Bokføringsplikt vs. årsregnskapsplikt: Enkel guide

Bokføringsplikt betyr at man er pliktig til å føre regnskapet etter bokføringsreglene. Årsregnskapsplikt betyr at du hvert eneste år er pliktig til å føre en rapport over selskapets resultater. Disse to pliktene kan ligne veldig, men de har noen sentrale forskjeller.

Bokføringsplikten sier at du skal føre regnskap etter spesielle regler. Disse reglene finnes i bokføringsloven samt den tilhørende forskriften, og du må ha kjennskap til begge for å kunne gjøre det riktig. I disse reglene finner du blant annet svar på hva en faktura skal inneholde, hva som kreves av bilag, hvor lenge disse må oppbevares og hva som kreves av regnskapssystemet du benytter deg av.

Årsregnskapsplikt gjelder selskaper, som blant annet AS, ASA, NUF, stiftelser og borettslag. Årsregnskap skal føres på en spesiell måte, og inneholde mye informasjon, som resultat, balanse, noter og revisjonsberetning. Dette regnskapet blir også offentlig informasjon, og skal kunne leses av alle som er interesserte.

I denne artikkelen skal vi fortelle deg alt du trenger å vite om bokføringsplikt og årsregnskapsplikt, hva likhetene består av så vel som ulikhetene. 

Hvem er bokføringspliktig?

La oss aller først gå nærmere inn på bokføringsplikten. Alle som sender inn MVA-meldinger til staten og/eller næringsoppgave er omfattet av bokføringsplikten. Alle regnskapspliktige faller også under bokføringsplikten. De aller fleste som driver næringsvirksomhet må altså føre et regnskap etter bokføringsreglene.

Ingen lov uten unntak, og det samme gjelder for bokføringsplikten. Det er en del personlige næringsdrivende som ikke trenger å sende inn en næringsoppgave, og de skal da heller ikke trenge å bokføre regnskapet sitt. Dette gjelder for alle som tjener under 50 000 kr og som heller ikke har selskapet sitt registrert i registeret for merverdiavgift. Du må likevel dokumentere alle inntekter og kostnader, og oppbevare dette i samsvar med bokføringsreglene.

Hvor ofte må man bokføre?

Bokføring betyr rett og slett å føre et regnskap. Alle kjøp og salg som påvirker virksomheten, skal føres i det regnskapssystemet du bruker. Bokføring blir også kalt for registrering eller postering. Bokføringen skal være gjort før rapporteringsfrister til myndighetene går ut. Er du for eksempel MVA-pliktig og leverer MVA-melding hver annen måned, må du ha bokført regnskapet ditt seks ganger i året.

Bokføring handler om å ha kontroll over alle bilagene. Derfor anbefales det at du fører dem inn jevnlig, slik at du ikke trenger å ta skippertak når viktige frister nærmer seg. Skippertak kan også føre til at en del bilag blir borte, og da blir det raskt feil i regnskapet.

Hvis du bruker et regnskapssystem, er det ikke vanskelig å drive med bokføring. Regnskapssystemer har spesielle programmer for dette, og alt du trenger å gjøre er å følge instruksjonene samt ta vare på kvitteringer og annen dokumentasjon som kan dokumentere kjøp eller salg.

Føring av bilag

Den viktigste huskeregelen når det kommer til å føre bilag, er at den alltid bør føres to steder. Et bilag er et verdipapir, eller et bevis på at penger på en eller annen måte har byttet eier. Dette skjer som regel gjennom kjøp av varer og tjenester.

Et bilag bør føres mot to ulike kontoer. Dette kalles en postering. Hver konto har også to sider, nemlig en for debet og en for kredit. Grunnen til at du skal føre bilag to steder er rett og slett fordi alle bilag skal gå i null.

Med dagens teknologi har det egentlig aldri vært enklere å holde kontroll over bilag. Mange av oss bruker e-faktura eller avtalegiro, og det vil automatisk ligge på dataen din.

Årsregnskap

Årsregnskap og årsberetning må sendes inn årlig til regnskapsregistret. Virksomhetens årsregnskap er offentlig informasjon, og den er veldig nyttig i forbindelse med fremtidige investeringer. Mennesker som ønsker å søke jobb i en virksomhet kan sjekke årsregnskap for å se hvordan virksomheten gjør det. Det er også generell nyttig informasjon for selve virksomheten, som trenger å holde kontroll over økonomien sin, og for staten som skal kontrollere at virksomhetene følger lovene.

Det er regnskapsloven som bestemmer hvordan et årsregnskap skal utarbeides, og reglene sier også at man skal følge god regnskapsskikk. Det innebærer blant annet om at man må være ærlig med regnskapet, og skrive på en tydelig måte.

Årsregnskapets innhold

Et årsregnskap skal inneholde følgende:

• resultatregnskap
• balanse
• noter
• kontantstrømoppstilling (gjelder ikke små virksomheter)
• revisjonsberetning (hvis revisjonspliktig)

Resultatregnskapet skal vise hvor mye virksomheten har tjent og brukt det gjeldende året, og balansen skal vise forholdet mellom dette.

