Varetelling: Komplett guide (regler, tid, o.l.)

Du har kanskje hørt at butikkansatte eller lageransatte må drive med varetelling? Kanskje er du nødt til å ta varetellingen selv? Hva er egentlig varetelling, og hvordan går du frem for å få gjort det? I denne artikkelen forteller vi deg alt du trenger å vite.

Hva skal telles?

Det er altså selskapets varelager som skal telles, og det vil si de eiendelene som i årsregnskapet presenteres på regnskapslinjen «Varer i balansen». I Norsk regnskapsstandard NRS 1 sier følgende om hva som skal telles:

«Med varer menes de eiendeler som er anskaffet eller tilvirket for videresalg. Varebegrepet omfatter foruten innkjøpte ferdigvarer (handelsvarer) og ferdig egentilvirkede varer, også lager av varer under tilvirkning, samt råvarer og innkjøpte halvfabrikata mv. som inngår i fremstillingen av den ferdige salgsvaren. Begrepet innbefatter også produksjonsmateriell og reservedeler som er omløpsmidler til bruk i produksjonsprosessen.»

Alle varene selskapet eier skal telles, uansett hvor de måtte befinne seg. Det gjelder dermed også varer som oppbevares hos andre eller som er under transport.

Varetelling én gang i året

Alle norske bedrifter som har et varelager, må foreta en varetelling når året nærmer seg slutten. Dette er noe som må gjøres minst én gang i året. Som navnet tilsier, handler varetelling om å telle varer. Varetelling er imidlertid mer enn hva navnet gir inntrykk av. Når du teller opp varer, skal du dokumentere det antallet du har igjen av de ulike varene samt hvilken verdi disse har.

For mange kan varetelling være tidkrevende og mindre morsom del av jobben. Årsaken til at vi teller varer er for å ha kontroll over selskapets resultater. Ulike endringer i varelageret vil nemlig påvirke selskapets sluttresultat. Husk at det kun er verdien på varer du skal selge videre i det nye året som skal inkluderes i varetellingen. Verdien av varelageret beregnes ved å gange antall enheter i hver varegruppe med innkjøpsprisen.

Varetelling er obligatorisk

I Norge er varetelling obligatorisk, og helt nødvendig for at selskapets regnskap skal kunne ferdigstilles og godkjennes. Du kan ta varetelling flere ganger i året, men varetellingen som skal brukes til å ferdigstille regnskapet bør gjennomføres så nærme slutten på året som mulig for at sluttresultatet skal bli mest mulig korrekt.

Tips til en effektiv varetelling

For noen er dette en enkel jobb, mens for andre kan det ta et par dager. Her skal vi gi deg tre tips til en effektiv varetelling:

1. Planlegg varetelling i god tid. Sørg for at lokalene er ryddig, og at du har utarbeidet en liste over alle varetypene som skal telles og inkluderes i sluttregnskapet.
2. Utarbeid en instruks, som forteller hvem som skal telle hva, hvordan tellingen gjennomføres, og hvordan man behandler varer som ikke skal selges neste år.
3. Bruk en mal for varetellingsskjema, som for eksempel varetellingslisten du finner på Altinn.no. Da møter du myndighetenes krav til dokumentasjon og beregninger, og slipper å gjøre ting på nytt.

Slik lager du et varetellingsskjema

Jo mer nøye du er med varetellingsskjemaet, desto bedre og mer korrekt blir sluttresultatet. Det er i midlertidig et par krav til hvordan et varetellingsskjema skal se ut. Er du usikker, kan du sjekke bokføringsloven. Det er denne som setter standarden for hvordan dette skal gjøres. De viktigste punktene i et varetellingsskjema er:

• varens art eller artikkelnummer
• antall varer på lager
• verdien på de ulike varene
• totalverdien på de spesifiserte varene

Du må skrive opp varens artikkelnummer. Den er viktig for at du skal kunne finne tilbake til samme vare hvis du skulle ha behov for å sjekke opp noe.

