og organisasjonsnummer samt en begrunnelse for søknaden. Denne begrunnelsen må inkludere hvorfor det ikke er mulig for den bokføringspliktige å følge kravet om kassasystem. I tillegg må søknaden også inneholde detaljer om varene eller tjeneste som selges og omfanget av salget. Det er skattekontoret som behandler søknaden.

Overtredelsesgebyr

Brudd på reglene om dokumentasjon av kontantsalg kan resultere i et overtredelsesgebyr. Dette gebyret utgjør hele 10 rettsgebyr, noe som økes til 20 rettsgebyr ved gjentakelse.

Oppsummering

Alle bokføringspliktige selskaper må bruke et kassasystem til å registrere og dokumentere alt salg av varer og tjenester der kjøperens betalingsforpliktelser gjøres opp ved levering. Dette gjelder uansett hvordan kjøperen betaler for varene eller tjenestene.

Det finnes imidlertid enkelte unntak fra denne plikten. Disse unntakene gjelder kun spesifikke typer salg eller spesifikke bransjer. Det foreligger uansett et krav om å kunne dokumentere kontantsalget. Det er mulig å søke skattekontoret om dispensasjon. Det er også viktig å være oppmerksom på at brudd på kravet kan medføre overtredelsesgebyr.