Mange lurer på hva noter har å gjøre i et årsregnskap, men noter i denne forbindelsen er tilleggsinformasjon. De skal rett og slett utdype informasjonen om virksomheten din. Kapittel 7 i regnskapsloven regulerer hvilke opplysninger notene minst må inneholde.

Store selskaper må også lage en årsberetning

Store virksomheter må i tillegg til årsregnskap også sende inn en årsberetning. Årsberetningen er en redegjørelse fra selskapets ledelse, som blant annet viser utviklingen i virksomheten og forutsetninger for at virksomheten skal kunne overleve og vokse i fremtiden. Det er forresten regnskapsloven som bestemmer hvilke virksomheter som ansees som store og ikke.

Språket er sentralt i årsregnskapet

Årsregnskapet og årsberetningen skal i utgangspunktet være skrevet på norsk. Skattekontoret kan godkjenne bruken av et annet språk, men det krever at du søker om dette, og i tillegg begrunner hvorfor du ønsker å benytte et fremmedspråk. Dispensasjonen må følge årsregnskapet hvert eneste år. Dispensasjonen gjelder bare for ett år av gangen, og dermed må du søke på nytt hvert eneste år.

Ellers skal språket være ryddig og rent, og det skal skrives på en forståelig måte. Selv delen om årsregnskapets språk står tydelig i loven.

Vær nøye med underskrifter

Alle årsregnskapspliktige virksomheter som i tillegg har et styre, må være ekstra oppmerksomme på underskrifter. Styremedlemmer skal også skrive under på årsregnskapet. Det samme gjelder for den daglige lederen. Selskapets styre skal nemlig være klar over og enige i hva som står i regnskapet.

Innsendelse av årsregnskapet

I dag gjøres det aller meste elektronisk, og det samme gjelder for årsregnskap og årsberetning. Årsregnskap og en eventuell årsberetning skal sendes inn til Altinn.no. Vær oppmerksom på at plikten til å lage og sende inn årsregnskap og årsberetning gjelder selv om det ikke lenger er drift i virksomheten. Denne plikten gjelder også for virksomheter som er under avvikling.

Det er i tillegg noe annet som det er viktig å huske på, og det er at regnskapsperioden for det første året kan forlenges for nye virksomheter. Det vil med andre ord si at virksomheter som er stiftet 1. juli eller senere, kan velge om de vil utarbeide årsregnskap for dette året, eller slå det sammen med neste år.

Viktige frister

Det er en del viktige frister å huske på. Hvis man bommer på frister, kan dette føre til forsinkelsesgebyrer, og for de fleste vil dette være en unødvendig og slitsom utgiftspost. Årsregnskapet og eventuell årsberetning skal godkjennes av generalforsamlingen, hvis virksomheten har en, senest seks måneder etter at regnskapsårets endte. Deretter skal det sendes til Regnskapsregisteret innen en måned etter at godkjenningen fant sted.

Det er veldig sjeldent at man kan få fristene forlenget. Derfor er det veldig viktig at alt arbeidet blir gjort i god tid før fristene går ut.

Begrenset regnskapsplikt

Noen virksomheter har begrenset regnskapsplikt. Dette gjelder for de aller fleste enkeltpersonsforetak. Har du et enkeltpersonsforetak eller en annen virksomhet som faller inn under dette, holder det med at du utarbeider et årsregnskap basert på den avlagte skatterapporteringen kombinert med tilpassede noteopplysninger.

Små virksomheter har helt egne regler å følge, og disse reguleres av regnskapsloven som har en helt egen seksjon for små foretak. Forskjellen skyldes at små foretak ofte har mindre å rapportere inn enn store virksomheter. Den begrensede regnskapsplikten er omtalt i regnskapsloven § 3–2 b.

Oppsummering

Bokføringsplikt og årsregnskapsplikt handler om at mange virksomheter har en plikt til å føre regnskapet sitt etter spesielle regler, og disse reglene står nedskrevet i loven. Bokføring handler om at vederlag skal føres opp på en bestemt måte. Dette er fordi man skal ha kontroll over virksomhetens utgiftsposter.

Korrekt bokføring hjelper deg med å holde kontroll over regnskapet, og når dette gjøres jevnlig vil det også bli enklere å skrive en årsrapport. Årsregnskapet skal rapporteres inn av alle selskaper med regnskapsplikt en gang i året, og dette er offentlig informasjon som alle skal ha tilgang til. Årsregnskapet skal gi en oversikt over virksomhetens resultat, og på den måten vise om virksomheten har en fremtid eller ikke samt potensiale for å utvikle seg.

Akkurat som med bokføringen, er det satt lovbestemte regler om hva et årsregnskap skal inneholde og hvordan det skal skrives. Et vanlig årsregnskap skal inneholde informasjon om resultatet, noter som gir tilleggsinformasjon og balanse. Den sendes inn til Altinn.no.

En del virksomheter har egne styrer, og da er det ekstra viktig å passe på at også styret har god kontroll over virksomhetens økonomi.

Når det kommer til både bokføring og årsregnskap kan dette gjøres av en regnskapsfører. Mange store virksomheter får profesjonell hjelp for å være sikker på at det ikke skjer noe feil med regnskapet.