Varetelling og bokføring

Hvis selskapet er i sitt første regnskapsår, eller verdien på varelageret har økt sammenlignet med fjoråret, skal denne økningen føres inn som inntekt i regnskapssystemet. Her er et eksempel på hvordan du kan føre opp dette:

«Dersom du driver restaurant og varelageret har gått opp føres beløpet DEBET 1460 Innkjøpte varer for videresalg og KREDIT 4390 Beholdningsendring.»

Har bedriften din opplevd en reduksjon sammenlignet med fjorårets sluttresultat, skal denne reduksjonen bokføres som en kostnad. Dette kan for eksempel skrives opp som:

«DEBET 4390 Beholdningsendring og KREDIT 1460 Innkjøpte varer for videresalg.»

Alt dette skal legges ved som dokumentasjon, og denne dokumentasjonen kan være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det er også viktig at dokumentasjonen er datert, og at det står hvem som har stått for tellingen. Dokumentasjonen, inkludert eventuelle tellelister, inngår i dokumentasjonen av balansen og kan bli gjenstand for ekstern kontroll.

Hvordan kan varelageret påvirke selskapets resultat?

Verdien varelageret har skal i all hovedsak gjenspeile hva du betalte for varene da du kjøpte dem inn. Det kan ofte skje at varer går ut på dato eller av andre grunner taper sin opprinnelige verdi. Dette vil ha en negativ effekt på regnskapsbalansen.

I forhold til skatten er det veldig viktig at du husker på at en vare ikke kan nedskrives før den er blitt kastet eller solgt. Differansen mellom regnskapsmessig og skattemessig verdi justeres normalt mot balansekontoen «Utsatt skatt eller Utsatt skattefordel».

Har det skjedd en feil?

Av og til skjer det rett og slett en feil. Kanskje har du telt for fort, glemt en vare eller skrevet ned noe feil. Feil kan skje, men det er viktig at dette oppdages og rettes opp så fort som mulig. Hvilke konsekvenser feilen får, vil variere. Selskapet kan ende opp med færre varer enn det som er kostnadsført som varekostnad, eller det kan sitte igjen med mer enn hva som er kostnadsført som varekostnader.

Det er ikke sikkert at feilen oppdages med en gang, men det kan oppstå utfordringer med å få til en korrekt varetelling når regnskapet skal føres året etter. Hvor mye du skal betale i skatt og merverdiavgift, kan også påvirkes av at det føres opp feil opplysninger.

Varetelling for bokføringspliktige

For selskaper som kun er bokføringspliktige er det den skattemessige definisjonen av et varelager som legges til grunn for hva som skal telles. Denne definisjonen finnes i Skatte-ABC 2021.

Om det føres et godt lagerregnskap, kan varetellingen skje en eller annen gang i løpet av året. Dette forutsetter at lagerbevegelsene fra tidspunktet for telling av varer til regnskapsåret er slutt kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte.

Oppsummering

Varetelling er noe alle selskaper med et varelager må gjøre når et år nærmer seg slutten. Dette er en obligatorisk aktivitet, og den er viktig for at selskapets sluttresultat skal kunne føres opp korrekt i årsregnskapet. Varetelling betyr at man dokumenterer hvilke varer man har igjen på lager samt antall og verdi hver for seg og til sammen.

For at varetellingen skal gå mest mulig effektivt og raskt bør du ha planlagt alt på forhånd. Lageret bør også være ryddet, og det bør foreligge en plan over hvem som skal gjøre hva og hva som skal telles opp. Det aller viktigste er kanskje at du allerede har klargjort en mal for varetelling. Den kan du finne hos Altinn.no, og det fine med denne er at den er utarbeidet slik som myndighetene vil at det skal se ut.

Hvis du har varer som av ulike grunner ikke kan selges, det vil si at de er ukurante, bør du telle og dokumentere dem etter at den tradisjonelle varetellingen er ferdig. Ukurante varer får du ikke fradrag for før de er blitt kastet.